圖書館信息化管理

圖書館信息化是通過信息技術的廣泛應用，改變傳統圖書館的運行機制，科學管理和有效開發利用圖書館的文獻信息資源，提高圖書館管理水平、信息開發能力和服務水平的過程，也是圖書館從傳統走向現代的必由之路。近年我國圖書館信息化建設有了新的突破，已從單機使用發展到網絡，從單一系統到多個系統并用。但是在圖書館信息化過程中，對信息化過程的管理一直未能得到關注，這是圖書館信息化建設中的盲點。因此，無論是理論上還是實踐中，我們都應把信息化管理作為一個相對獨立的部分進行全面研究。

1 圖書館信息化管理概述

1.1 圖書館信息化管理的概念

圖書館信息化管理是指對圖書館信息化建設全過程實施管理，以保證圖書館信息化建設有計劃、分層次、有步驟地實施，穩步推進，防止重復投資建設。圖書館信息化是圖書館利用信息技術逐步提高各類信息資源管理水平的發展過程，而這一過程離不開圖書館信息化戰略目標和決策方案的制訂、實施步驟的規劃和具體的組織實施等。圖書館信息化的根本目的在于改變傳統圖書館管理方式和文獻信息資源管理方式，充分提高文獻信息資源的開發與利用能力，不斷提高圖書館管理和服務能力。圖書館信息化能否實現這一目的，關鍵取決于圖書館信息化管理。

圖書館信息化管理是對信息化過程的管理，可以理解為對圖書館信息化全過程的管理。圖書館信息化是應用現代信息技術，按照信息社會的要求，組織、開發和管理圖書館各類信息資源，為用戶提供優質信息服務的過程[1]。圖書館管理信息化是指在管理活動中，即在計劃、決策、組織、指揮、控制等活動中廣泛利用信息技術以提高管理效率，也就是對圖書館管理的一般過程實現信息化，是圖書館信息化建設的目標之一[2]。圖書館信息化和圖書館管理信息化都需要統籌、規劃、具體實施和測評，即信息化管理。

1.2 圖書館信息化管理的內容

圖書館信息化管理的內容主要包括信息化戰略規劃、信息化工程組織與實施、管理創新以及信息化的綜合評價等方面。

1.2.1 圖書館信息化戰略規劃

所謂戰略規劃，就是制定組織的長期目標并付諸實現[2]。信息化戰略規劃是指為促進圖書館信息化發展而做出的戰略性規劃，即圖書館在其發展戰略基礎上所制定的信息化規劃目標，也就是對圖書館信息化建設的遠景、使命、目標、戰略、原則、架構和進程等進行的籌劃與設計[3]。圖書館信息化建設與應用是一項長期而又復雜的系統工程，信息化戰略規劃方案是信息化建設的指導性綱領，往往決定著圖書館信息化的成敗。因此，信息化的戰略規劃是信息化管理的首要環節。

1.2.2 圖書館信息化組織與實施

圖書館信息化組織與實施就是依據信息化戰略規劃，組織人力、物力和財力對信息化建設項目的各個環節進行組織與管理，完成各類信息化項目建設任務的活動。信息化組織與實施是信息化管理的重要環節，是信息化管理的核心內容。在信息化組織與實施過程中，首先要注意的是必須在信息化戰略規劃的指導下，組織調配各種資源；其次要注意可擴展性，為系統將來可能的擴充與修改留出空間；第三要注意未來多系統的整合，即與信息化主體系統的協調性；第四，信息化組織與實施不僅要從技術角度進行信息系統的設計和實現，而且要從管理角度對信息系統的設計和實現過程進行管理。圖書館信息化是信息技術與業務管理的有機結合，具體內容包括信息化項目需求與可行性分析和立項、系統選擇與測試、設備以及系統應用過程中的評價與驗收等。

1.2.3 圖書館管理創新

管理創新與圖書館信息化息息相關，二者互為支撐。管理創新借助于信息化實現，而信息化促使圖書館不得不進行管理創新。首先，管理創新是信息技術發展與應用的結果。圖書館信息技術的應用使管理理念、管理方式、管理體制、組織結構、業務流程等發生了根本改變，只有通過管理創新，才能適應其變化。其次，管理創新推動了圖書館信息化進程。管理創新是現代信息技術應用的要求，管理創新的變革又刺激了圖書館對信息技術的需求，推動了圖書館信息化的發展。圖書館信息化與管理創新是相輔相成的，圖書館信息化需要管理創新，管理創新又能加快圖書館信息化進程，推動信息技術的應用。所以，管理創新也是圖書館信息化管理的一項重要內容。

