淺論中小企業存貨內部控制建設

（愛國者電子科技有限公司 北京100085）

存貨是企業的重要流動資產，存貨的管理水平直接影響企業流動資金的占用水平和運作效率。企業要保持較高的盈利能力，應重視存貨管理，以提高存貨周轉速度，降低資金占用水平，從而提高企業核心競爭力。而要提高存貨管理水平，首先要識別企業存貨管理過程中有哪些風險，其次企業需要將科學的方法和管理思路、管理系統應用于存貨管理，以應對存貨管理中存在的風險，同時輔以完善的信息溝通機制和績效考核約束體系，使系統的內部控制制度和存貨流轉制度得以有效的發揮，提高資產周轉率。基于此，本文針對中小企業存貨管理存在的問題，對其存貨內部控制建設進行探討。

一、存貨管理現狀分析

（一）管理上重視不夠，缺乏科學的管理和信息化系統支持

目前，一些企業對存貨管理意識不強，尤其是中小企業由于規模所限，管理上普遍重貨幣資金管理而輕存貨管理。有的企業雖建立了相關管理制度，但執行不力，整個企業缺乏良好的存貨控制環境。此其一。

其二，采購管理流于形式。由于管理信息系統落后，采購人員整體文化水平不高，雖然其具有豐富的實務經驗，但計算機操作技能和存貨科學管理經驗欠缺，同時需要處理大量事務性工作，無法在戰略高度上擔負起項目的損益分析、評估和決策，難以優化采購模型，導致采購缺乏計劃性、預見性和前瞻性，難以使采購管理工作趨向科學合理。

其三，倉庫管理人員缺乏科學的庫存管理理念，存貨收發存部分沒有登記卡，有登記卡記錄的存在與實際收發存不一致、記錄不完整、不及時、賬實不符的情況；不同類型的存貨狀態魚龍混雜，位置上未實現有效物理隔離，同時定期盤點和監盤等內部監督制度的缺失，導致企業存貨狀態部分失真，嚴重影響了企業資產質量。

（二）存貨相關崗位缺乏績效約束

在企業里，倉儲崗位考核不到位。對采購人員缺乏采購價格、采購批次、供貨時間、缺貨成本等多維考核；對銷售人員僅追求銷售業績，忽略了退貨率、滯銷率、回款達成率等指標考核，由于考核指標單一，導致銷售人員為了完成銷售任務而盲目壓貨，之后迫于代理商存貨壓力而進行滯銷退貨、積壓退貨，不但延誤了銷售最佳時機，同時也造成了資金占壓；事業部人員考核存在重視新產品，但忽略對已上市產品和即將退市產品的考核，導致事業部綜合效益下降、表面盈利而實質潛虧現象的出現。

（三）缺乏信息溝通反饋機制

企業各部門對存貨的庫存有不同的需求，如果各方不能協調不一致，信息反饋、溝通處理就容易出現斷檔，進而出現各種存貨相關的問題。

1.客戶滯銷品積壓處理周期長、退貨流程脫節。由于庫房、事業部、銷售、財務不能及時溝通銷售未結算信息，造成退貨商品長期未入賬，甚至長期擱置第三方庫房。產品長期處于“三不管”地帶，一方面增加了產品存儲成本，另一方面由于產品生命周期所限，往往錯過了最佳銷售時機，存貨、應收賬款雙重資金占壓，嚴重影響了企業資產安全、完整。

2.例外管理在企業未得到有效貫徹實施，需特批事項未及時反映至企業決策層。如內部退貨環節因人員變動或者客戶強調某個環節原始單據不全，對方紅字發票申請及通知單遲遲未到，導致票務環節審批遲遲不通過，退貨流程擱置，而企業與客戶方面人員未有效跟進票務環節，使實際入庫的存貨長期擱置未進行退貨分揀入賬處理，致使賬實長期不符，同時客戶貨款遲遲未足額及時結算，存在員工道德選擇風險和資產完整風險。

