高校年鑒編纂中數據使用的問題分析

陳玉英　劉冬梅（湖南工業大學檔案館　湖南　株洲　412007）

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高校年鑒編纂中數據使用的問題分析

陳玉英劉冬梅
（湖南工業大學檔案館湖南株洲412007）

摘要：年鑒是逐年編纂、連續出版的年度性的資料性工具書，編纂中“求實”是其主要原則，只有“求實”才能做到“存真”。所以年鑒編纂中就收錄了各類統計數據。通過分析在年鑒中使用統計數據時的各種問題并加以重視，才能有效提高年鑒編撰的質量。

關鍵詞：高校年鑒；數據；問題；分析

高校年鑒屬綜合性年鑒，它匯集學校各方面重要信息，全面、系統、準確地反映高校各項教育事業的發展情況，如實記載學校年度教學、科研、管理的重大事件、重大成果、重要統計資料。它系統地總結學校的辦學特色、教學科研成果、學校管理的發展變化、辦學條件的變化、師生成長的變化等。通過年鑒，可以了解學校的概況、辦學目標、發展方向，查找學校發生的大事、要事、特事，掌握各部門各學科各專業的動態進展以及學校發布的制度性文件和逐年可比的統計數據資料。年鑒可為后人提供學校歷史沿革的真實記錄，為學校各級領導決策提供參考，為學校的發展定位、戰略規劃、管理改革、學科建設等一系列重要問題提供可靠的歷史依據。所以，高校年鑒的編纂是一項非常重要的工作，應懷著高度的責任感和神圣的歷史感完成這項年度任務。

一、當前高校年鑒的主要問題

我們湖南工業大學檔案館從2010年開始編纂《湖南工業大學》，回顧從2010—2014年的年鑒編撰情況，發現在編輯和撰稿方面存在諸多問題。《湖南工業大學年鑒》編撰工作是由各部門、各院系撰稿匯集成書的一項系統工程，參與的部門和人員較多，資料來源廣泛。如，撰稿人員流動性較大、缺乏穩定性，有些撰稿人對年鑒的定位和重要性認識不到位、撰寫規范掌握不夠，致使有些撰稿不夠嚴謹，或將上年度年鑒的文字和數據加以改動，不能做到規范中的“常寫常新”；有些部門甚至把年終總結照搬上來。總結出在年鑒編撰工作較突出的一些共性問題，供編輯年鑒的各位同仁借鑒。

（一）對當年發生的大事、要事記述不突出，缺乏連續性

年鑒的編撰，要突出本年度的特色，針對年度的一些重大事項、特色事項應單獨提出來處理。例如，湖南工業大學新校區工程建設，應該列為專題，新校區建設”作為對學校發展具有重大意義的一項建設工程，從開始立項建設到竣工交付使用，在每一年的年鑒中都應單獨列條記載，記述每一項工程進展情況，特別是要全面記述新校區建設工程從決策、立項、規劃、開工建設到全部竣工投入使用的全貌及各項工程的信息，或列表說明新校區建設各項工程的全部信息。

（二）撰稿人對年鑒的文體、規范了解不夠，稿件質量參差不齊

1.綜合性條目內容空泛。概況是系統概括一個部門基本情況及重要信息全貌的綜合性條目，在高校年鑒中，它綜合反映部門性質、結構、人員、職責及當年完成的主要工作、成就及存在的問題。要用數據說話，沒有實質性數據信息，直接影響到年鑒的質量。

2.有些稿件的綜合性條目內容空泛，沒有實質性信息也無明確主題，把指導思想、工作目標、工作思路和工作要點等套話和空話進行羅列，通常會見到“在……正確領導下”“堅持以……為指導”“XX工作又上了一個新臺階”“……取得優異（可喜）成績”“貫徹學習（落實）……精神”等缺乏具體實質內容的文字和總結式的語言。例如：【概況】2013年，XX部門堅持以黨的十七大精神為指導，認真貫徹落實科學發展觀，緊緊圍繞學校發展戰略，廣開言路、廣求良策、廣謀善舉，以和諧發展為主題，大力推進管理規范化、服務人性化、全力打造服務型、產業型、學習型、文化型、節約型XX部，圓滿完成了學院下達的各項任務。整個條目內容空洞，缺乏實際有效的信息，反映不出關于該部門的年度全貌，也不符合年鑒的“寫實”原則。

3.條目標題提煉不準確。條目標題是查閱信息的根據，是條目的窗口，是條目內容的高度概括，標題的確定，必須著眼于年鑒的基本性質，通過標題可以知道條目的內容。條目標題不準確會直接影響讀者的閱讀和信息查找。其特點是望題知意，遵循客觀準確、貼切樸實、簡明扼要的原則。

4.統計數據有出入，缺乏連續可比性。年鑒的工具書性質決定了年鑒既要反映存在或發生的事情，也要反映事物的數量程度、數量關系和數量界限。數據是年鑒中不可缺少的組成部分，準確運用統計數據，才能體現年鑒的全面性、系統性。數據收錄中的主要問題有：一是本部門的數據：概況中教授XX人,博士XX人，再到科研情況中博士XX人，與前不付；二是由于是部門撰稿，參與撰稿的人員較多，對各類信息掌握不夠全面，再加上數據的出處不同、統計口徑不同，因此在統計數據的運用上，經常會出現誤差。不同部門對同一事件表述的統計數據不一致。經常出現的，學校年度工作總結中科研情況與科技處的數據不符；三是個別教學單位在科研成果表述上模糊，不是記述當年的東西，而經常寫近三年或近五年的取得的教學科研成果或獎勵；四是文字表述的統計數據與統計表格中的不一致。五是電子稿件環節，及時對提交的電子稿件進行全方位的審核校對，電子稿與紙質稿有出入。檔案館編纂統稿時基本使用電子稿，紙質稿是存檔用，表明該稿已經通過部門領導審核簽字審核的。

