數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用

陶弘，李善，劉轉(zhuǎn)平

大連醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院，遼寧大連 116021

綜合檔案的管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展有著極為重要的影響[1]，因此，該項(xiàng)工作歷來(lái)都是醫(yī)院管理的重點(diǎn)。綜合檔案實(shí)際上就是醫(yī)院運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的各種資料，其中記錄了醫(yī)院各項(xiàng)工作的詳細(xì)情況，是醫(yī)院發(fā)展中最為重要的參考依據(jù)之一。所以，做好這部分的管理工作，不僅是提高醫(yī)院管理整體水平的要求，也是促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展的必要舉措[2]。從這一點(diǎn)來(lái)講，醫(yī)院有必要積極應(yīng)用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式，以提高綜合檔案管理工作的質(zhì)量。

1數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式在醫(yī)院綜合檔案管理中應(yīng)用的必要性

醫(yī)院綜合檔案具有一定的參考價(jià)值和利用價(jià)值[3]，因此，做好此項(xiàng)工作對(duì)于醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展極具意義。目前，盡管不少醫(yī)院已經(jīng)開(kāi)始著手進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，但尚未形成完善的網(wǎng)絡(luò)，管理中也存在各式各樣的問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及發(fā)展產(chǎn)生了不利影響。概括來(lái)講，目前醫(yī)院綜合檔案管理中普遍存在范圍不明、職責(zé)不清、設(shè)施不完善、人才專(zhuān)業(yè)程度低等突出問(wèn)題。在這些問(wèn)題的制約下，醫(yī)院綜合檔案管理工作不僅效率低，效果也不能達(dá)到預(yù)期，遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代醫(yī)院的管理效率要求。所以，將能夠顯著提高綜合檔案管理效率的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式應(yīng)用于醫(yī)院綜合檔案管理中，無(wú)論是對(duì)于醫(yī)院管理工作來(lái)講，還是對(duì)于醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)來(lái)講，都極為必要。

2數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用建議

2.1更新思想，推進(jìn)制度的完善

醫(yī)院以往的綜合檔案以紙質(zhì)檔案為主，由于文件多、內(nèi)容龐雜，管理任務(wù)十分艱巨[4]。在講究效率的當(dāng)今，此種管理模式已經(jīng)明顯不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)要求。但是由于傳統(tǒng)思想的影響，為數(shù)不少的醫(yī)院并未重視轉(zhuǎn)變管理模式。在此種情況下，人們大多缺乏效率意識(shí)，不僅思想上極為守舊，在工作中也往往十分被動(dòng)，再加上缺乏先進(jìn)設(shè)施的支持與專(zhuān)業(yè)人才的保障，綜合檔案管理工作在很長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)都處于停滯不前的狀態(tài)。要想打破此種僵局，就必須首先更新思想[5]。數(shù)字網(wǎng)路模式明顯區(qū)別于傳統(tǒng)模式，在具體應(yīng)用中，只有工作人員真正明白此種模式的應(yīng)用方法及注意要點(diǎn)，才能真正科學(xué)有效地運(yùn)用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)達(dá)到高效管理的目的。此項(xiàng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要工作人員發(fā)揮能動(dòng)性，但更重要的是要實(shí)現(xiàn)思想的徹底轉(zhuǎn)變。

除了更新思想之外，推進(jìn)制度的完善也是非常重要的保障性工作。完善制度需以更新思想為前提，以健全設(shè)施為手段，以信息平臺(tái)的建設(shè)為渠道，以實(shí)現(xiàn)檔案的高效整合、管理為目的。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變，有助于信息資源的高效利用。在這個(gè)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)揮著十分重要的作用，其不僅是檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵，也是實(shí)現(xiàn)資源高效管理的重要保障。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式以信息化為基礎(chǔ)，可充分結(jié)合醫(yī)院運(yùn)行實(shí)況，立足現(xiàn)有模式，合理轉(zhuǎn)化、科學(xué)創(chuàng)新。該模式將信息技術(shù)融于檔案管理工作中，能夠保證確立的管理章程與醫(yī)院發(fā)展實(shí)際相適應(yīng)。在推進(jìn)制度完善的同時(shí)，還要注意加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)，為檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與高效化提供機(jī)制保障。在具體的檔案管理工作中，醫(yī)院應(yīng)重視加大操縱力度，使部門(mén)之間、醫(yī)護(hù)人員之間多進(jìn)行交流，通過(guò)有效的溝通實(shí)現(xiàn)高效的配合，以此推動(dòng)各項(xiàng)問(wèn)題的解決與機(jī)制的創(chuàng)新，達(dá)到完善制度的目的。

