論高層次人才流動中人事檔案管理

劉園園（湖南工業(yè)大學(xué)檔案館　湖南　株洲　412007）

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論高層次人才流動中人事檔案管理

劉園園
（湖南工業(yè)大學(xué)檔案館湖南株洲412007）

摘要：高層次人才流動日益頻繁，但在人事檔案管理上產(chǎn)生了“棄檔”、“檔案重建”現(xiàn)象，通過分析這些現(xiàn)象產(chǎn)生的原因和剖析其危害，提出了解決對策：一是要建立和完善高層次人才激勵政策，完善高層次人才獎勵和選拔任用機制；二是要加快人事檔案信息化建設(shè)，實行人事檔案信息資源共享；三是要建立健全高層次人才流動人事檔案工作的管理制度，積極探索一種適合我國國情的人事檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：高層次人才；人事檔案；問題；對策

當(dāng)前，高層次人才成為在經(jīng)濟全球化競爭日趨激烈條件下制勝的核心戰(zhàn)略資源，于是，高層次人才流動日益頻繁，有些單位為引進高層次人才，為了人才流動能夠暢通無阻，制訂例如人才柔性流動、綠色通道等政策，這使高層次人才在流動中出現(xiàn)一些棄檔、重建檔案的現(xiàn)象，這嚴(yán)重違背了干部人事檔案管理規(guī)范。

一、問題分析

（一）“棄檔”現(xiàn)象日益嚴(yán)重

棄檔的原因大致分為以下幾種情況：一是剛畢業(yè)的大學(xué)生因不了解檔案的重要性，認(rèn)為現(xiàn)今社會很多單位都是采取聘用制，且戶口開放管理，檔案問題似乎無關(guān)緊要；二是由于出國留學(xué)與檔案失去了聯(lián)系；三是不愿意繳納每年幾百元的保管費，于是棄檔案于不顧；四是企業(yè)改制、用人制度改革步伐加快，失業(yè)、待業(yè)、跳槽等情況增多，導(dǎo)致大批檔案“沉睡”；五是一部分高層次人才因為與原單位簽有服務(wù)協(xié)議，原單位出資培養(yǎng)人才，投入一定的財力和智力，協(xié)議規(guī)定當(dāng)事人畢業(yè)后應(yīng)為原單位服務(wù)多少年，發(fā)表一定數(shù)量的學(xué)術(shù)論文和科研成果等。可是，當(dāng)事人為了追求更大的利益，無視簽訂的協(xié)議，而原單位在為維護自身的利益就扣押檔案。與此用人單位為引進高層次人才，應(yīng)允其為柔性流動人才。所謂柔性流動，就是不受人事檔案和人事關(guān)系的限制。這樣就出現(xiàn)人已離開多年，而檔案還留著原單位，原單位在不知情的情況下，還在按月發(fā)放工資。對原單位來說，檔案是留還是不留，扣留檔案又留不住人才，不扣留檔案，所造成的損失更無法追回。于是“有檔無人，有人無檔”亂象叢生。

（二）“重建檔案”對人事檔案管理帶來許多困惑

有一些用人單位在引進高層次人才時，開通所謂人才流動綠色通道，指的是不攜帶個人人事檔案的人才流動現(xiàn)象。具體來說，人才流動接收單位在未接受人才以往人事檔案的前提下，重新為個人建立人事檔案，全憑個人自己填寫，以解決人事管理對人事檔案需求問題的一種人才流動現(xiàn)象。這是對人事檔案管理制度的一種挑戰(zhàn)，也是對原單位的權(quán)益侵害。這種“重建檔案”嚴(yán)重違背了人事檔案的原始性、嚴(yán)肅性和唯一性，大大降低了檔案的可信度。并且出現(xiàn)一人多檔現(xiàn)象，還可能導(dǎo)致一個人被幾個單位同時任用的現(xiàn)象，嚴(yán)重擾亂了人事檔案管理和人才市場的秩序。

（3）高層次人才流動缺乏國家檔案行政部門指導(dǎo)與監(jiān)督，致使高層次人才檔案流于形式。近年來，隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案工作也取得了很大的進展，已經(jīng)基本上形成了以《檔案法》為核心的包括法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、行政規(guī)章體系在內(nèi)的檔案法律法規(guī)體系，其中人事檔案工作方面的行政法律、法規(guī)和規(guī)章制度也出臺了相關(guān)管理制度，例如1990年修訂了《干部人事檔案工作條例》，1996年出臺了《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、2009年印發(fā)了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的通知等等。這些制度的出臺為干部人事檔案工作開展提供了有力依據(jù)，形成有章可循，有法可依的良好的檔案工作長效機制，確保檔案工作正常開展。但是，在我國經(jīng)濟建設(shè)迅速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)突飛猛進，人才資源為第一資源的今天，高層次人才流動日益頻繁，人事檔案管理制度顯得相對滯后。目前的人事檔案制度亟須改革，例如，通過電子手段建立個人征信體系和社會信用制度。

