信息化助力中國航油合同的精細化管理

◎ 文 《法人》特約撰稿 劉愛和 周蕾

中國航油集團用一年時間所建設的合同管理系統(tǒng)，解決了困擾企業(yè)多年的合同管理難題，這一切要歸功于信息化手段的采用

近年來隨著外部法治環(huán)境和監(jiān)管要求的進一步提高，越來越多的集團型企業(yè)高層開始重視企業(yè)內(nèi)部的法治環(huán)境建設和法律風險的防范。中國航油作為國內(nèi)最大的航油料供應企業(yè)，在法律事務管理方面也進行了深入的探索和實踐，并已初步在合同管理領域，以信息化作為手段，成功實現(xiàn)了合同的精細化管理。

中國航油集團歷經(jīng)一年多時間，成功上線了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)的運用，實現(xiàn)集團合同事務管理模式的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)法律風險的閉環(huán)控制，實現(xiàn)各級各單位合同管理的統(tǒng)一化、標準化、精細化，進而滿足企業(yè)風險控制要求，提高合同決策效率，提高合同風險管理能力。

作為中國航油合同管理系統(tǒng)的供應商，筆者有幸參與了系統(tǒng)建設的全過程，現(xiàn)將建設過程的經(jīng)驗教訓梳理歸納，以供其他大型企業(yè)借鑒。

劉愛和慧點科技風險管理與控制事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品中心總監(jiān)，負責及參與過多個大型集團管控咨詢、IT規(guī)劃咨詢以及合同管理系統(tǒng)、法務管理系統(tǒng)的成功實施，專注于為大型、集團型客戶提供合同管理解決方案、法務管理解決方案，幫助客戶構(gòu)建GRC企業(yè)管控體系及實施路線圖。

管理挑戰(zhàn)

周蕾慧點科技風險管理與控制事業(yè)部合同與法務管理產(chǎn)品咨詢顧問，參與多家大型集團合同管理系統(tǒng)和法務管理系統(tǒng)的咨詢和實施，專注于為大型、集團型客戶提供合同管理和法務管理的IT解決方案。

中國航空油料集團公司是以原中國航空油料總公司為基礎組建的國有大型航空運輸服務保障企業(yè)，是國內(nèi)最大的集航空油品采購、運輸、儲存、檢測、銷售、加注為一體的航油供應商，國務院授權(quán)的投資機構(gòu)和國家控股公司試點企業(yè)，國務院國資委管理的中央企業(yè)。

中國航油控股、參股20個海內(nèi)外企業(yè)，構(gòu)建了遍布全國的航油、成品油銷售網(wǎng)絡和完備的油品物流配送體系，在全國170 多個機場擁有供油設施，為全球200 多家航空客戶提供航油加注服務，在20個省、市、自治區(qū)為民航及社會車輛提供汽柴油及石化產(chǎn)品的批發(fā)、零售、倉儲及配送服務，在長三角、珠三角、環(huán)渤海灣和西南地區(qū)建有大型成品油及石化產(chǎn)品的物流儲運基地。

中國航油已成為亞洲第一大航油供應商，2011年以2221 億元的營業(yè)收入榮登《財富》世界500 強第318 位、2012年中國企業(yè)500 強第38位。

近年來，中國航油集團公司（簡稱集團公司）積極貫徹建設綜合性世界一流航油公司的戰(zhàn)略目標，公司的規(guī)模實力、經(jīng)營業(yè)績均取得了重大發(fā)展，市場競爭力和抗風險能力不斷增強。在快速發(fā)展過程中，集團公司對強化法律管理、提升風險管控能力提出了更高要求。國資委和集團公司管理提升工作安排，將法律管理作為管理提升的重點領域，將利用信息化手段實現(xiàn)合同管理、法律管理的規(guī)范化、體系化,作為管理提升活動的重點內(nèi)容。

在現(xiàn)階段，集團在合同管理方面，還存在合同審核難規(guī)范、執(zhí)行情況難跟蹤、履行風險難掌控、規(guī)章制度難落實、業(yè)務數(shù)據(jù)難統(tǒng)計等問題。在規(guī)范集團合同管理體系、健全集團法律隊伍的同時，急需利用信息化手段，保障規(guī)章制度、風險防范措施的全面落實，促進集團法律隊伍建設，從而持續(xù)提升集團合同管理能力和管理水平。

