糧油加工企業內部控制實施初探

（中央儲備糧上海直屬庫 上海200241）

一、糧油加工行業的特點

糧油食品關乎國計民生，糧油加工行業的健康發展是社會經濟穩定發展的基礎。現階段，我國糧油加工行業具有以下特點：（1）行業競爭激烈，行業集中度不高，進入門檻低，跨國企業、大型國有企業和小規模私營企業并存，行業毛利率相對較低。（2）產品具有重量或體積較大、價值較低、毛利率低的特點，一般不適于采用線上銷售的模式，商超渠道是糧油食品的主要銷售渠道，商超企業獨特的進貨、銷售、退貨模式對糧油加工企業具有很大影響。（3）產品、半成品可食用，易攜帶，容易發生偷盜事件。（4）原材料、產成品保質期限較短，易變質，對原材料采購、產成品銷售提出了很高的時效要求。（5）原材料及產成品一般屬于大宗商品，存貨管理難度較大，單位管理成本相對較高。

二、糧油加工企業的關鍵控制活動

（一）重要管理權限垂直化

近年來，隨著食品安全事件不斷發生，國家有關部門也日益重視食品安全問題，陸續出臺了更為嚴格的食品安全措施，并啟動了《食品安全法》的修訂工作，試圖通過增加經營者違法成本和監管者的監管責任，迫使食品企業和有關部門不敢枉為。糧油加工企業也日益認識到食品安全的重大責任，加大了對企業食品安全的控制力度，健全了食品安全方面的控制措施，其中之一就是組織結構的優化和關鍵管理職能的垂直化。

目前很多規模較大的糧油加工企業都采取董事會（下設戰略、薪酬、審計等委員會）、監事會、管理層的治理結構，而管理層下設不同的事業部和職能部門，職能部門與事業部權力平行。總部職能部門對事業部下屬重要職能部門實施職能部門垂直管理和事業部雙重管理的管理模式，當二者指令發生沖突時，規定要以上級職能部門的意見為主。比如，為加強對產品質量和安全生產的控制，品控部門和安全管理部門直接由總部相應部門委派人員駐廠管理，根本不受工廠控制，保證了品控和安全生產的獨立性，有效保障了糧油產品的質量和安全生產。

（二）強化集團財務管控

1.實施財務負責人委派制度。實施財務總監集團委派制度是企業降低委托－代理風險的一項重要措施，是降低子公司總經理和財務負責人合謀風險的主要手段。財務總監委派制的核心是保證財務總監的獨立性，這種獨立性主要體現在三個方面：一是人事關系獨立，財務總監由集團任命，獨立于子公司總經理；二是經濟關系獨立，財務總監由上級公司考核，薪酬發放數額由總部決定；三是職權獨立，財務總監有獨立的職權和明確的責任關系，負責對子企業全體會計人員的管理。只有確立了財務總監對會計人員的絕對主導權，才能確保財務總監職權的有效履行。財務總監的主要職責是監督企業經營者和企業財務活動，參與企業重大決策，但一般不干涉企業正常經營活動，與企業經營者職權相互分離，相互制衡。

2.審批權限上移。糧油加工企業采購活動具有采購批次多，單次采購數量小的特點，為控制采購權限濫用，有些企業甚至完全上收下屬企業資金支付審批權。上收審批權限雖然可以有效降低費用開支的隨意性，但對采購價格的控制效果并不一定理想，因為一般情況下上級審批者并不能深入當地了解原材料市場的真實情況，再加上農產品原材料的多樣性和可替代性，原材料采購的議價空間很大，這就決定了采購人員有很多自己把控的空間，所以上收審批權限并不能確保采購價格的合理性，反而有可能減輕下級的審批責任。較為合理的方式是在總部成立采購委員會，由采購經驗豐富的人員組成，共同協商采購價格的高低。

上收審批權限的另一方面是費用報銷集團統一審批制度。每筆費用按照集團統一審批程序，按權限逐級審批，少一個程序無法報銷，有的企業甚至需要七、八級審批程序，對基層事業部管理人員形成一定的心理威懾，雖然降低了審批效率，但卻有效減少了跑冒滴漏和違規報銷的情形。

3.實施資金集中管控。集團實施嚴格的資金日預算和零余額管理，各事業部資金每日下午固定時間將賬戶資金余額自動歸集到集團資金池，每日需要資金時，也在下班前上報預算，集團批準后第二天上午撥付到指定賬戶。真正做到了“收支兩條線”，提高了資金使用效益，也有效防控了資金風險。

4.制定嚴格的賒銷預付辦法。集團總部對工廠的采購和銷售業務進行統一控制，貿易部門的購銷業務受集團相應的專業總監和工廠總經理的雙重監管和指導。一是對純貿易商實施嚴格的不予賒銷預付政策，對國際知名企業和國內中字頭的部分企業，允許一定額度的賒銷預付；二是對終端客戶實行分類管理，對國內大型、著名的優質終端客戶，由集團總部每年下達名錄并確定賒銷額度；對中小規模的客戶，與工廠常年合作的優質終端客戶，由工廠根據考察情況，每年上報調整名錄及最大賒銷額度，報集團總部核準。如遇特殊情況工廠需調增某終端客戶的信用額度，可向總部申請；三是建立嚴格預警機制，遇到臨近賬期或者已經超過信用期限仍未收到款項的，及時報警，各方共同協商采取措施。

