檔案管理工作運行機制的改革與創新

陳健民

檔案管理工作運行機制的改革與創新

陳健民

（福建水利電力職業技術學院，福建永安366000）

“統一領導、分級管理”的管理體制、“局館合一”的管理模式和檔案統一管理是檔案管理運行機制的特點；在檔案管理運行機制中存在著一些問題如單位不重視、制度不完善、不能夠正確運用新的技術和設備等；管理體制創新必然要求運行機制的創新，創新運行機制是檔案管理模式改革的實際需要，所以管理運行機制必須進行改革與創新。

檔案管理；運行機制；改革；創新

檔案工作不是一項很熱門的工作，很多人對其都不熟悉，認為其無關緊要。隨著改革開放的發展，檔案管理工作對社會的發展有重要的影響，舊的管理模式已經不能完全適應，管理運行機制需要跟上社會的步伐進行改革創新，在滿足社會需求的同時，更應滿足單位的工作效率。

一、檔案的基本涵義

“檔案”一詞起源于明末清初，至今我們仍在使用檔案一詞。檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。而《檔案法》中的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。現在我們所說的檔案就是《檔案法》中的檔案。檔案的本質屬性是歷史的原始記錄。

檔案的價值在于它的查考、利用價值，即我們實際工作中對檔案的使用，主要有憑證價值、情報價值。檔案有以下幾點作用：第一可以作為一些單位的參考或查考依據，如機關工作、生產建設等；第二可以作為資料或素材，如科學研究、編史修志、宣傳教育等幾個方面。

二、檔案管理

按照國家有關規定，全國檔案工作由各級檔案事業管理機關分層負責地進行管理。各地方檔案事業管理機關，要按照國家有關檔案工作，統一規定和要求，結合本地區情況，制定本地區的檔案工作規劃、制度和辦法，指導、監督和檢查本地區檔案工作。具體到每個單位，檔案管理人員的工作有收集、整理、保管本單位的檔案資料等工作，這些工作人員要遵守各級檔案管理制度。單位內各分、子單位的檔案管理工作受到本單位中心檔案室管理人員的監督和指導，并須不定期接受檔案行政管理部門對管理工作的監督指導、檢查驗收。

檔案管理包括兩個方面：實體檔案管理和檔案信息組織。實體檔案管理是對檔案資源的管理，包括收集、整理、鑒定、保管檔案等工作；檔案信息組織是對檔案中信息的管理，包括對信息的輸入、存儲、加工、核對、輸出等工作，它是信息傳遞的工作。

三、檔案管理運行機制的特點

具有中國特色的檔案管理體制是經過了三次調整和變革形成的，它具有“統一領導、分級管理”的管理體制、“局館合一”的管理模式和檔案統一管理的三方面特點。

“統一領導、分級管理”的檔案管理體制是以“集中統一”為基礎，全國的檔案由工作中央級的檔案行政管理機構負責；內部事務由地方的各級黨委和人民政府的檔案管理機構負責。這些是依據《中華人民共和國檔案法》規定的。

由計劃經濟向市場經濟轉變的中國，隨著政治管理體制的改革，檔案管理體制也發生了質的變化，例如檔案管理體制先后調整了三次。國家檔案局有執行管理全國檔案事務的職能，中央檔案館具有保管檔案的職能，兩個機構相輔相成形成統一。地方各級區域內的檔案管理和保管工作需要由地方各級檔案管理機構分配，他們要受到中央的監督管理等。

黨和政府于1959年采取了統一的檔案管理體制，這有利于保障黨和國家檔案的真實性和安全。關于檔案管理工作，黨和國家領導人多次在例會或其他工作中做出強調：各級黨委和政府加強重視并要做出合理有效的措施，目的是為解決各種實際問題，并要充分發揮檔案管理工作在現代化建設中的作用及價值。