經(jīng)過全面梳理，中國航油在合同管理方面存在以下三個方面的關(guān)鍵挑戰(zhàn)：

合同審核流程不規(guī)范。簽訂一個合同，各單位所經(jīng)過的審批流程均不一致。有些單位把合同的法律審核流程，誤認為是合同審批流程，導致合同審批的缺失；有些單位有授權(quán)的審批，有些單位沒有；多數(shù)單位針對一個合同要重復審批多遍。合同訂立所需的審批流程、各個審批流程的作用，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范。

合同履行情況跟蹤困難。法務部門有跟蹤合同履行情況的職責要求，但當合同審核結(jié)束后，法務部門很難了解合同的執(zhí)行情況。法務部門若要匯報合同簽署的份數(shù)還算容易，若要匯總合同履行的情況就非常困難了。

合同風險控制不足。合同管理各個過程均存在風險控制不足的情況。合同訂立時只對非標準文本的合同進行審核，使用標準文本的合同則不進行法律審核。事實證明這種風險控制是不夠的，很多法律糾紛均發(fā)生在使用標準文本的合同中；合同履行過程更是缺乏監(jiān)管，只有當糾紛發(fā)生了，需要管理部門協(xié)助處理問題時，管理部門才知曉履行過程的風險事件，只能做事后的補救，無法進行事先預防和事中控制。

系統(tǒng)建設

中國航油總法律顧問認為：IT系統(tǒng)建設是一個契機，可以借此機會，進一步完善企業(yè)的制度、優(yōu)化流程，并把風險控制的要求落地，真正實現(xiàn)合同的風險防范和控制。

中國航油合同管理系統(tǒng)的建設過程可以分為項目啟動、需求調(diào)研、系統(tǒng)設計、開發(fā)測試、系統(tǒng)上線五個階段。整個系統(tǒng)建設的過程，在此不做贅述，僅僅對需求調(diào)研階段進行介紹。雖然筆者經(jīng)歷了很多項目的需求調(diào)研過程，但像該項目需求調(diào)研過程如此細致的還是不多見。該項目的需求調(diào)研過程分為五個階段：現(xiàn)場調(diào)研、問卷調(diào)研、需求分析、專題討論、需求確認。現(xiàn)場調(diào)研走訪20多家二級單位，詳細了解被調(diào)研單位合同管理的情況，找出他們關(guān)心的問題，希望借助IT系統(tǒng)解決的關(guān)鍵難題。在現(xiàn)場調(diào)研的基礎上，設計了詳細的調(diào)研問卷，分發(fā)給更多的單位，收集各個單位的意見。根據(jù)現(xiàn)場調(diào)研和問卷調(diào)研獲得的信息，并進行了深入分析整理后，形成系統(tǒng)關(guān)鍵功能需求，針對這些關(guān)鍵功能需求，進行了多次專題討論會。歷時3個多月，最后給項目領導小組匯報確認，才形成最終系統(tǒng)需求。這個過程充分體現(xiàn)了“磨刀不誤砍柴工”，并為系統(tǒng)的成功上線打下了堅實的基礎。

并且，在需求調(diào)研過程中，還對現(xiàn)有的合同管理制度進行了梳理，對相關(guān)流程進行優(yōu)化，這也是未來系統(tǒng)成功運行的強有力的保障。

借助IT，實現(xiàn)合同管理模式的轉(zhuǎn)變

中國航油合同管理系統(tǒng)建設覆蓋了合同簽訂前、簽訂中、履行中和履行后的全過程，實現(xiàn)了合同全生命周期的管理。其功能模塊涵蓋合同范本管理、交易對家管理、合同訂立管理、合同履行管理、合同終結(jié)與評價、合同歸檔、查詢統(tǒng)計等（見圖一）。

圖一：中國航油合同管理系統(tǒng)功能架構(gòu)圖

此系統(tǒng)的建設，除了將線下的合同拿到線上管理外，還通過信息化的手段實現(xiàn)了管理上的提升，改變了原有合同的分散管理模式，具體體現(xiàn)在以下三個方面：

（1）將原來分散的合同進行了集中規(guī)范化管理，并統(tǒng)一了合同審批流程。

合同管理系統(tǒng)統(tǒng)一了集團內(nèi)部的所有合同，實現(xiàn)了所有合同的線上管理，無論法律部門、風控部門還是業(yè)務部門，他們都可以根據(jù)自己的權(quán)限查看相關(guān)合同的狀態(tài)，實現(xiàn)了合同的透明化管理，同時方便了相關(guān)部門對合同的查詢和統(tǒng)計。

系統(tǒng)建設過程中還統(tǒng)一了合同審批流程，將原有分散的合同審核流程、合同審批流程、授權(quán)審批流程合并為一條流程，并通過系統(tǒng)進行了流程的固化，使各單位在合同審批時遵循同樣的規(guī)范，簡化了流程審批環(huán)節(jié)，提升了合同審批的效率（見圖二）。