2.2針對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題，改進(jìn)雙重管理

醫(yī)院以往采取的管理模式，除了效率低下之外，還存在質(zhì)量不高的缺陷[6]。這是因?yàn)楣芾碇校芏嗳藘H憑經(jīng)驗(yàn)做事，操作大多不科學(xué)、不系統(tǒng)。此種模式造成檔案管理較為封閉，不僅管理效率很難提高，信息整合效率也比較低。因此，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式的應(yīng)用，必須立足現(xiàn)有問(wèn)題，針對(duì)當(dāng)前管理中存在的缺陷和弊端，有計(jì)劃地進(jìn)行改進(jìn)，促進(jìn)雙重管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。但要注意的是，傳統(tǒng)模式也有其長(zhǎng)處[7]，在引入數(shù)字網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，應(yīng)注意保留其優(yōu)勢(shì)。現(xiàn)代醫(yī)院的綜合檔案管理應(yīng)將傳統(tǒng)模式的優(yōu)勢(shì)與數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，形成二者的互補(bǔ)，以此促進(jìn)管理效率與水平的提升。

在國(guó)家的支持與政策的推動(dòng)下，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)近年來(lái)實(shí)現(xiàn)了重大進(jìn)步，綜合檔案管理工作的要求也更高[8]。在此種背景下，管理模式的創(chuàng)新是醫(yī)院發(fā)展的必然要求。現(xiàn)代醫(yī)院規(guī)模在不斷擴(kuò)大，服務(wù)能力也在同步提升，所以，運(yùn)轉(zhuǎn)中產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量十分龐大。這些資料中蘊(yùn)含著很多極具參考價(jià)值與利用價(jià)值的信息，若能夠得到科學(xué)運(yùn)用，必然會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有所助益。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式的應(yīng)用，能夠幫助醫(yī)院提升檔案質(zhì)量與信息整合效率，有助于醫(yī)院更好地應(yīng)對(duì)新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式的科學(xué)應(yīng)用，應(yīng)以紙質(zhì)檔案為依據(jù)和基礎(chǔ)，以信息技術(shù)為實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的工具。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)中記錄了各種有價(jià)值的信息，可借助共享平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高效的信息共享。另外，借助檢索工具，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)還能夠使得信息獲取更加快捷和方便。

2.3配備專(zhuān)業(yè)人才，建設(shè)信息化

數(shù)字網(wǎng)絡(luò)以信息技術(shù)為支撐，對(duì)于工作人員的能力提出了更高要求。所以，醫(yī)院也要重視加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)[9]，在選拔工作人員的時(shí)候，必須以專(zhuān)業(yè)能力及道德水平為衡量依據(jù)，選擇技術(shù)型、專(zhuān)業(yè)型人才。此舉可為數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式的科學(xué)應(yīng)用提供人力資源上的保障，有助于該模式積極作用的發(fā)揮。專(zhuān)業(yè)人才除了要具備出色的業(yè)務(wù)能力之外，還要有強(qiáng)烈的效率意識(shí)，可以勝任信息整合工作。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式的高效運(yùn)用，必須重視建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，以豐富儲(chǔ)藏。