四、檔案工作中管理的意義

為了國家的健康發展，提高各級機關工作質量和工作效率，檔案工作中的“管理”極其重要，它是管理工作的一個組成部分。一個部門、單位的工作業績及管理水平需以管理檔案的規范性為標準。因為檔案記載一些真實的資料，例如單位的發展歷史、優秀業績或工作中目前遇到的問題等等，所以我們可以依據記載的檔案進行以后工作的規劃，揚長避短，提高工作的效率和業績。做好檔案管理工作需要做到：勇于嘗試新的管理模式和改變舊的觀念。因此，為了促進經濟社會的發展和提升部門的影響力，做好檔案管理工作具有重要的意義。

五、檔案工作管理運行機制存在的問題

檔案管理工作在目前的工作實際中仍存在如單位不重視、制度不完善、不能夠正確運用新的技術和設備等很大問題。

1、單位不重視

現實工作中可能還存在檔案管理人員工作態度不端正的問題，認為此事可有可無，再加上單位領導的不重視，使得檔案管理人員工作懶散、不認真，造成檔案收集質量差和利用效率低等。但是，從客觀上講，無論是哪個單位，檔案工作都具有極其重要的作用，比如：如果某公司如果能夠有效利用檔案資源，查找出原來在工作中不利于提高工作成效的做法，進一步改進工作方式方法或生產工藝，那么他們的經濟效益在一定程度上會有所提高。但就是由于現實中有些單位對檔案管理、利用工作的不重視，對檔案管理員工要求低，不支持他們進行專業的培訓，造成這些人員專業素質低等原因，使得可能因利用檔案生成的經濟效益少之又少。

2、制度不完善

有的部門、單位還存在檔案管理工作的制度的制定、落實不完善等問題。如果制度不健全、不能做到很好地去落實，造成工作流程的不健全，很多工作都不能夠順利的完成。例如：搜集、整理、保護或保密檔案的工作目前還未完善，這樣的話就很可能會出現某些問題，如一些信息的缺失、流失、損毀及不方便查找利用等；有些單位雖具有完整的檔案管理制度和流程，但因執行的力度不夠，使檔案管理工作的管理水平提高不上去，這樣的話，制定出的檔案管理制度和沒有制定一樣；有的單位在收集檔案材料時，因為制定的制度得不到良好的落實，工作考核不明確，上交檔案材料與否全憑個人意愿，導致檔案收集不全、不及時等現象；或者因檔案工作人員缺乏責任心，對單位的檔案材料收集整理工作不能及時的完成，久而久之文件便會堆積如山，很可能使檔案管理人員形成厭煩的心理，處理文件材料時，會出現不專心、粗心等行為，這將會導致資料整理不完整、卷內目錄與實際文件內容有沖突，甚至會導致重要檔案資料丟失；如果檔案借閱制度沒得到很好的落實，當某人前來借閱檔案，檔案管理人員未按規定要求借閱人登記并簽字確認，而是由借閱人自己隨意拿走，那么借出的檔案如果沒能及時地歸還，過后檔案管理人員很可能會忘記此事，最后甚至導致檔案資料不知去向；還有，《中華人民共和國檔案法》第二十四條明確規定禁止涂改、偽造檔案，《中華人民共和國檔案法實施辦法》也有具體的規定，如果檔案管理者利用工作之便破壞了檔案的真實性，給檔案利用者提供虛假的信息，這是嚴重的違法的行為，也違背了社會道德規范。

3、不能夠正確運用新的技術和設備

如今是互聯網時代，計算機應用技術的使用貫穿于社會各個領域。為了更方便地進行管理檔案工作，很多單位都運用了計算機和網絡。但是也有一些單位不重視檔案管理，也不重視計算機網絡在檔案管理方面的運用，導致計算機應用技術在單位檔案管理上還只是粗淺的利用，進一步深層次利用的需求意識非常不成熟。現在雖是信息化時代，但是有的單位為了節約成本，依舊選擇舊的管理模式，這給檔案管理工作帶來負面消極的影響，不利于提高檔案管理、利用效率。