“求實”則是由年鑒的科學性、權威性決定的。年鑒編纂要求直書其意，擠干所有“水分”，避免大話、空話和套話。尤其是年鑒收錄的各類數據，如學生數，教職工數，科研經費、項目數等等，更是來不得絲毫訛錯和虛假。

如何提高高校年鑒的編撰水平，是一項非常重要的任務。因此準確把握和解決編撰工作中存在的問題，才能有效提高編撰質量，更好地發揮高校年鑒存史、資政、育人的作用，才能使它真正成為展現學校改革發展的軌跡、展示學校形象的“窗口”和向社會展示學校實力、擴大影響、提高知名度的重要工具。

二、“求實”是年鑒編纂的指導原則

“求實”原則,是我們檔案文獻編纂工作總的指導原則，只有遵循這一原則,才能忠于史實,才能維護歷史的真實,才能編纂出較高水平的檔案文獻出版物,才能為社會各方面的研究提供準確的檔案史料。

所謂“求實”就是要從實際出發,對客觀事物進行由近及遠、由表及里的深入的研究,掌握事物發展的規律及其內在的聯系,尊重歷史事實,去偽存真,不歪曲歷史真象。“求實”也包括兩種意思:一是求作者的寫作本意之實;二是求文件反映的客觀歷史事物之實。只有“求實”才能做到“存真”。常見的年鑒中不實內容主要表現有：盲目擴大的數據與事實真相不符，會議記錄的內容不能都作憑證，工作上的差錯使某些檔案內容失實等等。我們應本著為歷史負責的態度,認真考證、核實，以維護國家、集體和個人合法權益,保證年鑒檔案的公正性、權威性、史料性。

三、提升高校年鑒質量的措施

（一）建立文責自負的纂、審署名制

年鑒編纂必須實行部門供稿、文責自負原則，只有防守好了這道底線，才能有效保證年鑒收錄數據、信息的準確與正確，畢竟，各職能部處、學院是各大事件、事實的直接參與者，他們掌握著最全面的一手信息，來源自然真實并能準確把握重點和亮點。年鑒的編纂人員，說到底，只能負責統稿與校對。所以，為了責任分明，必須直接標注部門供稿人及核稿人姓名，一般來講，供稿人是辦公室主任，核稿人是部門負責人。

（二）建立嚴格的層級審校制

“三審三校”是我國出版工作的基本制度。“三審”指的是一篇稿件要經過從責任編輯初審加工、部門負責人復審把關到總編（主編）終審簽發三個環節。嚴格初審、復審、終審及校對等各環節，才能確保年鑒編纂質量。“三校”指的是從稿件編輯到最后簽發，最少要經過專職校對人員三次校對。年鑒因為部門供稿，文出多處，雖然不一定公開發行，但也必須遵循該制度，要明確編纂過程中審、復審、終審和校對等各環節的工作任務和崗位職責，做到職責具體，責任明確。實際工作中，因各高校一般均有專職編纂人員，“三校”可以輕松落實，“三審”則往往被簡化，甚至落至“采編合一”的地步。此時，考量的不僅是專職編纂人員的文字功底，更是其綜合素養。要通過聯系、溝通，獲得領導、主管部門的支持以及其他部門的配合，將審校制嚴格執行下去。

（三）突出高校年鑒特色

一是突出高校年鑒與其他年鑒的區別,彰顯高校特色。年鑒是匯輯一年內的重要時事、文獻和統計資料，按年度連續出版的工具書，這是各種年鑒都應該遵循的。但是高校年鑒與其他行業或地方綜合年鑒相比，在許多方面都有著較大的不同，高校年鑒突出了服務教育這個主題，反映了教育思想、教育水平、教育狀態。所以，高校年鑒更多的是為學校的教育事業服務，應該彰顯“服務教育”這一主題,把上一年度的教學基本情況、反映學校教育改革和發展的突出成績及基本經驗作為一個側重點,客觀如實地記載下來。二是突出本校年鑒與外校年鑒的區別,彰顯本校特色。俗話說:龍生九子,各有不同。每一個高校,都有著不同于其他高校的發展歷史,形成了不同于其他高校的優勢、特色。這些優勢將導致各高校的教學、科研、學科、專業、人才培養等方面的差別。各高校的年鑒,應該在全面記錄學校發展變化的基礎上,突出本校的優勢和特色,充分反映本校不同于其他高校的客觀實際情況。三是突出本校年鑒與外校年鑒欄目設置上的區別,彰顯欄目特色。彰顯欄目特色,既要實事求是,又要與時俱進。要根據學校的優勢和特色,增設相關的欄目。比如,本校的文科是優勢學科,那就要彰顯文科方面的內容,增設相關的欄目；如果工科或農科較強，那就要增設設置工科或農科方面的欄目。要與時俱進。“年鑒要在穩定的基礎上有所創新,努力使相同的內容每年讓讀者都讀出新意來”。隨著時間的推移，學校的教育事業會不斷發生變化,以前的弱勢可能得到加強,甚至發展成為學校的優勢,這就需要及時調整欄目設置,淘汰過時的欄目,增設新的欄目。

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作者簡介：陳玉英，湖南工業大學檔案館副研究館員，綜合檔案管理科科長，研究方向：檔案管理。劉冬梅，湖南工業大學檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。

收稿日期：2015- 8- 4

中圖分類號：G64

文獻標志碼：A

文章編號：1003-949X（2015）-09-0095-02