論高校院系資料室文獻資源建設的優化

陳軍蓮（湖南師范大學公共管理學院　湖南長沙　410081）

論高校院系資料室文獻資源建設的優化

陳軍蓮
（湖南師范大學公共管理學院湖南長沙410081）

〔摘要〕文章闡述了高校院系資料室文獻資源建設優化的意義和原則，分析院系資料室文獻資源建設存在的問題，提出院系資料室文獻資源建設優化的策略。

〔關鍵詞〕院系資料室文獻資源建設優化

高校院系資料室是學校圖書館系統的重要組成部分，其服務對象主要是本院系的師生，與院校圖書館相比，院系資料室的文獻資源專業特色明顯，學術性更強，學科專業文獻的收藏全面而系統，因而成為教師和研究生借閱的首選地。[1]許多的院系資料室以其系統的、優化的文獻資源，書刊排架規范有序，師生查找方便快捷，因而深受師生的歡迎和好評。但也有不少的院系資料室，在文獻資源建設方面，由于缺少專業教師的指導和參與，往往是資料員“各自為政”，資料員盲目隨意收集文獻資料，書刊排架雜亂無章而師生找不到書刊而焦急和無奈。院系資料室文獻資源建設的優化是資料室服務優化的基礎，是資料室職能最優化的重要保證。因此，依據優化原則，探索院系資料室文獻資源建設優化策略，具有重要的指導意義。

1　資料室文獻資源建設優化的內涵與意義

1.1資料室文獻資源優化的內涵

所謂優化，就是為突出優點而去除冗余不太重要的部分。文獻資源建設優化，就是圖書情報機構在文獻資源建設的過程中，加強重點領域文獻資源建設，重新組織資源體系，剔除過時不實用的文獻資源，開發檢索應用平臺，以適應服務對象文獻信息需求的全過程。其步驟包括文獻資源體系規劃、文獻的選擇與收集、文獻的組織管理、文獻資源建設基本理論與方法的研究。[2]

院系資料室的文獻資源建設除關注知識的學科體系結構之外，應重點關注紙質文獻資源、數字文獻資源的合理配置，各種服務平臺的建設。

1.2院系資料室文獻資源建設優化的意義

院系資料室文獻資源建設優化的意義主要體現在三個方面：（1）節約經費。優化一定是建立在高校圖書館體系整體性之上，是對學校圖書館文獻資源體系的完善和補充，以便建立有特色的專業文獻資源體系，避免資源重復建設，有效節約資金。（2）提高利用率。優化是對資源體系的重新組合，分成更小的資源體系可以節約讀者查找資源的時間，提高文獻的利用率；組織有序的資料室文獻資源可以提高檢索準確性。（3）深入揭示。開發資料室的一切有用文獻資源，定期編制專題索引、題錄、文摘等各種類型的檢索工具，對易被忽視的有價值的資源，多途徑、深層次揭示，及時提供給用戶，最大限度地發揮資料室對教學科研的服務功能。

2　院系資料室文獻資源建設優化的原則

2.1與學科建設相統一原則

學科建設是教學和科研工作的主要內涵。[3]文獻資源建設與院系學科建設相統一，是資料室的性質和任務所決定的。資料室應了解本院系學科知識體系，主要的發展趨勢和動態，重點關注學術帶頭人的作品。當然，過分強調知識體系的分類而忽視專業性，會導致高校人才培養知識面不寬，適應面過窄的問題。所以在文獻資源建設優化中，除合理全面收集本學科的文獻資源資源之外，還應關注臨近學科、交叉學科的文獻資源，并與學校圖書館、其他資料室建立共享機制，提升文獻保證能力。

2.2實用性原則

實用性原則，是指從資料室讀者實際使用需要出發，規劃、選擇、收集、整序、組織和管理文獻資源，以最大限度滿足讀者文獻信息需求。實用性原則是文獻資源建設的基本原則，這是資料室的職能決定的，要求根據資料室的服務任務和服務對象需要建設藏書。

2.3系統性原則

文獻資源建設的系統性原則有兩個方面：一是指重點藏書的完備層度，二是指藏書體系的結構。結構良好的文獻資源體系各組成部分相互關聯，有較強的邏輯關聯度，排列組合方式易于被人們理解，在功能上相對穩定，同時具有開放性。在建設實用性藏書的同時，必須要求藏書的系統性。在采訪工作中，應加強計劃性和及時性。對本館文獻資源建設的目標、方針、文獻收集原則、范圍、重點等，加強制度建設，使文獻資源補充入藏有章可循，并保持其連續性、穩定性，不致因工作人員的變換而影響藏書的系統性。