對于這些問題，管理工作運行機制需要進行改革并在這個基礎上有所創新。

六、管理工作運行機制創新的原因

1、管理體制創新必然要求運行機制的創新

以往因為非專業化的管理方式的存在，一定程度有著工作保守、功能單一、水平低下等方面的問題，不能提供給社會有效的服務，所以應該改革檔案管理模式，第一步先整合檔案資源，保管由分散變為集中，檔案資源需集約化管理；檔案行政管理要實現檔案部門一家主管的改變，檔案歸屬要實現集中統一管理的改變，就必須有一套相應的新運行機制。為了能適應改革的發展，需筑起新的檔案工作的運行機制，達到預想的要求。

2、創新運行機制是檔案管理模式改革的實際需要

安徽首創的檔案管理模式改革的初步成功，證明了此次改革的可行性，在全省乃至全國可以推廣，不過各單位需根據自身實際情況制訂改革實施方案。檔案工作的方方面面和各地和相關部門都與檔案管理模式的改革有關，如何依法強化資源管理、打破所有制的限制、整合分散的檔案資源等都需要體制和機制的創新，最終會帶動檔案事業的全面發展。

七、有關檔案管理體制的改革與創新的建議

檔案管理體制的改革與創新須從整體、部分或者說宏觀、微觀方面對檔案的管理工作進行全面考量，作出恰當的分析，根據分析結果進行適當的改革與創新。因這二者之間的關系是相輔相成、缺一不可的，處于共同發展的趨勢。

因不同的部門發展方式或經營理念的不同，所以不能全國上下全盤采取的單一的檔案管理模式，因為那樣做，單位個性化的要求無法實現，對現代化檔案管理體制的發展也無益處。所以應建立多元化的檔案管理體制，逐漸形成一種形式：以上級主管單位為主，下屬單位為輔，二者對檔案進行分別管理。

科學的責任制度是檔案管理體制的重中之重。其中規范檔案管理體制是關鍵。每個單位、每個工作人員如果能按照檔案的管理體制進行自我規范，那么各部門、不同檔案的統一管理就會與個人的考核同步發展。計算機技術雖很發達，但很多工作還需要檔案人員親自操作。因此，對檔案管理人員的素質必須嚴格要求，需要經過嚴格的培訓，并且需要有很強的專業知識和工作的責任感、榮譽感，不斷地激發高素質的檔案管理人員不斷進步，更好地融入工作中去，這也能很好地促進檔案管理體制的不斷創新。

八、有關檔案運行機制的改革與創新的建議

1、堅持原則

檔案運行機制的改革與創新的須遵循以下幾點原則：第一全面認識什么是檔案；第二了解檔案管理工作的重要性；第三熟練掌握檔案管理工作的各項環節；第四遵從有利于提高檔案管理、利用效率的原則，無條件的遵守并執行檔案管理的相關條例。

2、管理趨于服務性、標準化

為了更好地服務社會，檔案管理職能部門之間需制定合理優化、標準化的管理模式，目的就是為了提高檔案保管、利用效率，才能更方便大眾，服務于社會各行業，這也是做好檔案管理工作的實質性的要求。

3、工作需監督

檔案管理的監督包括國家檔案局等各級檔案行政管理部門的監督和單位內部的監督，由檔案行政管理部門不定期的進行檢查指導，以防止檔案資料損毀丟失、機密泄露等各種不安全情況的發生。

我們生活在當今這信息時代，檔案管理在社會的發展和單位工作效率的提高中起著越來越重要的作用，面對管理運行機制存在的一些問題，為了順應時代的發展，檔案工作管理運行機制必須作出一些改革并有所創新。

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G27[

]A[文獻標識碼]1674-6198（2015）01-0104-03

2014-12-19

陳健民，福建水利電力職業技術學院教師。