優化工作流程 提高編輯的工作效率

林國真

(《煤氣與熱力》雜志社有限公司 天津 300070)

隨著科學技術的飛速發展，當前大多數科技期刊都在增加頁數或出版頻率，編輯的工作量也與日劇增。在此背景下，如何在有限的時間內保證編輯質量和數量顯得尤為重要。《煤氣與熱力》雜志是一本專注于燃氣、熱力行業的科技期刊，在業內一貫以“認真嚴謹、要求嚴格”而著稱，要求編輯對文章質量嚴格把關，以使文章質量在原有基礎上有進一步的提升，由此期刊在業內獲得了良好的口碑。本文結合筆者在《煤氣與熱力》雜志社多年的工作實踐經驗，對提高科技期刊編輯效率的措施進行了探討。

1 編輯對通過三審錄用的文章進一步把關

目前，科技期刊主要實行三審制，即編輯初審、專家或編委復審、主編終審。[1]但國內不少期刊由于人力資源不足等原因，三審時往往只注重文章大的方向，如選題是否新穎、技術是否前沿、研究方法是否科學、工程應用是否可行，依此來判斷文章能否被錄用，常常對文章的細節內容不太關注或者說沒有精力逐點核實(如公式的準確性)。這可能導致文章分配給編輯后，編輯在細讀文章、提出修改意見時，仍然發現一些實質性的問題，比如數據不合理、公式不正確等，從而導致整篇文章出現結論性錯誤。一般情況這些實質性問題位于文章后半部分，如果編輯按部就班、從頭到尾地一邊細讀文章、一邊提具體的修改意見，到后面才發現這些問題，將意見反饋給作者后，作者可能由于理論水平有限等原因，無法解決，最后自愿撤稿，這往往浪費了編輯的精力和時間，降低了工作效率。

鑒于此，筆者認為編輯拿到一篇通過三審錄用的文章后，不能盲目地立即向作者發出錄用通知，而應該通讀文章，忽略格式、交代不清等細節性內容，提煉出文章的精華，尤其是關注關鍵性數據、邏輯推理、公式等內容，憑借多年編輯經驗和扎實的專業知識對這些內容進行科學、理性地判斷。對于具有實質性問題的文章，應該先退修(本文中“退修”是指文章由于具有實質性問題，退給作者修改，修改稿返回后再判斷是否可以錄用；而下文“提修改意見”中的“修改”是指文章錄用后，由作者對一些細節問題進行修改補充)。只有作者解決了這些關鍵性問題之后，文章才能被最終錄用。

2 提出修改意見時需要關注的問題和一些技巧

給文章提修改意見是編輯工作中一個非常重要的環節，是提高刊出文章質量最常用、最有效的方法，也是尊重作者、維護作者權益并發揮作者作用的體現。給文章提修改意見也是編輯與作者聯系、溝通的橋梁和紐帶，直接關系到文章，乃至于整個期刊的質量。好的文章修改意見，作者讀起來心領神會，修改起來也得心應手，文章的修改成功率自然會很高。[2]因此，如何寫好文章的修改意見，提高文章修改質量一直是編輯同仁探討的重要問題。筆者在工作中摸索總結出了一些方法，并很好地進行了應用，收到了較好的效果。

2.1 保證提修改意見的時效性

文章被最終錄用后，編輯的下一步工作就是提具體的修改意見。如果文章被錄用后因為文章多等原因被積壓，提修改意見的時間較晚，可能會出現以下一些情況：一些高校學生作者會因畢業或出國難以聯系到，其他作者又對相關情況不熟悉，使得問題輾轉多次而延誤編輯出版；作者沒有保留以前的實驗數據或模擬程序，導致實驗數據不可追溯或不能重新獲得模擬圖片；作者對論文中的公式記憶不清晰，需要花費較長的時間和精力去查閱核實，出現畏難等負面情緒，影響文章修改。因此提修改意見也要求時效性，將提修改意見和編輯加工工作穿插進行，使提出的修改意見既能保證時效，又能較快得到反饋，為編輯加工提供資源。

2.2 認真做好提修改意見前的準備工作

一個行業往往涉及很多方面，導致期刊的內容較雜。如果文章的選題新穎或者編輯接觸較少，編輯對內容缺乏了解，就需要認真做好提修改意見前的準備工作，即查閱相關資料，以便發現和提出有建設性的意見，從而提高文章的技術水平。

編輯在查閱資料的過程中，除了注重學習以外，還要注重資料的歸類保存。比如筆者專門建立了一個名為“參考資料”的文件夾，內含“LNG冷能利用”、“分布式能源”、“冰蓄冷系統”等子文件夾，將查閱的資料分類保存在相應文件夾內，以后遇到類似文章需要查閱文獻時，不用再查找下載，方便查詢，提高工作效率。

2.3 提修改意見時進行粗編輯加工

雖然編輯加工時對文章的閱讀最認真仔細，但是提修改意見時，為了使提出的意見更加全面，同樣需要對整篇文章進行較為認真仔細的閱讀。在這個過程中，可以首先進行簡單的編輯加工，就是對比較淺顯、不需要深入思考的內容進行編輯。比如結構調整，對明顯羅嗦或多余的文字進行刪除，對錯字進行改正，對表格格式、數字、單位進行規范化修改，等等。這樣，在真正編輯加工時可以提高效率，節省時間。