2.4特色化原則

特色化包括專業特色、地方特色、文獻類型特色、文種特色四個方面的內容。特色化原則的要求是：（1）對文獻資源數量的要求。文獻資源的規模，是保證資源體系特色的基礎，數量太少，特色就很難形成。同時還要從品種量看文獻體系是否形成特色，作為館藏特色的文獻種類，其缺藏率高，就意味著對該學科文獻的網羅度不夠。（2）對文獻資源質量的要求。特色文獻在內容上要有一定的深度，能夠體現學科發展的最新水平和動向。當然，衡量文獻資源質量有兩個指標，一是保障率，二是利用率。這兩項指標是對文獻資源體系的宏觀整體性評估。對于研究型的藏書體系而言，這種評估方法具有一定的局限性，因為借閱量大的文獻不一定是最最專深的專業文獻，而利用率在開架借閱中難以統計，其準確度大大下降。所以，在文獻資源建設中，應注重局部的優化從而達到整體優化。內容價值高的文獻其入藏價值也就越高。其次，在文獻體系中，應該制定研究型文獻、普及型文獻、教學性文獻、技能培訓類文獻的比率，從而使文獻體系的結構適應教學科研的需要。（3）加強對重點文獻和核心期刊的入藏。文獻資源體系特色主要體現在重點文獻中，特色文獻一是學科主要學術帶頭人作品的完整性，二是重大影響作品的完備性，三是文獻與本院系教學科研的關聯度，越是關聯度高的文獻，應重點入藏，以保證文獻的針對性，提升文獻的利用率。核心期刊是重點藏書中的一個重要組成部分，它代表著某學科、某專業領域最新水平和發展趨勢。核心期刊是館藏特色的一個重要體現。一旦各專業核心期刊確定后，就要連續訂購，系統收藏。

3　院系資料室文獻資源建設存在的問題

3.1文獻資源建設規劃存在的問題

文獻資源建設是一項延續性很強的事業，所以，工作的失誤，往往給文獻資源建設帶來難以彌補的損失。一些資料室對文獻資源建設既沒有去探索其規律，也從未去進行規劃，而只是憑“經驗”辦事。憑經驗進行的文獻資源建設，不可避免地會帶來許多失誤。因此，必須制訂文獻資源建設規劃，為資料室文獻資源建設提供原則性、方向性的依據，避免工作的盲目性和混亂狀態，使資金得到更合理的運用，藏書體系中的文獻資源得到最大限度的優化。[4]

3.2文獻的選擇與收集存在的問題

一定數量的藏書是資料室開展服務工作的基礎條件，也是衡量資料室服務能力的重要標志。但是，由于出版文獻量的迅猛增長，也由于館員片面追求書刊新增數量和書刊館藏總數，盲目隨意地收集文獻資料。當架位空間緊張時，沒有對文獻的學術價值做出評估，單純以文獻的出版年代為標準，開展剔舊工作，導致有價值的藏書被剔除，破壞了文獻體系的完整性和連續性。所以，盲目追求藏書數量的龐大，不利于文獻充分有效的利用，是違背實用性原則的。

3.3館藏文獻組織存在的問題

館藏文獻的組織，是文獻在物理空間的呈現方式，體現各文獻單元的邏輯關系。組織良好的文獻資源體系，在空間上應條理清楚，規范有序，易于借閱。在文獻揭示上，應提供多個檢索途徑，易于查詢。一個藏書雖少，但組織得當的圖書館（資料室），其作用會勝過文獻數量龐大但組織混亂的圖書館（資料室）。院系資料室的書刊一般都由校圖書館分編，院系資料員必須負責按分類號加種次號從小到大排序上架。[5]可有的館員由于業務不熟，工作責任心也不強，導致藏書排架混亂，檢索途徑單一，讀者難以查詢借閱。

3.4文獻資源開發利用存在的問題

博士和碩士學位論文的選題大多是本學科的基礎理論問題或者熱點、難點問題，其最終定稿凝聚著研究生和指導老師的共同智慧。對學位論文充分利用，不僅有利于避免重復研究，節約社會資源，而且有利于本校學科和專業特色的宣揚和傳承。[6]因此，學位論文已成為圖書情報機構特別是高校圖書館館藏文獻的重要組成部分。[7]學校對院系資料室收集本專業的學位論文有明確要求，但部分資料室重視不夠，未能及時整理分編上架，給讀者造成困難。

4　院系資料室文獻資源建設優化的策略

4.1做好藏書規劃，有針對性選擇和收集文獻

結構合理，是高質量文獻資源體系的重要標志，也是文獻資源得以充分有效利用的重要條件。因此，在規劃藏書發展目標時，應該在優化藏書結構方面提出要求。院系資料室與校圖書館相比，最大的優勢在于的專業文獻系統完善，具有一定的深度。[8]布拉德福文獻離散定律表明。專業核心區刊，種數不多，本學科文獻載文率高，情報信息量大，與本學科關系密切；因此，在文獻收集工作中，應抓住核心文獻，發揮經費最大效益，提升文獻使用率。[9]具體措施是：請學科負責人指導規劃藏書發展目標；請本學科的教師參與文獻的選擇與收集。教師了解本學科、本研究領域中的核心作者和核心書刊，了解學科建設和讀者需求，能彌補資料員專業知識不足的缺陷，減少文獻選擇和收集中的隨意性和盲目性，從而提高館藏文獻質量，實現藏書結構的優化。

