高校人事檔案的數字化

經驗人：王玉武 姬廣萍 于興成

隨著科學技術的發展，高校干部人事檔案數字化已呈現出一種發展趨勢，本文對影響干部人事檔案數字化建設的管理隊伍、技術條件、電子檔案安全保密、軟件開發進行了分析，提出了相應建議。

隨著計算機技術、數據庫技術、網絡技術等的發展，各高校校園網的建立，高校干部人事檔案數字化管理已成為一種趨勢，數字化管理是以數字化信息為基礎，以計算機技術和網絡系統為依托，實現干部人事檔案材料的收集、處理、分類、提供利用，實現數字化管理，將干部人事檔案管理從原始的手工的紙質檔案管理方式轉變為計算機自動管理的數字化的檔案信息方式，它必將提高人事檔案管理的工作效率，拓寬利用渠道，為干部人事檔案資源的共享創造條件。由于各高校發展程度不同，對干部人事檔案數字化建設重視程度不一，國家及相關管理部門目前還沒有明確的規范的統一要求及標準，因此，各高校干部人事檔案數字化建設的水平還很低，發展的參差不齊，也還處在探索階段。認識到影響高校干部人事檔案數字化建設的因素，解決好存在的問題，是我們應認真研究的課題。

影響高校干部人事檔案數字化建設的因素

管理人員少，素質較低。由于領導重視程度低，絕大部分高校未能按規定配備干部人事檔案管理人員，管理任務繁重，人員配備少是不爭的事實。已有的管理人員隊伍年齡結構不合理，人員構成比例中年齡大的占多數。知識結構不合理，對于計算機技術、網絡技術缺乏應有的了解。工作積極性、主動性不高，安于現狀，對干部人事檔案數字化建設缺少熱情，缺乏積極、主動的探索。

技術還不成熟，后期維護較為困難。近幾年高校快速發展，高校規模都較大，管理的干部人事檔案較多。干部人事檔案材料資源較為豐富，包含了履歷、考核、學歷、職稱、黨團、工資、獎懲、干部任免等材料，這些材料由于歷史原因，標準化、規范化程度低。干部人事檔案的數字化要求將這些檔案材料資源錄入計算機，現有的技術為鍵盤錄入和掃描錄入，鍵盤錄入，速度慢、效率低、成本高，在錄入過程中難免出現錯誤，需要花費大量的人力、財力、物力。掃描錄入，雖然可以保證錄入的準確性，但是存在錄入的圖像質量不高，掃描速度較慢的缺點，投入也較大。由于干部人事檔案具有動態性特點，每年每個教職工至少會形成年度考核、工資兩份材料，部分教師學歷提升形成的碩士、博士及博士后材料，獎勵材料、干部的任免材料、考察材料等等，這些材料的補充錄入，給后期數字檔案的維護管理帶來很大困難。

網絡環境下的電子檔案安全保密，尤為重要。干部人事檔案存貯了個人德才、經歷、工作、家庭、社會關系等大量信息，記載了個人成長經歷，時間準確、內容翔實，是了解人、使用人的憑證和基本依據，對于組織提拔和使用干部起著重要的參考作用。現存的紙質實體檔案相對安全，只是組織、人事部門使用，基本上不會發生泄密。隨著計算機技術、網絡技術的快速發展，黑客進入干部人事檔案數字化信息庫，修改、刪除、偽造、竊取個人檔案信息成為可能。電子檔案也易于修改、偽造，給別有用心的人帶來方便之門，威脅到干部人事檔案信息的安全保密。

軟件開發程度不同，規范性差。各高校不同程度地開展了干部人事檔案數字化研究和干部人事檔案數字化建設，進行了有益的探索。利用計算機建立了干部人事檔案索引工具，干部人事檔案目錄庫，開發了應用軟件。由于國家也還沒有制定相應的干部人事檔案數字化標準，各高校基礎不同，各自為戰，重復投入，為了滿足本校工作的需要，研究出的干部人事檔案管理軟件各有側重、千差萬別，彼此兼容性差，只是校內使用，還不能做到上下級之間、高校之間有效的溝通和利用，不具有規范性，很難形成規模推廣使用。

干部人事檔案數字化建設的建議

研究制定數字化管理模式下的干部人事檔案管理的各項規章制度。隨著計算機技術、網絡技術的發展，高校干部人事檔案數字化管理已成為可能，今后會出現電子檔案與紙質檔案并存的局面，實現紙質實體檔案向電子信息檔案管理的轉變，國家應搶前抓早制定干部人事檔案數字化信息化管理模式下的各項規章制度，規范紙質檔案與電子檔案共存格局下的管理模式，方式、方法。明確紙質檔案與電子檔案的各自地位作用，確認電子檔案的憑證作用，為實現高校干部人事檔案數字化建設創造條件。

開發規范統一的管理軟件，建設科學的數據平臺。高校干部人事檔案數字化建設重點在于開發一款具有規范的、實用的、較好兼容性的管理軟件，國家相關主管部門應集中力量，選派相關專家，集中優勢力量，從現有實際出發，以中組部制定的全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》為基礎，從高校實際出發，研究制定統一的規范與標準，開發適用的具有高校特點的干部人事檔案管理軟件。軟件必須具有規范化、標準化、通用性的特點，從而建立較為功能完備的數據平臺，以保證數字信息的暢通傳輸，方便快捷利用，為干部人事檔案數字化建設創造條件。

加強安全措施，確保信息準確。干部人事檔案中記載著個人的歷史發展歷程、重大事件的現實表現等重要信息，這些信息的真實準確尤為重要，是黨任用和選拔干部，培養人才的重要依據。雖然干部人事檔案數字化建設，能夠提高工作效率，為檔案利用者提供了快速高效的服務，但是，也不得不承認電子檔案與紙制檔案比較，安全性較差，易于涂改和偽造，存在著泄密的可能性。必須加強電子檔案管理，采取必要的安全防護措施，制定相應的制度法規，確保檔案信息的安全準確。

加大投入，搞好基礎建設。各高校應高度重視干部人事檔案管理工作，加大投入力度，購置必要的計算機、掃描儀、打印機、服務器等相關設備，為干部人事檔案數字化建設奠定堅實的物質基礎。同時，應審核確認好紙質檔案中每個教職工的基本信息、“三齡二歷一身份”、獎罰、干部任免等基本信息，做好新收集、補充材料的鑒別審核，確保紙質干部人事檔案基本信息的真實、準確，為干部人事檔案的數字化建設創造條件。

加強隊伍建設，提高管理人員素質。高素質的干部人事檔案管理隊伍是干部人事檔案數字化建設的必備條件。各高校應選拔政治素質高、業務能力強、工作認真負責的高素質人員充實到管理人員隊伍中去，注重老、中、青結合，使管理隊伍的年齡結構、知識水平趨于合理。要力足現有隊伍，開展崗位練兵，一方面開展干部人事檔案管理專業知識的學習，使他們具有較高的專業素養，另一方面應加強計算機技術、網絡技術的培訓，使他們既具有干部人事檔案管理的專業知識、能力，又掌握計算機技術、網絡技術等相關知識，成為復合型人才，為干部人事檔案的數字化建設創造條件。

總之，隨著科學技術的飛速發展，高校干部人事檔案數字化建設已成為我們每一位干部人事檔案工作者必須認真面對和解決的課題。