（四）存貨管理沒有系統的制度，部分制度執行不力，形同虛設

1.存貨的接觸制度缺位，導致非授權人員直接接觸存貨，非授權代理人被認為是授權代理人，執行公司行為。退貨管理制度缺失，存貨的借出制度缺乏約束，致使銷售人員從正品借出產品，但是周轉回來的產品很有可能進入不良庫存或者看樣庫甚至隔離庫，在存貨監管缺位的情況下，導致企業資產實質性損失。

2.存貨退市制度缺失、不完善。產品到了生命周期的衰退期之后，存在大量庫存需要消化處理的情況。但是事業部、產品相關部門并沒有制定擬退市產品退市標準、退市流程、備品處理方案、退市考核激勵機制等，致使退市產品一年甚至更長時間無人問津，導致存貨變現價值逐年降低、貶損，甚至變成負資產，即倉儲成本遠高于存貨變現價值。

3.存貨報廢制度缺失。部分企業產品報廢、盤盈盤虧處理缺乏多部門共同監管，或者監管流于形式，導致不良資產錯過最佳變現時機，嚴重的造成死庫存，甚至報廢，資產狀態不實。

二、存貨內部控制改進對策

存貨管理水平的高低直接決定了企業資產管理的效率與效益水平，為保障企業資產安全，提高資產使用效率與效益，加強存貨內控管理勢在必行。存貨內控建設和改進應遵循內控制度的設計原則，即全面性、重要性、制衡性、適應性和成本效益原則，同時應符合企業發展的戰略目標和經營目標，考慮內控制度構成的五要素：即內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。

（一）提高對存貨管理意識，加強存貨的科學管理和信息化建設

內控環境是實施內控的基礎，董事會和單位負責人對塑造良好的內控環境起著關鍵作用。企業管理層對存貨管理的重視程度決定了存貨管理的質量。存貨管理中必須堅持有序化管理，去除隨意性。要加強全員培訓與學習，普及存貨管理知識，進行存貨管理培訓活動，尤其要加強中高層的存貨管理意識。

引入ERP系統，使采購系統、生產系統、財務系統、銷售系統等集成化，高效運作，提高存貨管理水平。同時根據業務流程設置好相應節點及控制環節，通過系統節點使不相容崗位分離，對采購、儲存、運輸、銷售、出庫和售后服務等各個環節進行實時動態監控，減少資金占壓及存貨滯壓，有效提高存貨流通環節的效率和效益。

（二）加強存貨會計核算控制和內部審計監控力度

會計系統控制要求企業嚴格執行國家統一的會計準則制度，加強會計基礎，明確會計憑證、賬簿和財務報告的處理程序，保證會計資料真實完整。財產保護控制要求企業建立財產日常管理制度和定期清查制度，采取財產記錄、實物保管、定期盤點、賬實核對等措施，同時嚴格限制未經授權的人員接觸和處置財產。

為使存貨內控有效運行，企業應當建立健全監督檢查制度，由專人定期不定期檢查存貨業務崗位和人員的設置、授權批準、收發和保管、處置等。內部審計是對企業財務管理活動的再監督，因此，應加強審計的監察力度，如定期或不定期地對采購進行抽樣審計，重點關注是否存在采購成本過高、價格舞弊，或者利益輸送；查看相應的過程性證據資料是否齊全，是否存在盲目下單，一旦發現違規采購行為必須嚴肅處理，以防止負面效果擴大化，影響企業采購及后期的銷售。

（三）建立存貨內部考核制度，實行績效考評控制

企業應建立和實施績效考評制度，科學設置考核指標體系，對企業內部各責任單位和全體員工的業績進行定期考核和客觀評價，同時將考評結果作為員工薪酬及職務晉升、評優、降級、調崗、辭退等的依據，從人力資源政策方面給予績效引導，使存貨相關崗位將公司制度轉化成日常行為習慣。企業應當根據內控目標，結合風險應對策略，綜合運用控制措施，對各項業務和事項實施有效控制。

