論財務電算化條件下內部控制制度的完善

郗紅格

摘 ? 要：本文圍繞財務電算化條件下內部控制環境的完善、財務電算化條件下內部控制內容的完善、財務電算化條件下內部控制制度的具體完善措施三大方面展開討論，對財務電算化條件下內部控制制度的完善進行了淺析。

關鍵詞：會計電算化;數據;內部控制

內部控制是企業為了保護自身財產安全及信息安全、推進企業經營管理政策有序開展、提高企業經營效率、降低業務風險、避免弊端發生而建立的各類規定、措施、手續等控制方式的統稱。隨著電子信息化技術的日漸成熟，各類企業逐漸成立了自己的電算化會計系統，使會計核算及財務管理系統的運行環境發生了極大的改變：首先，計算機的使用使會計數據的運行速度得到快速增加，會計核算的精確性也有了很大的改善，避免了人工核算過程中由于人工失誤而導致的錯誤;其次，會計電算化的使用，同時也為為企業的內部控制帶來了極大的難題，影響了企業內部控制的正常運行。

一、財務電算化條件下內部控制環境的完善

企業在利用計算機進行財會數據處理之后，企業內部控制環境發生了極大的改變，原來的會計部門通常由財務及會計人員構成，而財務電算化條件下的會計部門在原先財務及會計人員的基礎上增加了計算機數據處理系統管理專員。財會部在計算機的幫助下不僅實現了基本的會計業務，同時還能利用計算機幫助其他部門完成相關業務，例如年度銷售額預測、人員計劃等等。

二、財務電算化條件下內部控制內容的完善

1.保證原始數據操作的正確性。在電算化會計條件下，被電子計算機輸出的財會數據一直是受程序所控制的，并且會對

輸入的數據進行自動計算并處理，最后儲存在一些網絡介質上，且后續入賬、分析等工作程序都是在計算機所設定的程序控制下自動運行的。但是，電腦中所有的原始數據都是經過財會人員核算后輸入計算機系統中的，眾所周知，一切人為操作都離不開標準化，因此這里也必須將所有數據的處理方式進行規范化管理，并確保過程的正確性及可靠性，這樣才能確保財會信息的完整性及真實性。

2.嚴格管控財會人員操作權限。在內部控制中最常見的方式為批準與授權。在原始手工財會系統中，任何一項涉及財政

業務的過程都需要經過嚴格的授權與審批，并且由具有資質和權限的人員進行確認。但引入會計電算化系統之后，財務職能的劃分發生了徹底的改變。由于財務數據處理全部都是以會計電算化系統為核心進行的，電算化中所有功能的匯集直接導致部門職責之間的匯集，一些職能人員在進行原始數據輸入的同時還能完成財務數據的分析及輸出。因此，若不加強企業內部控制的管理，就很容易導致某些會計電算化系統人員根據個人經驗或個人想法對程序進行個性化操作，引起不必要的錯誤產生。

三、財務電算化條件下內部控制制度的具體完善措施

1.明確員工職責劃分，加強內部控制。職責劃分的首先任務便是明確會計電算化部門與用戶部門的相關職責。會計電算化軟件

正式得到使用之后，原先的財務組織架構應得到全面調整，為每位員工制定相應的崗位職責。會計電算化條件下的工作崗位主要由基本會計人員和電算化操作人員構成。基本會計人員包括出納、財務檔案管理等，電算化操作人員包括系統操作、系統維修等。崗位架構的調整必須與組織內部控制方式相應，以便在早期預防錯誤發生，例如組織需規定系統開發技術人員不能同時兼任系統管理人員。

2.加強系統安全管控，優化系統操作環境。系統安全的管控應從預防入手，主要是防止無權限人員進入系統并執行各項操作。程序與數據安全的管控應盡可能減少外界因素侵入計算機導致故障發生。對于以上兩點所采取的措施如下：首先應制定內部操作規程，在規程中明確各人員職責，授予部分人員財務系統操作權限，并嚴禁未授權人員對財務系統進行操作;其次是建立操作人員身份密碼機制，登入系統前必須輸入相應密碼以識別操作人員身份，并要求進行交接班記錄及日常運行記錄;最后是將數據儲存路徑與處理路徑進行分隔，對控制系統軟件的安裝與更新行為進行嚴格控制，定期對財務系統進行預防性檢查與維護，當發現系統存在故障時，要求系統自帶應急功能，能夠對系統內容進行自動備份及快速修復。

3.加強內部審計力度。內部審計對于企業來說是一種重要的內部控制方式，同時也是對于內部會計監督的強化劑。在公司內部定期開展內部審計能夠及時發現問題，積極打消員工犯罪意圖。因此內審人員應按照一定的規則定期檢查計算機相關控制目標及達成情況，同時核查財務數據的真實完整性。除此之外，還應對會計資料進行定期審核，確認電算化賬務處理方式及結果是否正確，是否違反《會計法》相關法規條例，費用批準流程是否符合內部控制規定，報銷憑證是否有效等等。另外，還應審核電子數據與紙質數據是否相符合，具體可查看賬冊內容，確保賬表一致，對錯誤帳表應立即進行改善。最后應核查電子數據儲存的方式是否安全可靠，禁止出現違規數據修改現象。

4.加強電算化會計檔案管理工作。隨著會計電算化系統的推廣，財務數據的儲存介質也發生了變化，因此對于會計檔案管理方面的要求也越來越嚴格。與此同時，會計檔案的概念也正在發生改變，并得到了可觀的發展。在會計電算化條件下，除了賬單、憑證、表單等輸出內容之外，整改系統在運行過程中所形成的所有文檔都屬于電算化檔案范圍，需要進行重點管理。

參考文獻：

[1]于新花，戴尊紅.中小企業會計電算化的內部控制探討[J].中國管理信息化.2009（05）

[2]黃大雙.淺談會計電算化環境下的企業內部控制[J].財會通訊.2009（35）

[3]黃菊華.論目前我國會計信息平臺建設存在的主要問題及解決措施[J].中國總會計師.2014（09）