全力推進公證信息化快速發展的探索與思考

趙志紅 呂 立（江蘇省司法廳）

中國社會正加快進入信息時代，信息化浪潮所帶來的觀念轉變、技術手段創新正在給公證行業帶來前所未有的沖擊。公證執業方式正從手工記錄、書面開具和卷宗保存向電腦錄入、設備輸出和數據研判和信息共享的方向發生深刻變革。江蘇公證行業順應信息時代的執業變革和服務需求發展機遇，在全國范圍內，率先開展了省級公證在線受理平臺建設和民間借貸信息庫建設，完成了遺囑公證卷宗備案和數字化補錄工作，構建了業務數據、遺囑數據和當事人失信黑名單數據三位一體的虛擬服務數據中心，推進了公證卷宗數字化和電子印章建設。截至目前，全省公證行業實現了33類涉外公證事項電腦、手機的在線申辦，收錄業務數據、遺囑數據和當事人失信黑名單數據近300余萬條，全省公證員全部使用高拍儀等數字化錄入設備，26家公證機構正式啟用電子印章系統，江蘇公證信息化建設正在全面加速推進。

一、公證行業信息化發展面臨的挑戰與機遇

隨著以互聯網高速發展為代表的信息化時代的來臨，公證執業的內外部環境已經發生了深刻變化。如何在互聯網時代，轉變公證執業傳統思維模式，創新公證服務模式，順應信息化發展的潮流，進一步增強公證文書在虛擬世界的法律作用，從而使公證成為當今社會不可替代的法律服務手段，已經成為互聯網時代公證行業面臨的最大挑戰和機遇。

通過對公證行業的長期調研，我們認為公證信息化經過多年的探索和建設，在使用信息系統辦理公證業務、查詢公證信息、實現失信預警和其他業務管理方面已經取得長足的發展，但是在公證大數據的挖掘、跨行業的數據共享和服務群眾新需求上仍存在不足和挑戰，主要表現在以下幾點：

1.公證行業內部存在無法破解的“信息孤島”。特別是各公證機構辦證信息平臺系統內存在大量不能互聯互通，沒有有效挖掘長期處于“靜默”狀態的數據，大數據效能應用未能充分發揮。在管理方面，無法準確及時掌握公證員的業務辦理情況，無法實現對從公證員、公證機構到整個地區公證行業執業情況的科學分析，更無法實現事前預警和防范執業風險；在服務能力方面，無法利用基礎數據開拓新型公證業務，無法實時準確掌握社會需求新趨勢，缺乏有效整合網絡資料和介入新型互聯網產業的手段，特別是在業務數據和基礎信息方面缺少利用機制和平臺。

2.公證信息系統無法適應外部環境變化。隨著經濟社會的發展，公證行業外部執業環境也不斷變化，但公證信息系統功能設計卻落后于這種變化，缺少對于新型公證事項的功能支持。如：電子證據保全、民間借貸等，信息系統的相關設計沒有得到進一步增強和優化，功能作用延展性不夠，不能滿足互聯網時代信息系統群眾對公證服務日趨多樣的需求。

3.公證數據安全與跨行業信息數據交互上存在矛盾。由于部分公證事項，如遺囑公證涉及公民隱私，其數據的保管和傳輸安全直接影響公證公信力和行業社會形象，而大部分公證機構沒有使用新的數據庫管理系統和存儲技術，沒有提高網絡傳輸安全性，沒有使用同步鏡像服務器來部署辦證服務器和查詢服務器，在進行信息交互上缺少安全共享機制。

在看到嚴峻挑戰的同時，也要看到信息化變革和移動互聯時代給公證行業帶來巨大的發展機遇。

（一）實現網上辦證，打破傳統服務模式錮

傳統公證服務模式受地理位置、隊伍規模、業務水平等多種限制，當事人無法享受到全天候、全方位、全時間和高標準的公證服務。如今，利用互聯網的平臺，則可以打破傳統模式限制，實現公證網上預約、網上受理、網上交費、網上提交證明材料的功能。當事人可以打破時間空間的制約，隨時隨地通過“服務平臺”的外網網站查詢公證辦理進度，可以通過手機微信等多種即時通信工具與公證員實現在線咨詢、在線辦證、公證文書的真偽核實等。實現網上辦證將使公證服務向互聯網延伸，為群眾提供便利的同時，實現公證自身服務能力的大跨越。

