智慧城市背景下區域檔案信息資源共建共享模式研究

吳加琪+陳曉玲

摘??要：檔案信息資源共享是社會信息化環境下檔案工作的重要內容，但在現實工作開展中存有諸多制約，共建共享是一種更為優化的檔案信息服務方式。本文介紹了檔案信息資源共建共享的基本模式，在此基礎上提出了區域檔案信息資源共建共享的優化模式，并對智慧城市背景下區域檔案信息資源共建共享的創新模式進行了探討。

關鍵詞：智慧城市;檔案;共建共享

Abstract：?Archives?information?resource?co-construction?and?sharing?is?the?development?direction?of?archives?work?under?the?environment?of?social?informatization，But?in?reality?there?are?many?constraints，co-construction?and?sharing?can?solve?the?problem.?This?paper?introduces?the?basic?model?of?archival?information?resources?co-construction?and?sharing，?Put?forward?the?optimization?model?of?the?regional?archives?information?resource?o-construction?and?sharing，?and?discussed?the?innovation?mode?construction?of?archival?information?resources?co-construction?and?sharing?in?wisdom?city?background.

Keywords：?Wisdom?City;Archives;Co-construction?and?sharing

1??從檔案信息資源共享到共建共享

檔案信息資源共享是檔案工作的重要內容，但是，從檔案信息資源共享實踐工作來看，由于受資金、技術、人才、資源等因素的制約，其開展還存有一定的局限性，如檔案部門往往得不到社會的關注，資金投入不足，管理人才、專業人才、技術人才嚴重短缺，影響了檔案信息資源的共享利用;同時，在我國現有的檔案管理體制下，檔案信息資源被分散保管在各級各類檔案保管機構，檔案管理的標準和社會部門信息建設標準不盡一致，影響了檔案信息跨行業、系統、部門之間的共享;此外，檔案部門的館藏檔案結構不盡合理、檔案人員工作服務有待提升，這些都導致檔案部門開發的檔案資源和社會需求相脫節，等等，這些都制約了共享工作的開展。

20世紀90年代以后，以物聯網、云計算等為代表的信息技術帶動了智慧城市建設的快速發展，智慧城市建設過程中相關部門需要利用各層級的檔案信息資源，這在客觀上要求整合區域內各檔案保管機構檔案資源，在建立分層級檔案信息資源共享平臺基礎上實現社會的接入和利用，如何在智慧城市背景下實現區域內檔案系統內部以及與社會部門之間的檔案信息資源共建共享已引起了檔案界的關注。筆者認為，檔案信息資源的共建共享是指檔案部門根據用戶對檔案信息的需求，充分利用現代信息技術手段和網絡系統，整合各級各類檔案保管機構的檔案信息資源，加強與社會部門的協同，建立一個基于互聯網的分層級檔案信息共享與服務平臺，實現檔案系統內部以及與社會部門之間的檔案信息資源共享，滿足社會對檔案信息的利用需求。與目前的單純檔案信息資源共享相比較，共建共享更強調檔案部門和社會部門在共建檔案信息資源基礎之上的共享，可解決僅僅依靠檔案部門開展共享工作的缺陷，從而在智慧城市體系建設中深層次促進檔案信息資源的利用，對于促進新形勢下檔案事業的發展有著重要意義。

2??檔案信息資源共建共享基本模式

信息資源共建共享基本模式主要有集中型模式、層次型模式、網絡型模式[1]，我們也可依此將檔案信息資源共建共享模式分為上述三種模式。

2.1??集中型模式。集中型模式也稱為垂直型模式，指具有隸屬關系的某系統內或某類型檔案保管機構在不同層次之間協作共建共享檔案信息資源的一種模式。這種模式中，所有下級館（室）都與中心館聯結，并共享中心館的檔案信息資源，如2013年浙江紹興市檔案部門建設“區域公共檔案信息資源管理和服務總平臺”，通過現代化的信息技術手段，將轄區內各縣市區檔案館的檔案信息資源進行整合和利用，實現區域內檔案信息資源的共建共享[2]。集中型模式下，各成員之間具有行政或業務上的上下級隸屬關系，因此相對容易組織開展，但這種模式也有其自身的不足，集中型模式具有封閉性，排斥了系統外及各系統之間的檔案信息資源有效共享。