圖二：統(tǒng)一后的合同審批流程

（2）打通了合同簽訂和合同履行的過程，實現(xiàn)了合同的全生命周期管理。

通過與ERP、資金支付系統(tǒng)等的集成，將分散在不同系統(tǒng)的供應商、客戶信息、合同付款審批信息等與合同系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的共享，并以合同管理系統(tǒng)為主線，打通了合同簽訂前的供應商、客戶的管理，合同簽訂的過程和合同訂立后付款的過程，實現(xiàn)了對合同全過程的在線監(jiān)控和管理（見圖三）。

圖三：合同的全生命周期管理

（3）建立了適應業(yè)務實際的風險管理策略，將風險管理的措施和手段，通過系統(tǒng)進行有效的落地。

通過區(qū)分不同類型合同的風險程度，實施不同的風險管理策略，并將不同的策略落實在系統(tǒng)中，實現(xiàn)重點合同的重點風險防控，從而有效防控合同管理的風險。系統(tǒng)建立過程中，為了方便合同的統(tǒng)一管理，統(tǒng)一了全集團的合同分類標準。基于這些分類，梳理了不同類型合同的風險點，并采取不同的合同監(jiān)控策略。在合同履行過程，對于風險較高的合同類別，必須要求先錄入合同履行計劃，根據(jù)計劃設置相應的風險預警點，來監(jiān)控合同的執(zhí)行，使風險管理從事后的風險應對轉(zhuǎn)為事前的風險防范。

以總部做龍頭，合同管理系統(tǒng)已在全集團得到全面應用

合同管理系統(tǒng)以集團總部和核心業(yè)務板塊航油公司作為試點，開始上線應用。在應用的過程中，通過不斷的解決問題和系統(tǒng)調(diào)優(yōu)，系統(tǒng)運行逐漸趨于平穩(wěn)。平穩(wěn)后，系統(tǒng)在其他單位開始統(tǒng)一應用。

合同管理系統(tǒng)自2014年11月上線以來，應用效果良好。集團總部、四大業(yè)務板塊及其他成員單位共100多家單位全部使用了此系統(tǒng)，目前系統(tǒng)的用戶數(shù)有3000多人，半年的合同總數(shù)量為4000多份。通過此系統(tǒng)可以方便地查看各業(yè)務單元的合同簽約和執(zhí)行情況，并能以不同圖形的形式展現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為企業(yè)的經(jīng)營決策帶來極大的便利。

此系統(tǒng)的建設達到項目的預期目標，取得了很好的應用效果，也得到了中國航油集團上下的一致好評。在此，筆者把過程中體會深刻的東西總結(jié)一下與大家共享：

一、合同管理信息系統(tǒng)建設需要以制度完善為基礎。信息系統(tǒng)建設也不僅僅是一個IT項目，它也是一個契機，通過這個契機，管理部門可以審查現(xiàn)有的制度和流程是否合理，哪些地方可以優(yōu)化，哪些流程可以再造，對不同的合同應該如何去管，審查后需要配套調(diào)整相應的制度和流程，只有有了制度的保障，信息系統(tǒng)才能得到有效運轉(zhuǎn)。

二、合同管理信息系統(tǒng)建設需要多個部門的通力合作。信息系統(tǒng)建設需要業(yè)務部門、法務部門、IT部門及供應商的項目團隊的密切合作。因為系統(tǒng)最終的用戶是各業(yè)務部門，系統(tǒng)是否能滿足業(yè)務需要，界面使用是否友好，各個環(huán)節(jié)是否暢通，都需要業(yè)務部門、法務部門和IT部門一起密切配合，反復測試，多次完善，才能保證系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。

三、信息系統(tǒng)建設需要領導的高度重視。筆者相信很多人在很多場合都聽到過這樣的說法：信息系統(tǒng)的建設是“一把手”工程。但是這樣的說法常常會變成口號，在項目執(zhí)行時是否真的如此，往往成了項目成敗的關(guān)鍵原因。在該項目實施過程中，項目啟動會時集團分管副總及相關(guān)試點單位領導均會親自參與；項目需求評審有集團總法律顧問把關(guān)；項目試運行時，會抽調(diào)各級單位的核心業(yè)務人員進行功能測試；項目驗收時，會有集團副總、法務部領導、信息部領導以及相關(guān)二級單位領導參與，大家也都很重視未來系統(tǒng)運行過程中的不斷完善。