信息數字化對高職院校檔案管理的影響

馮江博

摘 要：隨著我國數字信息時代的到來，在各個領域均運用到了信息數字化，而且受到人們的認可，在高職院校檔案管理方面更加需要運用到信息數字化。現在高職院校已經非常熟練了掌握了信息數字化的方法，加強了校園管理水平，檔案管理作為校園里重要工作任務之一。運用信息數字化管理方法滿足了社會發展需求，也達到了檔案管理發展需要，提高了高校檔案利用率。但是，作為高職院校在檔案管理方面仍然存在不足之處，還需要進一步提高。本文全面分析了信息數字化對高職院校檔案管理方面的影響。旨在為更好的加強高職院校檔案管理。

關鍵詞：信息時代；數字化；高職院校；檔案管理

中圖分類號：G712 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2014）24-326-01

計算機技術的高度發展與普及，標志著我國的信息化時代已經到來，在這樣形勢下，高職檔案管理系統的網絡化設計與實現，也被相關人士所重視，檔案作為一項重要的信息承載體，是學校管理與發展的重要依據和資料。所以建立網絡化、信息化的檔案管理平臺，是非常必要的。下面我們從幾方面進行分析信息數字化對檔案管理影響，通過進行分析與探索，希望能夠為高職檔案管理方面提供一些幫助和建議。

一、信息數字化中檔案管理的優勢影響

進行檔案管理信息系統網絡化設計的過程中，要立足我國目前計算機技術發展的形勢，在全面考察和總結之后方可進行。雖然我國在計算機技術方面的發展與國外相起步較晚，但是近些年來的發展不容忽視，在高職檔案管理方面的應用也有了巨大進步，傳統紙化檔案管理與時代的發展已經無法適應。其優勢有幾點如下：

1、滿足高職檔案管理發展需要。如今，市場競爭下迫切需要大量實用性人才，職業教育也不段迎合了市場需要，有關部門也非常重視職業教育，所以加強人才培養的同時也要做好檔案管理工作。信息數字化的運用符合了這一發展要求，實現了對大批人才管理，降低了高職院校檔案管理的難度。在高職院校充分運用信息技術進行管理檔案的同時也增強了學生信息管理水平，提高了就業幾率。

2、提高了學生管理需求。作為高職院校，學生管理也是一項非常重要的工作，學生的檔案錄入也非常復雜，做好學生檔案管理工作，對學校的教學和管理都非常重要。首先，學生檔案信息化管理有利于專業建設。社會的發展對人才的需求量也不同，而且數量也不斷增加，信息化檔案管理使檔案歸類更加科學、方便、具體。為專業建設提供了良好參考。其次，信息數字化的檔案管理也提高了教學評估水平。檔案的建立可以清晰的看的和分析出學生的特點，清晰而又快速的達到了評估目的。也體現了一個學校或專業的教學水平。所以，在衡量高校現代化程度的時候，要充分把信息數字化檔案管理作為參考。這也促使高職院校辦學能力需要更加完善與發展。

3、為了能夠有效提高檔案管理的效率和質量，必然要進行網絡化設計，信息數字化的檔案管理信息系統，能夠對于檔案管理的發展具有劃時代的巨大意義。這樣就區別于傳統的檔案管理里面注重收集和保管的特點，沒有進行資源開發與研究利用，使得有效的資源浪費。導致利用率不足。在傳統影響下，通過對信息數字化檔案的建設，也認清這一點的嚴重性。通過有效的進行檔案利用和服務，可以在很大程度上幫助學生提高成績。對他們的繼續教育有非常重要的幫助。

二、信息數字化中檔案管理的不利影響

如果高職院校的檔案管理方式較為傳統，在高節奏的現代化經營中，弊端也會日益浮現，為了能夠更好的完成檔案管理工作，為學校未來的發展提供必要的依據和資料，我們要充分了解信息數字化中檔案管理的不利影響，

1、設備上的問題造成了大量設備的浪費。由于一些高職院校檔案部門本身即缺乏對信息數字化的檔案管理模式的理解，也不懂得該怎樣利用先進的技術和設備，所以當那些有用的設備被引進之后，不能進行有效地利用，只能閑置在檔案室里。

2、人員上的問題信息數字化下的高職院校檔案管理對工作人員提出了各項要求。在這樣的情況下，很多原先的檔案管理人員便不再適應檔案管理工作的需要，因此，管理人員上的變動是一個重大的問題。同時造成了檔案管理安全上的隱患。

三、在信息數字化影響下的高職院校檔案管理措施

綜上，信息化建設是新時期高職院校檔案管理工作的客觀需求，已成為高職院校檔案管理必然趨勢。學院應改善檔案管理及加快檔案信息化建設進程。在檔案管理方式上，要充分利用網絡技術，推進檔案手動檢索向自動化檢索轉變，提高檔案管理質量，充分發揮檔案在高職教育及管理中的特殊作用以提高檔案管理成效，同時在制度建立、設備組建、人員培訓等方面也需要進一步加強管理。提高信息數字化檔案管理實效性。

總之。在高職院校進行檔案管理工作是復雜的，在檔案管理前要充分分析高職院校檔案管理影響，進而通過在信息數字化檔案管理實踐中不斷提高管理水平。使檔案信息真正的為高職院校發展而服務。

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