二、解決措施

（一）要建立和完善高層次人才激勵政策，完善高層次人才獎勵和選拔任用機制

進入21世紀(jì)知識經(jīng)濟時代，人才資源已是第一資源，第一要素，第一推動力，高層次人才成了用人單位的第一競爭要素，人力資源管理的重要性愈加突出。用人單位必須建立和完善高層次人才激勵政策，完善高層次人才獎勵和選拔任用機制，必須采取切實可行的人才培養(yǎng)機制，形成尊重知識、尊重人才的良好氛圍。不能只注重吸引高層次人才，還應(yīng)注重留住高層次人才，從某種角度來看，留住人才比吸引人才更重要。用人單位要在培育、選拔高層次人才方面進行資本投入，要用政策吸引高層次人才，用事業(yè)留住人才，用發(fā)展回報人才，給高層次人才一個良好的發(fā)展空間和條件。這樣，從根本上解決人才流失的問題，也就不會出現(xiàn)違背協(xié)議和棄檔不顧現(xiàn)象了。即使人才因某種原因要調(diào)出，當(dāng)事人也因與單位進行協(xié)商賠償事宜，盡量達(dá)成共識，扣檔和棄檔行為是不可取的，即損害了雙方的利益，也不便于工作的開展。而引進人才的單位也可以借鑒發(fā)達(dá)地區(qū)的經(jīng)驗，在考慮不侵害原單位知識產(chǎn)權(quán)和合法權(quán)益的前提下，可以用崗位聘用、項目聘用、任務(wù)聘、允許高層次人才兼職等靈活用人方式引進高層次人才，充分調(diào)動人才的積極性，最大限度的減少人才資源的浪費。

（二）加快人事檔案信息化建設(shè)，實行人事檔案信息資源共享

市場經(jīng)濟的發(fā)展和人才的流動以及信息的溝通，尤其是用人觀念上的轉(zhuǎn)變，使得過去以單位來確定人們身份慢慢轉(zhuǎn)向?qū)ζ渖鐣r值的認(rèn)可，人的身份由單位人轉(zhuǎn)向社會人。從某些方面來說檔案的作用在現(xiàn)代社會中有不斷弱化的趨勢，但絕不意味著檔案無用。應(yīng)當(dāng)指出，弱化的只是檔案的形式，即“袋裝檔案”，而強化的應(yīng)是檔案的資源和信息性質(zhì)。[1]目前人事檔案管理還是延續(xù)的傳統(tǒng)的檔案實體材料的收集和整理。人事檔案信息庫建設(shè)和利用也只是單純的檔案材料目錄建庫和原材料掃描成電子文檔，僅限于本單位內(nèi)部人事檔案工作人員在查詢利用時的檢索以及統(tǒng)計、分析等功能。高層次人才流動，人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享顯得尤為重要，將高層次人才的一些個人基本信息及學(xué)術(shù)研究和科研成果信息建立人才信息庫，通過網(wǎng)絡(luò)達(dá)到資源共享，把人事檔案信息化管理納入專門的人才信息網(wǎng)，用人單位可通過一定的手續(xù)或網(wǎng)上授權(quán)，從網(wǎng)上了解高層次人才的基本信息和現(xiàn)狀，以提高工作效率并有效的管理了人事檔案，有利于更好的服務(wù)于人事各項工作，能為開發(fā)人才資源提供準(zhǔn)確、全面和可靠的檔案信息資源。美國在1974年頒布的《隱私權(quán)法案》中，就將人事檔案分為了公共信息和保密信息。公共信息是指個人的基本信息，例如姓名、年齡、所在單位、工作時間、上次薪金調(diào)整日期和數(shù)目、職務(wù)變動時間等等。除此之外，關(guān)于個人鑒定、評價、懲罰及與醫(yī)療有關(guān)的信息等等都屬于隱私信息。這樣就方便了用人單位查閱和利用，為引進高層次人才提供可靠的依據(jù)。人事檔案制度改革的核心是要體現(xiàn)“以人為本”的原則，只有“以人為本”地進行人事檔案管理變革，才能使人事檔案成為一個公開、透明和適度開發(fā)的個人社會公信平臺，才能真正打破人才市場的體制性障礙。[2]