企業應建立預算考評機制，從績效考核上引導和規范員工行為跟隨企業的戰略方向行事。如在采購管理方面引入平衡計分卡，多維度建立采購人員的考評機制，從采購成本降低百分點、供貨及時性、銷存比、月末庫存量、采購產品相應的庫齡等方面多維度、不同權重進行考核；同時針對回款、退貨等情況制定詳細的考核方案，從制度上杜絕或者減少為追求業績盲目壓貨，導致喪失最佳銷售時機的情況發生。

（四）建立內部信息溝通和反饋機制

信息與溝通是內部控制系統的重要組成元素，是企業整體組織機構得以有效運轉的神經中樞系統。企業應建立完善的信息與溝通制度，加強各部門之間、部門與企業之間的聯系，使各部門、各單位、全體員工都自覺參與到內部控制的建設過程中。企業應加大對信息與溝通建設的投入，依靠先進的技術和管理手段，構建科學合理的企業信息管理系統，提高存貨經營管理活動效率，減少程序風險，提供及時、準確、真實、完整的經營信息，為管理決策提供參考依據。企業應創造平等、寬松的信息溝通環境，建立快速反饋機制，使企業的信息能夠自下而上快速傳遞，迅速糾正生產經營中出現的問題，避免損失。

加強相關崗位的有效信息溝通，如針對電商因退貨、貨物運輸、派送產生的違約及信息不對稱，負責電商對賬的商務、財務部門必須與業務、物流適時保持信息溝通和反饋，避免信息不對稱導致雙方ERP系統賬務記錄不一致，或者口徑問題導致的無法對賬、無法開具發票而影響資金回款，形成資金占壓。

建立銷售及回款溝通制度，設置專人專崗定期對銷售回款進行分析、跟蹤、監控及催收，發現異常，及時進行報告并督促相關部門進行解決。同時針對現結和賬期賬戶從流程上設置好關鍵風險點，如針對現結類的客戶，從財務端控制，有資金額度方可下訂單出貨，對賬期類客戶，額度內賬期允許出貨，超出額度賬期視信用評級情況特殊審批后出貨，對當期出貨且次月退貨或者次次月退貨的情況需重點關注和考核，內審應定期抽查發貨情況及相關單據，看貨物是否長期處于暫存狀態，尚未進入對方庫房；財務應收崗位應定期進行應收賬款的分析，包括賬齡、賬期、銷售結構及退貨結構分析，從數據上提供管理支持，并在相關崗位間實現數據信息共享。

（五）完善存貨內部管理制度

存貨的內部管理制度分為存貨的日常管理和實物流轉管理。日常管理主要是針對存貨的安全和存儲進行控制，如倉庫應建立健全存貨的防火、防潮、防鼠、防盜和防變質等措施，并建立相應的崗位責任制。實物流轉管理包括對存貨的采購、發出、銷售、看樣、借出、退市、報廢等方面，應建立健全完善相關制度。

1.完善存貨接觸制度。企業應建立存貨崗位分工制度和授權審批制度，通過不相容分離控制，形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制。通過企業常規授權和特別授權的規定，明確存貨各崗位辦理業務和事項的權限范圍、審批程序和相應責任。對于重大的業務和事項，應當實行集體決策審批或者聯簽制度。針對存貨的采購，建立嚴格的供應商準入機制，從供應商的遴選、商品的質量、形態、排產、供貨周期、運輸方面嚴格把關，從第一環節上避免不良品進入公司產品體系；簽訂合同時，必須重視售后質保條款，同時人力績效考核部門應加強過程和結果多重考核，以敦促采購部門、事業部等相關部門加強產品的風險防范意識，合理保障資產的使用效率和效果。