2.4 將經常性的修改意見模板化，熟練掌握Word軟件

將文章中普遍和經常出現的問題進行歸納總結，并將提出的補充或修改意見模板化，這樣未來在針對這些問題提出修改意見時，可以套用并根據情況簡單修改，節省工作時間。另外，應該熟練掌握Word軟件，比如熟練使用格式刷，設置一些快捷鍵(比如上標、下標)等，以提高工作效率。

2.5 將修改意見全面化、具體化

提修改意見不能過于倉促，雖然事急，卻不能心急，要懷著一顆平常心，這對寫好文章的修改意見尤為重要。[2]要舍得花時間，靜下心來，全面、細致地審查文章的每一個細節，認真提出修改意見，應力爭使修改意見提得盡可能全面，也就是一次性提齊，以免作者修改稿返回后又發現新問題，反復讓作者修改會引起作者反感，也會影響雜志和編輯在作者心目中的形象。此外，修改意見切忌過于概括、泛泛，應該將意見具體化，必要時附上圖例、表例或示例文章作為參考，以確保一次修改成功。比如修改意見為“請將圖 1的工藝流程闡述清楚”，作者不知道什么樣的闡述才算清楚，可能最后補充的工藝流程還是不夠詳細，不能符合要求。如果修改意見改為“請將圖 1的工藝流程闡述清楚，即每種介質的走向、每個設備的作用都要闡述清楚”，并且附上某篇類似流程的已刊出的論文作為示例，讓作者清楚如何修改，以提高修改的成功率，加快修改進程。

2.6 要求作者提供圖的源文件或源數據

科技文章中經常會出現各種圖，比如工藝流程圖、柱狀圖、點狀圖等，而往往作者提供的圖片不符合相關規范或期刊的要求，如果要求作者自己修改，一方面作者的修改可能不符合刊物的要求，另一方面作者會覺得這些應該是編輯的工作內容，心生不滿情緒。而如果在紙質稿件上標注出來，印刷廠的排版人員經常會出現漏排、錯排等情況，圖表復雜時甚至需要反復修改。文章在編輯部和印刷廠之間往返多次，既耽誤時間，又影響進程。如果編輯在提修改意見時要求作者提供圖的源文件或源數據，比如工藝流程圖要求提供 CAD圖，編輯可以在 CAD軟件中對圖按照規范或期刊的要求進行修改；柱狀圖、點狀圖等要求提供源數據，編輯可將源數據使用 Excel軟件重新繪制圖片。當然這就要求編輯具備比較熟練的 CAD、Excel等軟件的使用技能，由此縮短文章的整個加工周期，提高工作效率。

2.7 從嚴掌握修改稿質量

為了精簡流程文件，編輯可以直接在粗編輯加工的稿件中的相應位置標注修改意見，要求作者直接在此Word文檔中進行修改，在修改稿中保留當時提出的修改意見，并且要求將作者修改或補充的內容用某種顏色進行標識，以便作者返回修改稿后，編輯能很好地分辨出哪些是作者修改的內容，從而更方便檢查修改情況。編輯應在要求中標注清楚，需要作者一一按照要求進行修改，對于有異議的地方應該進行解釋說明。當作者返回修改稿后，編輯應及時認真通讀修改稿，并與修改意見相對照，判斷作者是否已按照要求逐項修改，作者是否對修改意見有異議的地方進行了解釋說明。如果發現修改稿不符合要求，及時返給作者再修改，直到修改稿符合要求為止。[3]

3 編輯加工時需要重點關注的問題

絕大部分編輯都會對文章的語言文字處理得比較好，但有些實質性的內容不是所有編輯都能判斷出來，尤其是年輕編輯，善于把握細節，但是對實質性問題往往無法看透。因此，在對每個細節編輯完畢后，應該從細節中跳出來，從宏觀角度重新審視整篇文章，將關鍵內容提煉出來，從邏輯性、合理性、科學性等方面進行審視，并且注意名詞、數據的前后對應，切忌文章存在自相矛盾之處。

科技論文中圖表、公式較多，這也是其非常重要的表達形式。但是在編輯過程中，圖表、公式極易出現問題，應注重對每篇文章的圖表、公式的審查，要特別關注每個細節，以免出現錯誤。

科技期刊講究的就是科學嚴謹，對于文內涉及標準規范的，尤其是一些常見規范，一定要與規范原文進行核對，對于不太常見，但是存在疑問的地方應要求作者提供相應規范，進行核對，保證文章的正確性和嚴謹性。

4 結 語

以上是筆者結合《煤氣與熱力》雜志編輯過程中具體情況進行的經驗總結，僅供同行參考。每個編輯部或雜志社的情況不同，因此每位編輯都應該結合具體實際摸索總結，找到最適合自己且最有效的工作流程優化方法，以提高工作效率，為期刊的發展做出自己的貢獻。■

［1］李宗紅.科技學術期刊編輯初審文章的“三審”[J].編輯學報，2008，20(4)：296-297.

［2］程春開，李昕，孫立杰，等.寫好文章退修意見的“一二三四五”[J].編輯學報，2002，14(6)：425-427.

［3］陳竹，李潔，王華菊，等.如何做好科技文稿的退修[J].編輯學報，2012(增1)：9-10.