（二）挖掘公證數據，開拓新的公證服務產品

全國公證遺囑備案查詢平臺的啟用，標志著世界最大的遺囑信息庫在中國建成。今后在遺產處理過程中，公證遺囑信息庫無疑將發揮巨大作用。公證機構通過承辦公證事項，掌握了大量人口、房產等信息資源，公證行業應當更好地挖掘和合理利用，研發新型公證服務產品，為社會群眾提供更好更多地公證服務。

（三）提升辦證效率，優化內部管理流程

江蘇省每年出具公證文書均超過70萬份。公證文書傳統制作方式需要專人管理，專人加蓋實物印章，僅這一項工作，就存在著管理難、效率低、差錯多的問題。借助信息化技術，實現“電子印章”模式，在公證文書審批生效后，使用加密技術在電子公證文書中生成印章圖形，并通過專用打印程序，打印輸出時就形成加蓋印章的公證文書，大大加快了公證文書的制作速度，避免錯蓋章、漏蓋章的情形，從根本上杜絕了主任未批先發的現象，改進了內部審批流程，完善了公證機構內部運行機制。以信息技術手段優化公證機構內部管理流程將是大勢所趨。

（四）加強信息交互，融入社會管理大平臺

建成全省范圍內公證誠信檔案及黑名單系統，納入省級信用信息庫之中，并與公安、民政和住建等單位進行信息情況共享，將確保公證信息被更廣泛地運用到社會各領域之中，從而確保公證機構能依托自身的職能，間接地參與社會管理，這將大大提高公證核實效率與公證服務的準確性。

二、公證信息化發展的主要做法和特點

為適應社會發展需求，江蘇省公證工作正從“管理型”向“服務型”轉變，從行政監管逐步向監督、引導、服務并重的方向發展，而這一切的實現離不開公證信息化工作的支持和保障。江蘇省公證行業信息化程度現已建成包括“信承”公證業務系統、全省公證管理信息系統、在線受理辦證系統、涉臺副本查詢系統在內的“四大系統”；但是網絡化信息互聯共享還未實現，“大數據”技術的信息自動搜集、處理、分析、研判和咨詢的能力還十分薄弱。因此加快創新公證信息化工作，是實現公證科學管理、高效精準服務、快速正確決策、實時動態監督的必由路徑。

（一）以消除“信息孤島”、挖掘數據價值為核心，全面實現公證數據深度應用

讓“數據說話”，是江蘇省公證行業信息化工作的主要目標。目前，江蘇省公證業務電子數據已經達到約350萬兆，公證遺囑類信息達到11萬條,各公證機構永久保存的公證物理卷宗已超過1千萬份。過去大量的公證業務數據以不同存儲方式和存儲地點分散隔絕，形成了無法利用的“信息孤島”。為了破除壁壘，充分挖掘信息價值，江蘇省公證協會建立了省級中心數據庫，收錄全部在線辦證數據，加強部門間或行業間的業務數據交互共享，實現與律師人員信息、社矯人員信息、法律援助信息的內部互聯，增強司法行政系統數據應用維度，努力建立與省公安廳、省住建廳、省信用辦等單位的數據外部共享機制，增強公證數據的社會應用廣度。同時，為全省公證人員配備了電腦高拍儀設備，推廣使用公證電子印章設備，從而進一步實現公證書無紙化和公證卷宗檔案的數據化。

（二）以全程質量控制、智能決策分析為重點，切實做好公證綜合管理平臺建設

公證工作的核心在于質量控制，一旦出現錯證假證，將極大破壞公證公信力和社會美譽度。因此，江蘇省公證管理部門建立了管理大平臺，實現了基于數據的分析系統，合理預測風險，強化事前監督從流程控制公證機構嚴格依程序辦理各類公證事項，強化對公證文書的質量跟蹤研判機制。該平臺具備四大功能：（1）信用評價功能。實現對公證機構從業人員的執業狀況、獎懲情況、投訴情況等進行動態管理，實現對提供虛假材料、納入“黑名單”的公證當事人的即時特別提示功能。（2）風險控制功能。將特定類型疑難、復雜、風險高企的公證事項納入特別監控范圍，申請人情況、公證事項、履約情況、證據材料清單等信息實時上傳。（3）業務研討功能。管理平臺提供給各級公證管理部門、公證機構對重大疑難、復雜公證案例進行在線研討。（4）質量跟蹤功能。對公證卷宗檢查后整改情況、涉及公證的案件判決、復查投訴案件的處理結果等，進行實時記錄，方便查詢分析研判。江蘇省公證行業已經建立“民間借貸信息庫”，針對民間借貸公證事項進行數據分析，讓管理部門能夠更及時準確了解全省范圍內民間借貸公證的數量、標的額、借款用途、利率、違約率、強制執行率等信息，實時掌握民間借貸類公證的辦證信息，如公證受理階段所需花費時間、公證員風險告知、強制執行情況等，從而有效幫助公證員提高辦理此類公證事項的審查判斷能力和風險控制能力?！肮芾砥脚_”有助于改變事后監督的被動管理方式，基本形成事前風險控制、事中質量管理、事后問題分析的質量控制模式，讓數據有效支撐公證管理行為。

