嵌入性理論在檔案管理與服務中的應用探討

劉永+周文迪+許燁婧

摘要：本文針對專業分工細化與融合泛化的兩極發展趨勢，分析了“嵌入性”理論的由來及其在檔案工作中的客觀存在性。在對嵌入性應用背景、應用必要性、應用動因和應用原則分析的基礎上，從社會空間的嵌入、技術空間的嵌入和業務空間的嵌入三個維度以及嵌入性專業服務、嵌入性專題服務和嵌入性知識服務三個層面對嵌入性理論在檔案管理和檔案信息服務中應用模式和方法進行了探討。

關鍵詞：嵌入性理論;檔案管理;檔案服務;管理模式

Abstract：?With?the?specialty?division?of?refinement?and?fusion?generalization?trend?of?social?development，?this?paper?analyzes?the?origin?of?"embeddedness"?theory?and?the?objective?existence?in?Archives?work.?Based?on?the?analysis?of?the?application?background，?application?necessity，?application?motivation?and?application?principle?of?the?embeddedness，?it?discusses?the?application?mode?and?method?in?Archives?management?and?information?service?from?the?three?dimensions?of?social?space?embedding，?technology?space?embedding?and?business?space?embedding?and?three?levels?of?embedded?professional?service，?embedded?special?service?and?embedded?knowledge?service.

Keywords：?Embeddedness?Theory;?Archives?Management;?Archives?Service;?Management?Mode

1?引言

專業分工的逐漸細化是社會發展的基本趨勢，但隨著技術進步和應用進程的加快，以及工業化和信息化融合的深化，產生了分工細化與融合泛化兩極發展的趨勢。

在網絡信息化時代，專業分工的逐漸細化與專業服務的日趨多元化，也帶來了生產者與消費者對專業工具和手段的依賴化、專業需求的多元化和生產與消費界限的模糊化趨勢。從競爭的角度看，競爭與合作的對立也不斷向競爭合作的統一，即“競合”方向演化。從社會關系網絡角度看，具有植根性的文化軟實力作用也在不斷強化。這些跡象已經表明，社會網絡結構中各要素相互間的“嵌入性”問題已經逐漸成為一門顯學。

19世紀末，一些思想家曾經提出“鑲嵌”、“植根”等思想，而在理論上明確“嵌入性”（Embeddedness）概念的是匈牙利政治經濟學家卡爾·波蘭尼（Karl?Polanyi）。該學者在1944年出版了《大轉型：我們時代的政治經濟起源》（The?Great?Transformation-The?Political?and?Economic?Origins?of?Our?Times）一書。該書指出，在非市場經濟中，經濟不是一個獨立領域，而是嵌入在社會和文化結構之中，具有經濟活動的社會嵌入性。后來，一些經濟學家認為，即使是市場經濟，經濟仍然嵌入在社會和文化結構之中，各種經濟活動仍然受到其所處的社會結構的限制和影響。也就是說，無論是非市場經濟還是市場經濟，嵌入現象始終存在，只不過社會環境不同，嵌入的程度也不同。

所以，得出的結論是，經濟活動受非經濟活動的影響，這種經濟活動與非經濟活動的交互作用就是經濟活動的社會嵌入性[1]。經濟活動的社會嵌入性必然帶來活動成本，也會帶來活動資本，需要在經濟學分析中加以研究。應當說，嵌入理論通過對經濟學的批判，把經濟學、社會學、組織理論等有信服力地聯系在了一起，帶來了社會網絡理論和社會資本理論的研究新潮，并共同構成了新經濟社會學。

通過對“嵌入性”理論的粗淺觀察，我們看到，卡爾·波蘭尼發現了一個原本存在卻被人忽視了的客觀現象，即專業領域獨立的時代已經逐漸成為過去，交叉融合、協同創新與互動發展的時代正向我們逼近。從檔案管理的角度看，檔案、檔案管理和信息服務活動同樣受非自身活動的影響，同樣具有社會植根性和依附性，或社會嵌入性。所以，不能僅停留在單一研究檔案管理自身現象的階段，需要與社會結構的演進相結合，將知識嵌入性、認知嵌入性、結構嵌入性、組織嵌入性、業務嵌入性、政治嵌入性、社會嵌入性、文化嵌入性和網絡嵌入性等原理和應用納入檔案學研究范疇，豐富和完善檔案管理的理論體系和方法體系。

在檔案管理專業領域，“嵌入性”問題并非現在才有，只不過在理論上還沒有對實踐中的這一客觀事實加以歸納和總結。

例如，在組織性嵌入方面，文書立卷歸檔制度中明確指出檔案管理部門應對文書立卷進行指導、監督和檢查，文件的平時歸卷和年終定卷由現行組織的文書工作人員負責。在業務性嵌入方面，檔案工作采取納入議事日程、納入年度預算、納入年度計劃，參加重要工作、參加項目課題、參加項目驗收、參加設備驗收，與任務下達同步、與進度檢查同步、與成果鑒定同步、與考核獎勵同步等的“三納入、四參加、四同步”制度。在社會性嵌入方面，設立檔案接收征集職能機構，建立檔案移交工作制度，構建檔案接收征集網絡，開展檔案接收征集活動;檔案利用服務工作也要面向和滿足社會發展、國家建設和人民群眾的需求，開展借閱服務、閱覽服務、復制服務、咨詢服務、宣傳服務、證明服務、目錄服務、文獻服務和開放服務，等等。