在我國現有檔案工作體制下，保存檔案資源的檔案機構既包括傳統的國家檔案館、部門檔案館、企事業檔案館（室），還包括近年來新出現的新型檔案機構，如文件中心、檔案寄存中心、檔案事務所等，在條塊分割的管理體制下區域內檔案工作處于政府、部門、行業和社會組織各自管理的狀況，檔案行政管理機構對上述檔案保存機構僅履行“按區域執行監督和指導的職能”[3]，基于此，集中型模式下，檔案信息資源共建共享可分為檔案專業系統內各級國家檔案館檔案資源共建共享、檔案專業系統之外的社會各系統內檔案資源共建共享，以及和上述各系統無隸屬關系的社會組織檔案信息孤島并存的工作狀況。

2.2??層次型模式。層次型模式又稱水平型模式，是指同層次間不同系統、不同類型檔案保管機構之間的信息資源共建共享模式，是一種跨系統的條塊結合的工作模式。層次型模式以某個地區為范圍，以綜合檔案館為基礎，統一標準，聯合建設，共享開發利用各系統、行業和部門中的檔案信息資源，但這種模式下，各檔案保管機構分屬于不同的行業系統，并無隸屬關系，檔案信息資源共建共享的推進工作缺乏行政促進機制的有力保障。

由上可知，層次型模式對促進區域檔案信息資源共建共享工作開展是有利的，雖然各檔案保管機構在行政上不存在隸屬關系，但就推進檔案工作合作共享卻有著共同的要求，加強跨系統檔案信息合作共享對于各部門的工作效率是雙贏的結果，但層次型模式下的合作如果缺乏合理有效的運行機制、協作機制、保障機制，這種模式在實踐中往往難以有效開展。

2.3??網絡型模式。網絡型模式是指所有檔案保管機構間都可直接相互聯結，互相建設共享檔案信息資源。其理論基礎是雖然各檔案保管機構的檔案資源具有一定的獨立性，但它們都屬于我國整體檔案資源不可分割的組成部分，因此對所有檔案信息資源都可以進行合作共享，網絡型模式在理論上是最優化的共建共享模式，但考慮當前的檔案工作體制、機制、信息技術、部門利益等因素，這種模式是在實踐工作中操作難度最大，最難以真正實現的一種模式。

3??區域檔案信息資源共建共享的優化模式

3.1??確定優化模式的原則。（1）適應性，模式的確定應符合地區政治、經濟、文化現狀，適應檔案事業發展的需要以及現有的檔案工作體制機制，具有實際可操作性;（2）漸進性，應意識到檔案信息資源共建共享工作是一個逐步完善的發展過程，在建設過程中可考慮分步實施，科學建設。（3）前瞻性，模式的選擇既要符合檔案工作的現狀，也應具有一定的超前設計理念，為將來的功能的拓展預留余地。（4）融合性，上述三種共建共享模式之間并不是完全割裂的，在具體選擇時，可整合各種模式的優點，因地制宜，多種模式并舉，使區域檔案信息資源共建共享工作務實開展。

3.2??區域內檔案信息資源共建共享優化模式的思路。結合我國現有的檔案管理體制機制及各地區檔案工作的實際，區域內檔案信息資源共建共享的優化模式是改良基礎上的集中型模式，實際開展時可分層級逐步推進，具體為：在地區檔案行政管理機構的統籌指導下，大力開展檔案信息的資源體系、安全體系、利用體系及信息技術建設，首先在區域內具有隸屬關系的包括檔案系統在內的各行業系統內開展共建共享，實現縱向的各檔案保管機構在不同層級之間檔案信息資源共建共享，在此基礎之上逐步實現區域內橫向的跨行業系統檔案信息資源以及區域內相對獨立的社會組織、檔案寄存中心、檔案事務所和公民個人的檔案資源的共建共享，整體提高地區檔案資源綜合服務能力，為地方經濟社會發展提供有力的檔案信息支撐，并為將來更大范圍內的跨地區的國家范圍內檔案信息資源共建共享工作奠定堅實的基礎。