（三）以提升服務群眾滿意度為最終目標，扎實推進網上在線受理平臺和評價系統建設

公證服務為民，是公證行業信息化工作的根本點和出發點，及時掌握當事人對公證工作的意見建議，提升公證服務群眾滿意率，是江蘇省公證行業信息化工作的最大動力源。江蘇省公證行業緊扣這一目標任務，著力在“服務基層、貼近一線、便捷高效、數據管理”等方面下功夫、求突破，切實做好網上在線辦證和群眾滿意度網上評價系統的有機融合和流程再造，重點推進“公證網上在線受理平臺”建設，讓群眾能足不出戶，方便快捷地使用臺式電腦、筆記本電腦和智能手機在線辦理6大類33項公證業務，實現網上預約、網上咨詢、網上付費、網上查詢和評價服務等功能，方便群眾合理安排時間，節約等候時間。建立了一案一評的“網上群眾滿意度評價系統”，由系統通過微信、短信推送評價信息給當事人，從而對公證服務給予即時評價。通過公證公共服務平臺對群眾反饋信息的匯總分析，更有針對性地改善公證服務質量，從而全面提升群眾對公證工作的滿意度。

三、依托數據優勢，全面引領公證行業進入大數據時代

大數據是當今社會談論的熱點話題?！皵祿纳芷冢瑥臄祿?、數據傳輸、數據采集到數據處理、數據分析、數據應用，會涉及多個環節和層面；但就大數據而言，其重點雖然在于對數據的分析挖掘，并因此獲得憑直覺難以發現的有價值信息，但對數據的傳輸、收集、存儲卻是實現數據分析與應用的前提，具有基礎性地位。①連晉波：《媒體行業,大數據有大作為——訪易安信電腦系統(中國)有限公司資深技術顧問》，《中國傳媒科技》2013年第15期。”公證機構作為公證活動的主體，每天都會接待成百上千的當事人，需要處理各種類型的公證業務數據，但是這些數據的含義是什么？有何特別之處？最大的應用領域在哪里？如何對這些數據收集、儲存、利用？這些問題直接關系到公證大數據工作的未來，江蘇省公證行業要充分認識并把握大數據發展規律，及時轉變思想觀念，緊跟信息時代的步伐，在大數據變革時期先人一步獲得先機。

（一）以發揮公證職能服務市場需求為引領，開拓公證數據服務新領域

大數據時代，互聯網市場創新永遠走在監管的前面。江蘇省公證行業將依托公證信息存管和數據挖掘等大數據服務優勢，全面開拓互聯網虛擬世界的公證服務領域。新《民事訴訟法》確立了電子數據作為法定證據形態，但是在公證工作實踐中,固定、提取、展示電子數據證據存在極大障礙。以蘇寧易購等采取“B2C”模式的垂直電商自建購物網站和網絡營業廳為例，消費者登錄網站進行購物交易，以“無紙化”方式簽訂電信服務協議，無論是購買商品或購買服務，其共同特點在于使用的簽約平臺由交易強勢一方構建，一旦消費者權益受損難以提取電子數據用于維權，消費者自己提交的電子數據證據又因利害關系不能成為定案的唯一證據，數據的客觀性非經司法鑒定程序難以查明。為建立良好的電子商務法律秩序，推動互聯網經濟健康有序發展，公證機構作為法律賦權的中立的非盈利的證明機構，獨立開展電子數據證據保全公證服務是解決這一難題的最佳途徑。江蘇省公證行業將實現“無紙化”簽約數據獨立存管，一旦出現法律糾紛，申請人可向公證數據中心申請提取數據辦理公證。目前，南京公證處已為蘇寧易購“閃拍”頻道、江蘇移動“無紙化”簽約提供公證存管服務，存管的電子數據超過千萬份。電子數據證據的公證保全服務將是江蘇省創新公證服務的發展趨勢。