（三）建立和健全高層次人才流動人事檔案工作的管理制度，積極探索一種適合我國國情的人事檔案管理模式

據(jù)了解，到目前為止，國家檔案行政部門還未出臺針對于高層次人才流動人事檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度和管理辦法，由于制度缺失，使得用人單位在高層次人才流動時檔案工作無據(jù)可依，無法發(fā)揮檔案工作的真正職能，令高層次人才流動人事檔案管理檔案管理流于形式，為規(guī)范高層次人才流動中人事檔案管理制度，國家檔案行政部很有必要出臺相應(yīng)的管理辦法和指導(dǎo)意見，加大立法工作，依法治檔，確保人事檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，使人事檔案工作更好地服務(wù)社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)。為此，各級組織、人事部門應(yīng)根據(jù)人事檔案工作的現(xiàn)狀及未來的發(fā)展趨勢，盡快出臺符合當(dāng)前人事檔案工作的管理制度，使高層次人才在流動中人事檔案工作能夠真正有章可循、有法可依?？茖W(xué)立法后就應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)法、做到全民守法和公開監(jiān)督，讓檔案工作制度真正落到實處。高層次人才流動是智慧的流動，是技術(shù)的流動，是推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展的動力，人才流動必定與檔案工作息息相關(guān)。我們還應(yīng)該結(jié)合我國的國情，學(xué)習(xí)借鑒其它國家在人事檔案管理方面好的經(jīng)驗，積極探索一種適合我國國情的人事檔案管理模式。例如在美國，其人事檔案管理是實行分散式檔案管理體制，但國家檔案事業(yè)管理機構(gòu)卻可在聯(lián)邦制政府內(nèi)和軍隊中實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。美國聯(lián)邦政府系統(tǒng)的非現(xiàn)職人員，其人事檔案由“國家文化中心”集中保管。企業(yè)用人時，雇主都要為雇員建立人事檔案，但僅限于收集、保管與本單位雇傭活動相關(guān)的材料，在雇員與公司解除合約的情況下，雇員在公司形成的檔案并不跟隨雇員轉(zhuǎn)遞其它公司，公司保留一定年限后自行處理。很多公司為節(jié)省成本，提高效率，其檔案都愿意委托給公共性檔案機構(gòu)代管理。[3]這種人檔分離，代為收集、保管的方式，即不限制人才的流動，又有效節(jié)約開支，既便于用人單位使用，又避免增加負(fù)擔(dān)，在一定程度上對我國人事檔案管理改革具有借鑒意義。我國現(xiàn)行的人事檔案管理模式基本上是一種封閉式管理模式，人事檔案是由各單位的組織人事部門自己管理，聘用制下不調(diào)檔案的，當(dāng)事人檔案就由人才服務(wù)機構(gòu)代為管理。目前雖然在一些單位內(nèi)人事檔案還起到一定的作用，但隨著戶籍制度和人事體制的改革，人才流動日趨頻繁，現(xiàn)行的人事檔案管理模式已越來越不能適應(yīng)市場發(fā)展的需要。我們必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，與時俱進，大力推進人事檔案工作的觀念創(chuàng)新、制度創(chuàng)新，建立一套適合我國國情的人事檔案管理體系。

人事檔案工作，是黨和國家干部工作的重要組成部分，它是選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，人事檔案是人員與社會管理相銜接的一個紐帶，與人事調(diào)動、職業(yè)發(fā)展和維權(quán)等事關(guān)個人切身利益方面息息相關(guān)。我們?nèi)耸聶n案工作者必須立足與時俱進的價值觀念，讓人事檔案工作跟上社會發(fā)展的步伐，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

注釋：

[1]王樹新.“棄檔”現(xiàn)象與人事檔案制度的改革路徑[J].焦作大學(xué)學(xué)報，2010(3).

[2]王樹新.“棄檔”現(xiàn)象與人事檔案制度的改革路徑[J].焦作大學(xué)學(xué)報，2010(3).

[3]王鳳芝.國外人事檔案管理模式淺述[J].黑龍江檔案，2011（2）.

作者簡介：劉園園，湖南工業(yè)大學(xué)檔案館副館長，研究方向：檔案學(xué)。

收稿日期：2015- 8- 16

中圖分類號：G27

文獻標(biāo)志碼：A

文章編號：1003-949X（2015）-09-0092-02