這一模式也可概括為：地區檔案行政管理機構統籌指導，在集中型基礎之上的分層級推進，各行業系統分別實施，先系統內共建共享，后跨行業系統共建共享，最終實現全國檔案信息資源共建共享。

4??智慧城市背景下區域檔案信息資源共建共享模式創新

4.1??主題內容協作的共建共享模式。主題內容協作的共建共享模式的目標在于建設基于共享的專題檔案信息資源，這種模式能夠將專題檔案信息集中在一起，方便用戶從專題角度共享利用檔案信息資源[4]。在智慧城市建設中，為解決社會公眾關心的核心問題，提升重點領域服務水平，城市管理部門往往開展部分專題智慧應用體系建設，如智慧社會管理體系、智慧健康體系、智慧文化服務體系、智慧安全應急體系，等等。這些智慧應用體系建設過程中，檔案信息具有重要作用，檔案部門應和政府相關職能部門加強協作，共同建設和共享專題檔案信息資源，而在實際工作中，部分地區檔案部門已開展和相關部門協作建設共享工作的探索。如浙江省提出建設“民生檔案”、“平安檔案”、“活力檔案”等專題檔案的思路，在工作過程中，浙江麗水市建成了包括資產檔案應用模式和百姓檔案智能模式等在內的四個智慧應用模式[5]，浙江紹興市2013年創建“區域涉民檔案集成管理與服務平臺”，以公民個人身份證號碼為關聯，通過公民個人身份識別對各類檔案信息的有機聯系，打破了現有各數據庫之間的孤立關系，實現了人與人、人與物、人與證、人與業的智慧整合[6]。

4.2??非政府社會組織主導的共建共享模式。非政府社會組織共建共享模式是指由非政府社會組織主導實施的區域內檔案信息共建共享模式，在我國現有的工作體制機制下，區域內信息資源共建共享主要由政府部門負責開展實施，但近年來在國際范圍內興起由非政府社會組織主導開展的區域內或跨區域的信息資源建設與共享工作，我國近年來在部分領域也開始探索這一新模式，在該模式下，非政府社會組織根據地區發展規劃，研究本專業領域信息共享平臺建設、具體數據集成共享和業務協同、研究共建共享工作中信息安全和隱私的法規政策、信息數據標準，同時負責召開學術交流會、技能培訓、新技術和項目推廣應用等。2013年3月，中國衛生信息學會健康檔案與區域衛生信息化專業委員會成立，其建設的核心內容區域衛生檔案信息平臺，實現基于電子健康檔案、電子病歷索引庫及人口信息數據庫的綜合管理和數據利用，實現公共衛生、醫療服務、醫療保障、藥品供應保障、計劃生育和衛生綜合管理六大業務應用互聯互通、信息共享、業務協同，實現智慧城市建設中的智慧醫療，目前該組織已協助國家衛生計生委在上海閘北區、重慶、浙江舟山、四川德陽等地區開展智慧衛生檔案信息平臺的建設工作[7]。

4.3??市場機制調節的共建共享模式。市場機制共建共享模式是指在檔案部門參與區域內檔案信息建設和共享工作中引入市場機制，通過市場調節協作雙方的權利和義務，保障共建共享的可持續發展。作為社會公益性信息組織，傳統檔案管理體制和運行機制基礎上的檔案信息資源共享強調檔案部門的投入和付出，檔案部門在積極向社會提供各類公共信息的同時，自身資金投入、效益和人員等因素較少得到重視，致使建設成本過高而使檔案部門難以承受。在智慧城市建設中，檔案信息資源共建共享工作應運用市場機制調動各方積極性，用市場機制來建設和共享檔案資源，實現資源和成本管理的合理化，真正體現合作共建、社會共享的目標。