1.2.4 圖書館信息化綜合評價

圖書館信息化綜合評價，是指采用一定的方法對圖書館信息化目標的實現程度、圖書館信息化資源配置的狀況、圖書館信息化技術的發展以及信息化環境中圖書館運行機制等情況進行的一個綜合評價。信息化綜合評價是信息化管理中一項必不可少的重要職能，是優化信息化戰略、提高信息化管理水平和促進信息化發展的重要手段之一，對圖書館信息化建設具有導向和調控的作用。需要建立客觀可行的評價指標體系和科學的評價方法，并以完善的評價制度作保障。

2 圖書館信息化管理的必要性

信息技術的不斷發展、互聯網的快速滲透，推動著圖書館信息化的進程。目前，大多數圖書館的信息化建議是迫于社會信息化發展的壓力而進行的，是在邊建設，邊找感覺，邊明確需求，邊改善系統。這種被動信息化建設最大的特點是需求比較盲目，信息化建設無序化，容易造成現有管理體制和業務體系的混亂[4]。因此，圖書館應更新理念，破解難題，創新服務模式，加強對信息化建設的管理，以避免信息化過程中的盲目性。

圖書館信息化是一個長期而又復雜的過程，之所以強調的是一個過程而不是一個瞬間、一個結果，最重要的是使圖書館能夠利用信息技術循序漸進地提高信息資源管理水平。因此需要制定長期的戰略規劃，逐步地實現。實際上，無論是哪個層次的信息化活動，都需要相應的決策層對信息化的目標、規劃和實施步驟做出具體的決策，制訂出具體的實施方案，并組織實施[5]。因此，需要把信息化作為一個相對獨立的部分進行管理。

信息化管理在圖書館信息化建設過程中只是一個模糊的概念，很多圖書館并沒有真正重視圖書館信息化的管理，只是把信息化管理放在日常的管理工作中，沒有對信息化這一過程進行全面的管控。圖書館信息化的根本目的，是實現一個以信息技術為基礎，包含先進和科學的管理理念、管理思想、管理方法和以服務為中心的高度集成和安全的信息管理集成系統，最終提高圖書館的服務能力和競爭力。但基于信息化提高服務能力和競爭力能否成為現實，還取決于圖書館對信息化的管理。因為圖書館的信息化建設充滿了風險，如果沒有良好的管理，圖書館對信息化建設的巨大投入極可能被“IT黑洞”化為烏有[6]。由此可見，規范和有效的管理在圖書館信息化過程中至關重要。只有加強對信息化建設的管理，才能保障圖書館有條不紊地推進信息化，避免圖書館信息化建設中的盲目性。

3 實現圖書館信息化管理的途徑

實現圖書館信息化管理應從以下方面入手。

3.1 需要管理層的重視和參與

信息化管理必須反映管理層的信息化戰略意圖。反映管理層的信息化戰略意圖，是指信息化管理必須反映圖書館的信息化戰略發展方向，因此信息化管理需要圖書館管理層、領導層的直接參與。另外圖書館信息化建設涉及了很多現行的管理規范、約定俗成的文化范式以及既有的利害關系和利益平衡，需要管理層的支持和決策。因此，要強化圖書館管理層的信息化管理意識，讓他們充分認識到信息化管理對圖書館信息化成敗的重要意義及其在圖書館信息化建設中的重要保障作用。

3.2 建立信息化管理機構

圖書館應建立信息化建設管理的組織機構，即信息化項目組，負責組織與協調本館的信息化建設。項目組應服務于全館業務管理，而不是某一特定的業務領域。圖書館信息化建設不僅僅是技術問題，也涉及了業務問題，如一個系統的引進往往涉及多個部門的人或事，這就需要有專管機構來組織協調。項目組應由掌握信息技術和熟悉圖書館業務的資深人士組成，以完成IT項目的管理和實施。項目組在信息化戰略規劃過程中是參謀，為領導決策提供國內外信息化需要的有關信息等；在信息化組織與實施過程中是組織者與協調者，按照信息化戰略規劃來組織與協調物力資源、人力資源，并組織相關人員對信息管理系統進行測試與考評，以及系統使用的培訓等工作和后期使用中問題的解決。

3.3 建立科學的信息化管理機制

信息化管理的核心是準確決策。強調信息化管理中決策地位的目的在于為信息化管理科學化、系統化提供必要的組織上的支持。建立信息化管理機制可從以下幾方面著手。第一，圖書館高層管理者應承擔起信息化管理職責，推動圖書館信息化的進程；第二，建立信息化管理的制度，規范信息化過程中所涉及部門與館員的行為，以明確信息化建設過程中各部門的職責，保證責任到位無可推脫，并保障信息化過程中圖書館的正常運行；第三，建立圖書館信息化系統考評體系，為圖書館提供監測信息，使圖書館可以在第一時間發現圖書館信息化過程中的問題，從而能夠及時作出調整，解決可能出現的問題。