2.4應(yīng)用實(shí)例與效果

某縣級(jí)醫(yī)院在2012年3月初接到工資改革的通知，要求在10天內(nèi)進(jìn)行完畢。為了按時(shí)完成此項(xiàng)任務(wù)，該醫(yī)院采取了下述實(shí)施辦法：①以現(xiàn)有資料為基礎(chǔ)，充分利用可用信息。該醫(yī)院每年都需要向當(dāng)?shù)刎?cái)政部門(mén)交一份供養(yǎng)信息表格，其中對(duì)人員的基本信息有比較詳細(xì)的記錄。因此，該醫(yī)院在工資改革中，以此項(xiàng)表格為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有信息的導(dǎo)入和部分項(xiàng)目的完善，節(jié)約了大量的信息搜集時(shí)間。②借助辦公軟件，獲得所需表格。在確定上述方案后，該醫(yī)院借助工資調(diào)整程序的導(dǎo)入功能，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)有信息的高效利用，并利用Excel軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行了編輯和處理，最后，將編輯結(jié)果導(dǎo)入計(jì)算機(jī)程序，并對(duì)不完善之處進(jìn)行了補(bǔ)充、調(diào)整，獲得了所需表格。通過(guò)上述措施，醫(yī)院在一周內(nèi)就完成了工資改革的任務(wù)，所花費(fèi)的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于其他醫(yī)院。

3關(guān)于數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式在醫(yī)院綜合檔案管理中應(yīng)用的幾點(diǎn)思考

3.1更新觀念是前提

數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用，離不開(kāi)人的行為。人的行為受思想支配，所以，該模式的應(yīng)用成效在很大程度上取決于人的思想觀念。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)能夠起到提高檔案質(zhì)量的作用，對(duì)于減輕工作人員的壓力和負(fù)擔(dān)具有重要意義。但現(xiàn)實(shí)中，依舊有很多人并未科學(xué)認(rèn)識(shí)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式，導(dǎo)致其在應(yīng)用中面臨很大阻力。因此，在應(yīng)用該模式的時(shí)候，必須重視創(chuàng)新觀念、更新思想，正確認(rèn)識(shí)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，將其合理運(yùn)用于綜合檔案管理中。

3.2標(biāo)準(zhǔn)化是保障

數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式是一種明顯區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式的新方法，其能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展具有重要的積極意義。文件與檔案存在一些細(xì)微的差別，可以說(shuō)文件是檔案的來(lái)源之一。在綜合檔案管理中，涉及到文件向檔案的轉(zhuǎn)化。在這個(gè)過(guò)程中，需要對(duì)文件價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，并確定可用的技術(shù)手段，另外，檔案保密等也都是其中需要注意的問(wèn)題。因此，在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式的應(yīng)用中，必須重視標(biāo)準(zhǔn)化管理的保障作用。

數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式在現(xiàn)代醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用，除了上述兩點(diǎn)之外，還有一些問(wèn)題也是需要格外注意的，比如：科學(xué)看待數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的積極作用；定期展開(kāi)信息系統(tǒng)調(diào)試，以保障信息資源的安全；對(duì)于部分關(guān)聯(lián)重大的信息，必須采取必要的保密措施，以防泄露；處理好相關(guān)的程序問(wèn)題；做好與此相關(guān)的申報(bào)工作，確保資料的有效性；定期檢查、不定期抽查并舉，做好相應(yīng)的監(jiān)督工作；確立培訓(xùn)與考核機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)工作人員的有效約束，為數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。

4結(jié)語(yǔ)

總體而言，綜合檔案管理工作對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展來(lái)講至關(guān)重要，因此，做好此項(xiàng)工作是醫(yī)院高效運(yùn)轉(zhuǎn)與健康發(fā)展的保障。鑒于傳統(tǒng)管理模式具有明顯的滯后性，在當(dāng)前的工作中，有必要對(duì)現(xiàn)行管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，積極應(yīng)用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式，以提高檔案管理工作的效率，為信息資源的高效利用提供保障。此舉不僅是提高醫(yī)院綜合檔案管理工作質(zhì)量的要求，更代表著現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)。

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