隨著我國各地區智慧城市推進工作的開展，社會部門對檔案信息的需求較以往更為迫切，檔案部門應改變以往單向檔案信息輸出的模式，積極引入市場機制調節的共建共享模式。如，檔案部門可爭取檔案資源建設與共享專門經費用于基礎檔案信息的市場外包數字化、智慧檔案管理系統的建設和管理、智慧檔案建設和共享中的云計算及物聯網等核心技術的開發，等等;考慮如何將檔案信息資源共建共享工作融入到智慧城市建設體系之中，列入政府主導的智慧城市建設規劃內，將其市場項目化，從智慧城市的財政專項中獲得資金支持，引導智慧城市各項專項建設經費向檔案領域的流入;此外，在部分商業目的智慧項目中以市場購買的方式獲取檔案信息數據，等等。

4.4??全面融入的共建共享模式。檔案工作應全面融入智慧城市建設的全過程，這就要求在包括智慧城市基礎設施建設、核心技術、運營管理、信息安全等各領域實現檔案領域的同步建設，當前檔案部門應重點加強以下幾方面工作：（1）加強網絡基礎設施建設。檔案工作應主動融入各地智慧城市的建設，加快“下一代互聯網”、“新一代廣播電視網”?、“第四代無線通信”以及物聯網、云計算等關鍵技術在檔案工作中的應用，同步構建與智慧城市協同統一的泛在網絡，在信息基礎條件較好的檔案部門開展“三網融合”和網絡基礎設施共建共享試點建設，積極探索適應三網融合的檔案工作模式。（2）推動檔案云計算中心建設。根據檔案部門實際智慧應用需求，整合檔案工作網絡、軟硬件和信息資源，建立檔案云計算中心，構建檔案云計算服務平臺，形成契合檔案工作特點和需求的檔案云計算關鍵技術服務和整體解決方案，用于現代海量檔案數據的收集、整理、傳輸、存儲、備份和開展利用等，向社會提供技術先進、標準統一、安全穩定的檔案云服務。（3）檔案信息安全基礎建設。應加強完善檔案信息安全保障體系、檔案信息安全測評認證體系、網絡信任體系、檔案信息安全監控體系建設，建立檔案信息安全等級保護和風險評估制度，加強檔案網絡和信息安全監控預警機制，按照《國家網絡與信息安全事件應急預案》的規定，建立重點檔案信息系統突發事件的應急響應機制，提高檔案信息安全事件應急處置能力。

*本文系國家檔案局科技項目“智慧城市背景下區域檔案信息資源共建共享理論及其實現機制研究”（2014-X-48）、江蘇省教育廳哲社項目“面向社會突發事件的檔案工作機制創新研究”（2013SJD870003）、江蘇省高校檔案研究會項目“檔案信息資源共建共享理論與實踐研究”（jsgdz2013-09）研究成果。

參考文獻：

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[2][6]陳慧瑛.智慧檔案?數字先行[J].浙江檔案.2013（12）：14～15.

[3]吳加琪.面向社會突發事件的檔案工作應急聯動機制研究[J].檔案與建設.2013（10）：7～10.

[4]李安.國外幾種信息資源共建共享模式及其對我國的啟示[J].情報理論與實踐.2004（1）：100～102.

[5]魯冰瑩.聚焦：“智慧檔案”建設的前瞻構想[J].浙江檔案.2014（3）：14～17.

[7]甘華平.智慧醫療?智慧共享.中國信息界[J]?.2014（3）：32～33.

（作者單位：吳加琪，南京信息工程大學檔案館;陳曉玲，南京信息工程大學濱江學院圖書館??來稿日期：2014-10-20）