(二)以構建公證大數據智能平臺為抓手，做好公證管理系統和公證業務系統一體化整合

江蘇提出“2＋1＋N”為總體架構的司法行政一體化智能平臺，是省司法廳黨委加強司法行政系統一站式公共服務能力、全覆蓋綜合服務能力和高度共享信息處理能力的重要工作舉措。江蘇省公證行業將抓住這一契機，著力在“服務群眾、貼近應用、高效整合、盤活數據”等方面下功夫，力求盡快建成“公證大數據智能平臺”，完成管理與業務工作的有機融合和流程再造，實現管理系統自動搜集、處理、分析和研判業務系統數據，從基礎數據采集上確保數據的準確性、有效性和針對性，打破原有公證管理系統和公證業務系統之間存在的數據壁壘。依托“公證大數據智能平臺”建立省級中心數據庫，收錄全部在線辦證數據；同時以“公證大數據智能平臺”為主導，加強部門間、行業間的業務數據交互共享，實現司法行政工作信息內部互聯共享，增強司法行政系統數據應用維度。力爭建立與相關部門的數據外部共享機制，增強公證數據的社會應用廣度。進一步實現公證書無紙化和公證檔案的數據化，建立“公證業務信息庫”，對各類公證事項進行數據分析，讓公證機構和管理部門能夠及時了解全省此項業務的辦證數量、辦證用途、證詞特點、辦證時間、撤證情況等各類信息，及時發現辦證風險，進一步提升公證質量水平。

(三)以完善大數據工作機制為保障，切實推進公證大數據建設任務

建立健全完備高效的公證大數據工作機制，是江蘇省公證信息大數據建設的重要保障。新形勢下要著重做到：

一是建立數據采集機制，提高采集數據質量。主要包括內部采集機制和外部采集機制。內部采集機制是指根據公證執業的不同環節，從咨詢、受理、核實、擬稿、審批、制證、發證等不同環節收集信息，根據公證業務的不同類型，明確不同的收集方式方法，如對于委托書公證、聲明（承諾）書公證、遺囑公證、繼承公證、出生公證、親屬關系公證、學歷公證、駕駛證公證、無犯罪記錄公證等，主要收集當事人身份、親屬關系、居住地址、出生日期、所屬財產、學歷學位、有無犯罪記錄等信息；而對于經濟類公證事項，如營業執照公證、章程公證、經濟合同公證、證據保全公證以及招投標公證等，則重點收集企業營業執照、股東情況、企業誠信狀態等相關信息，根據不同類型的公證事項進行收集分類，確保數據的針對性和實用性。外部采集機制，包括對多方共享的數據進行主動收集，如對于省級信用信息平臺公布的失信人員和企業信息及時收集，建立黑名單預警，同時積極加強與全國其他區域公證機構、行業協會進行外部信息化合作，建立跨地區的當事人黑名單及遺囑公證情況采集查詢機制，確保當事人在全國的辦證信息共享。

二是建立數據分析機制，增強公證大數據應用性。拓展以公證大數據為基礎的公證信用產品應用領域，加強相關公證業務和公證數據的深度挖掘和高度融合，研究制定滿足社會法人和自然人的公證數據分析報告、數據保全、數據審查等要求的公證法律服務產品，確保公證服務社會信用領域和產品更加豐富和廣泛，從而使公證機構作為“中立第三方”能夠更加有效地介入企業的信用審查和自然人虛擬信息保護等領域，進一步增強公證大數據的應用，進一步筑實公證數據應用基礎。

三是建立數據管理機制，增強公證大數據安全性。公證數據安全與否，不僅關系到當事人隱私是否會泄漏，更是關系到公證行業整體的發展安全。嚴格遵照國家有關法律法規和司法部的相關標準規定，制定公證大數據的使用管理制度，并按照公證數據分類分級的要求，建立相對應的公證大數據風險管理分級評估機制，確保全省公證機構對公證數據管理和操作流程更加規范合理，形成制度化、常態化的信息安全管理機制，更加符合公證大數據發展的要求。這一管理機制必須符合相關公證數據安全存儲、信息安全交互和按權限使用的要求。建立具有數據安全管理功能的全省公證大數據安全系統，確保申辦公證當事人的各類信息數據在存儲、檢索、提取、入庫、發布等管理各個層面和環節都具有相應的安全管理、監督機制和權限控制，同時必須建立完善的系統數據備份機制，確保數據信息能完整、安全、及時的備份和遇災恢復。

在信息化時代，公證信息化建設將關系到公證質量的提升和公證公信力的彰顯，關系到整個公證行業的未來和發展。江蘇省公證行業將主動融入大數據時代，加強全系統的信息化建設，把握時代脈搏，在服務經濟社會發展中取得新的成績。