4.2科學合理地組織館藏文獻

院系資料室室內空間有限，對館藏文獻進行科學合理地組織尤為重要。因此，院系資料室應從圖書、期刊、報紙的加工（分類、編目）、整序（排列、清點）、藏書剔除等環節做到科學合理，才能形成優化的館藏文獻體系。（1）文獻的科學加工。為增強圖書分類編目的準確性、科學性，院系資料室應引進圖書館自動化集成系統（ILASII），采用CALIS聯機編目，對館藏圖書和期刊合訂本進行回溯建庫，建立書目數據庫，與校圖書館實現聯網管理、資源共享。使讀者能快速準確地檢索到所需文獻的館藏地點，提高檢索效率。（2）文獻的合理整序。院系資料室應根據不同的文獻形式靈活采用不同的排架法，以達到方便實用的目的。普通圖書排架采用分類排架法，特色文獻采用專題排架法，將出版物在一定專題范圍集中起來（即橫向范圍的集中），向讀者宣傳推薦，帶有專架陳列、專架展覽性質。期刊排架對于未回溯建庫的同文種過刊合訂本，宜采用刊名字順排架法；對已經回溯建庫的同文種過刊，采用分類號加種次號排架法；對于現刊采用刊名字順排架法。過期報紙排架采用年代排架法與報刊字順代號組合排架。（3）適當剔除無用書刊，優化館藏文獻。院系資料室應在教師的指導參與下，對館藏中的無用書刊進行適當剔除，才能形成優化的館藏文獻體系，提高文獻的檢索速度和檢索準確性。

4.3加強特色資源建設

院系資料室的文獻資源特色建設應該關注兩個方面：（1）要注意收集本院教師的學術著作。本院系教師的科研學術成果貼近專業，專業特色濃厚，對本院系的研究生更有參考作用和可讀性。因此，每年都應及時收集本院教師的學術著作，建立專用財產登記冊，設立“教師科研成果專架”，按入藏的先后順序編號登記，采用登記號排架法排架，形成實用性強的特色館藏。（2）要注意收集學位論文，建立學位論文書目數據庫和全文數據庫。對學位論文特別是本院系的論文，應全面入藏，對于本院相關外校論文的學位論文，應重點入藏。院系資料室每年都應按論文題目、學生姓名、指導老師姓名等參數編制專題目錄，方便研究生查閱。發揮學位論文在教學科研中應有的作用。

4.4建立復合館藏和資源整合利用平臺，完善服務

現代圖書館是紙質文獻與數字化文獻的復合體，信息資源集成服務平臺是一個能對本校OPAC資源和各種異構數字資源進行跨庫檢索，并且為用戶提供接鏈接至全文,或提供文獻傳遞服務的服務系統。目前，“讀秀知識庫”已經較好地實現了對國內常用中外文數字資源和圖書館書目數據庫的統一檢索和全文鏈接，且能方便地開展文獻傳遞服務。隨著信息共享空間概念的普及，相信不久的將來，個性化服務平臺、文獻傳遞平臺、學科信息門戶等也將普及至高校院系資料室。

總之，院系資料室文獻資源建設是一個相互聯系、相互影響的體系，必須從文獻的選擇收集、科學加工、合理整序、適當剔除、開發利用、資料員綜合素質的提高等各個環節都做到科學合理，優質高效，才能形成一個優化的文獻資源體系，最終實現院系資料室服務職能的最優化。

（來稿時間：2014年12月）

參考文獻：

1.陳軍蓮.高校院系資料室服務理念管理模式存在的問題及對策.科技情報開發與經濟，2013（10）：114-116-119

2,4,9.沈繼武，肖希明.文獻資源建設.武漢：武漢大學出版社，1991:46,73-75,257-259

3.朱維華，廖亞利.高校圖書館文獻資源建設的優化配置芻議.江西圖書館學刊，2004（3）：25-27

5.郭依群.應用圖書館學教程（第2級）.北京：清華大學出版社，2002：51， 51

6.李靜.高校學位論文的數字圖書館館藏及其利用——以上海松江大學城高校為例.圖書館論壇，2010（4）：179-180

7.姚蓉，方怡.學位論文編目的實踐與探索.大學圖書館學報，2008（2）：68-73

8.楊巧蘭.加強高校圖書館分館館藏建設的思考——以北大外國語學院分館為例.大學圖書館學報，2009（4）：61-63

〔分類號〕G253

〔作者簡介〕陳軍蓮（1962-），女，湖南師范大學公共管理學院圖書館工程師，已發表論文20篇，研究方向：文獻資源建設。

On Optimization of Literature Resources Construction of Reference Rooms of University

Chen Junlian
( Public Management School of Hunan Normal University )

〔Abstract〕This paper expounds the significance and principle of optimization literature resource construction in college and department reference rooms, analyzes the existing problems of literature resource construction and puts forward strategies to optimize the construction of literature resources.

〔Keywords〕College and department reference roomsLiterature resource constructionOptimization