賒銷預付是現代企業購銷環節常見的行為，對貿易商和終端客戶的分類管理，既實現了購銷業務較好、較快發展，又能有效控制風險。

（三）加強原材料采購的驗收控制

由于糧油產品及其原材料保質期較短，為保證市場供應，企業只能采取單次小批量、多批次的采購模式，而不能采取較常見的經濟批量采購模式。另外，糧油加工企業原材料大多屬初級農產品，根據我國農產品種植的特點，很多農產品需要向不同的種植戶采購，采購業務存在質量參差不齊、難以控制的缺陷，這為原材料的質量控制提出了很高的要求，也增加了品質控制的難度。上述特點，決定了糧油加工企業原材料采購過程中“驗收”的重要性。“原材料驗收”屬于關鍵控制點，該控制點對于采購業務的完整性、原材料的安全性是至關重要的。

根據上述特點，可以有針對性地設置控制措施，比如各生產工廠原材料品控人員由總公司統一委派，其考核、薪酬管理由總部品控部門統一管理，并實施定期輪崗制度。制定嚴格的品控人員管理獎懲措施，一旦發現品控人員與采購人員合謀的情況，要嚴肅處理，以提高制度的威懾力。

當然，糧油加工企業原材料采購同其他采購業務一樣，也需要合格供應商選擇程序、詢價程序、審批權限設置等控制程序。

（四）強化市場促銷活動內部控制

糧油加工行業競爭激烈，為爭奪市場份額，加工企業要經常開展一些促銷活動。另外，超市商場為提高客流量，也會在店慶、過年過節等時點要求糧油企業贊助開展一些促銷活動，比如收取一定數額的海報費、堆樁費，要求提供贈品等。由于促銷費用占企業總費用的比重較高，促銷活動又分散于全國各地的商場和超市，而促銷活動的真實性、有效性又難以評估，所以加強促銷環節的內部控制也便成為糧油加工企業內部控制的重中之重。

針對上述特點，市場促銷活動可采取如下控制措施：一是促銷活動要由市場部與營銷部共同安排，每月制定促銷方案報總經理審批，并按順序編號；二是將編號的促銷方案送財務部，財務部將相關促銷數據錄入系統，并根據不同費用項目設置不同的控制點，合同費用在收到超市扣款發票時要與合同條款核對。其他費用需要提供相應的促銷活動情況報告，超預算費用要由總經理審批；三是對所有的促銷活動，要求業務員提供堆樁、促銷現場以及包含日期信息的圖片，上交集團有關部門核查。集團有關部門應根據促銷活動的日期，不定期前往商場、超市抽查促銷活動開展情況，以確保促銷活動的真實性。一旦發現虛假促銷活動，要予以嚴懲，以便起到殺一儆百的作用。

（五）加強商超渠道銷售管理

對糧油加工企業而言，商超渠道與經銷商渠道的銷售比例一般為7∶3，商超是糧油加工企業主要的銷售渠道。在這個“渠道為王”的時代，糧油加工企業議價能力和談判能力遠低于商超企業，這也為糧油加工企業的銷售控制和貨款回籠帶來了很多麻煩。商超渠道有如下幾個特點：一是銷售發票開具要以超市賣場信息系統確認的收貨數量為準，而不是以企業出庫單確認的數量為依據，這無形中增加了生產企業運輸環節的貨損成本。二是超市賣場一般都采取賒賬方式，超過賬期不付款的情況非常普遍，這增加了生產企業的資金成本。對于經銷商的賒銷，加工企業可參照前述賒銷管理的措施進行控制，而對于商超企業的賒銷，要重點加強對賬期的管理和貨款的催收。三是退貨頻繁。由于存在保質期，超市經常會找各種借口將銷售不暢的產品退給生產企業。有時是因為品質問題導致實物退貨，有時是將在超市中的貨物損耗算作退貨，強加給企業承擔；有時超市甚至會采取“低進高退”的方式，將促銷期間的貨物按照平常的進貨價退給企業，導致糧油加工企業承擔比原銷售價格高得多的退貨成本。

針對上述情況，可采取以下一些措施進行控制：一是強化對運貨司機的控制，提高運輸環節的責任，將運輸過程中的貨物損耗交由運輸方承擔，減少物流環節損耗；二是加強對業務員的管理，將超市貨款回籠作為業務員考核的重要依據，提高業務人員的自覺性；三是強化退貨流程管理，強化對營銷人員的管理，促使他們及時處理和反饋退貨信息，常規退貨應有營銷人員負責查看現場，確認品種和數量，給物流開具退貨單，物流人員不得擅自退貨，確保實物退貨數量與倉庫收貨數量一致；四是將退貨計入銷售人員考核業績，提高銷售人員的責任心和業績壓力。另外，加工企業還要加強與超市賣場的對賬工作，確保雙方記錄能及時核對清楚，有時也可以采取一定的變通措施，比如給予超市一定的價格優惠，要求超市降價促銷，而不是退貨。