2.建立健全退貨管理制度。為避免退貨流程過長，退回貨物不能及時入庫或者未能及時入賬，企業必須加強相關退貨管理。對銷售退回商品應進行嚴格的分揀，不同狀態的貨物必須物理隔離且獨立存放，相關單據、手續齊全后方可流轉，要求每一環節記錄真實完整；必須建立退貨應急處理機制和例外管理機制。特殊事項進行特批處理，如針對強勢方的電商退貨無法開具紅字發票情形，必須建立一套完善的流程和應急處理機制，保障退回的貨物不因流程形式文件不全而中斷，使之正常有效的分揀，并根據貨物狀態進行返廠、報廢、備品等處理，同時及時準確地進行賬務處理。

3.強化存貨借出制度。由于客戶看樣、刷標所需，存貨會以看樣和借出形式從庫房轉移出去，當量達到一定程度時，就會對庫存的完整性產生影響，為避免此類問題出現，企業應加強存貨的看樣、借出管理，落實借出相關制度。如明確規定存貨的看樣周期、看樣責任人、看樣超期處罰、看樣無法歸還處理方案等，對超過一定期限（根據產品的生命周期合理預估）的實行費用化處理，且要求部門和業務員共同承擔，從個人利益上綁定，減少業務員通過看樣長期將應收款外掛，杜絕銷售以次充好、調包行為的發生。企業要定期對看樣庫、借出庫進行檢查，對型號、數量異常情況應及時檢查、及時發現、及時處理，保證資產賬實相符，降低資產損失。

4.建立健全存貨退市制度。當產品進入退市階段后，各產品管理部門必須有相應的措施保證產品平穩退市，如備品數量、備品持續時間，出現產品質量問題，產品或者替代品的退換貨，退市前與供方工廠相關備料的處理，都必須有明確的制度和措施保障。在退市環節尾貨清理方面，為減少公司損失，在產品停產前對尾貨及售后周轉品進行清理，事業部和售后部門需協商確認相應產品售后服務解決方案及翻新產品返還周期，質監部門需對售后周轉品進行嚴格的抽檢或全檢，質檢標準同新品標準，質檢合格后統一調入售后庫，售后部門統一驗收后入正品庫。上述環節在退市制度中需明確化、清晰化并需具備可操作性和可考核性。

5.建立健全存貨報廢制度。必須加強存貨報廢環節的管理，并使存貨報廢制度化、流程化。對報廢品進行定義，定義為具有嚴重缺陷不可修復，或是毀損變質不能使用或者不能銷售的存貨，包括公司看樣、模具、售后退回及客戶托貨品的報廢。

制度中需明確報廢流程審批權簽崗位、過程監控崗位、檔案資料留存及相關文件視頻存檔制度，建議在以下幾方面細化：首先，報廢環節要求有申請，申請中明確申請部門、申請原因，以及預報廢產品明細和損失承擔部門；其次，報廢產品須有相關部門聯合簽批，金額以下部分須有授權審批；再次，報廢需相關部門全過程監控：質檢部門需對產品狀態進行實地檢驗，審計、財務、事業部、庫房相關各方需對所報廢的產品進行聯合盤點，并對盤點結果進行簽字確認，形成最終報廢明細表；報廢申請部門提交報廢方案，并由審計人員進行相關詢價、比價；最后，報廢需形成資料存檔：報廢過程須保留有相關音像資料、現場圖片等，財務人員根據相關審批及相關方案進行賬務處理，確認產品從實物到賬務的處理，確保賬實相符。

三、結論

本文通過分析中小企業存貨管理現狀，結合企業內部控制針對性地提出存貨管理改進策略。存貨控制環境是實施存貨管理的重要基礎，對存貨管理制度落實有重要影響，企業管理層應高度重視，并在全公司形成共識；信息溝通、反饋機制是實施內控的重要條件，要取得存貨管理的綜合效果，就要加強企業內部的信息傳遞和溝通效果；會計核算控制和內部審計的監督是實施存貨控制的重要控制活動和保證；完善的內部管理制度和存貨周轉制度可使存貨執行過程中有章可依，有規可循，是保證存貨內部控制有效貫徹的制度保障；必要的績效約束和激勵，能使相關制度真正落到實處，切實提高存貨管理水平，進而提高企業經濟效益和資產使用效率。