檔案管理和檔案信息服務中應用嵌入性理論和方法，應根據檔案工作的特點和檔案用戶的特點，進行理論和方法的平移和再創新方能得以有效實施。就目前的工作情況來看，先從構建嵌入性檔案社會組織網絡，建立嵌入式檔案信息研究開發團隊，增強信息網絡技術和手段的應用能力，進行嵌入式檔案信息利用需求調查研究，開展嵌入式專業服務和科學決策服務等方面入手，層層展開、逐步深入和加以推進更為合適。

2?嵌入性理論應用的必要性

長期以來，檔案管理與檔案信息服務還存在管理服務機制與模式制約，檔案管理部門與社會各領域還沒有有效地融入，檔案工作者的專業化素質和能力還不夠高，檔案開放式主動服務效果和質量不盡如人意等系列問題。信息網絡社會所帶來的信息服務泛在化、信息需求多元化以及社會網絡組織滯后性等現象使這些問題更為突出。

2.1信息服務的泛在化。服務的泛在化主要指服務無所不在。由于信息網絡和智能工具的普及和深入應用，信息環境發生了根本性變化，數字信息的可獲得性迅速增強，信息服務也迅速從專門機構的主導性業務轉化為一般機構的增值性業務[2]。信息用戶獲取、利用、生產、發布、管理、存儲和擁有信息的來源與渠道更加廣泛、成本更加低廉、手段更加靈活、查閱更加便捷、交流更加透明、時空更加可近。形形色色的搜索引擎、智能應用等，因其具有“在身邊”、“在眼前”、“在指尖”等信息可近性優勢，愈來愈多地被用戶接受。圖書情報與檔案部門面臨用戶離自己愈來愈遠的困惑和壓力，這種形式迫使信息管理與服務部門改變自己并跟進時代。就檔案管理部門來講，拓寬檔案管理與服務的視野，以更加開放的姿態融入社會信息工作與生活之中，發展共建共享型檔案社會組織信息網絡，才能更有效地實現檔案信息資源的價值、提升檔案工作的社會影響力。

2.2信息需求的多元化。需求的多元化主要體現在三個層面：其一，需求主體的多元化。信息網絡化的高速發展，人們對各種信息利用意識不斷增強，需求主體隨之呈現多元化景象。從機構組織上看，政府、企業、高校、研究院所等為科學決策和知識創新，對信息數量和質量的需求強度增加;從角色群體上看，工人、農民、知識分子等受個人發展空間期望值增長的影響，對信息的需求更廣泛。其二，需求客體的多元化。網絡應用的普及使信息生產和信息利用界限模糊化，導致各領域的信息爆炸性增長。政策信息、科技信息、文化信息、教育信息、醫療衛生信息、運營管理信息、法律法規信息、市場經濟信息、農業信息等交織演進構成了需求客體的多元化局面。其三，需求媒介的多元化。信息載體和傳播的媒體已超出傳統實物載體范疇，虛擬載體與新傳播媒體逐漸成為主流，且技術進步將為人們提供更多的、更便捷和更直觀的需求媒介。

總之，面對需求的多元化發展態勢，單品種、單渠道的信息服務自然無法適應，客觀上提出了嵌入式信息服務的新要求。將嵌入理論和方法應用于檔案管理與服務，突破自我封閉的局限，建立新型的社會網絡化檔案工作模式，是促進檔案管理與服務方式多元化，滿足網絡時代用戶不斷增長和日趨廣泛的信息需求的必然選擇。

2.3網絡組織的滯后性。高度發達的信息網絡已經深入到社會生活的各個層面，人們在虛擬的社會環境中工作、學習和生活已經成為常態。但是，現實的社會生活與虛擬的社會生活之間沒能很好地互動發展，甚至一些情況下，人們更缺乏對現實的社會網絡進行有效的組織和參與，人際關系變弱，組織間的合作趨于不穩定。

就目前的情況看，社會組織信息網絡出現滯后化現象，面對面的信息交流在逐漸減少，虛擬信息網絡的開放性和現實社會網絡的封閉性共存，產生了新的網絡組織性鴻溝與障礙。應當說，虛擬網絡環境不管多么發達，仍然是一種工具，現實的社會網絡仍然是工作和生產活動的重要載體，這一點往往容易被人們忽視。社會組織信息網絡的滯后性主要表現在社會網絡結構的失衡性，也就是專業信息服務機構沒能很好嵌入到各種類型的社會網絡組織之中。

與社會網絡組織結構失衡性并存的還有服務文化觀念的脫域性、社會網絡關系的斷裂性、信息組織與信息服務的漂浮性、社會參與機制的不健全性、民間社會服務組織的松散性、服務體制和機制制度設計的局限性等方面[3]。社會網絡組織的滯后性帶來的主要問題是信息管理與服務方式的僵化，客觀要求檔案部門要強化社會參與意識，用嵌入性思維突破管理體制和主觀意識的制約，強化社會網絡組織的協同作用，與廣泛的社會資源相互支撐，實現檔案信息資源的社會網絡化配置，提升檔案信息資源的社會價值。

應用嵌入式理論開展檔案管理和檔案信息服務工作，通過網絡交流、需求互動、專業跟進、協同互補等制度設計，是改進檔案管理模式，形成集群優勢，提升服務能力的重要發展路徑。

3?嵌入式網絡形成動力分析

社會網絡成員愿意互相嵌入的動因主要是在知識、技術、物質、社會等資源上存在供需不均衡性或稱供需位勢差，即擁有資源的能力和獲取資源的需求存在一定的位勢級差。只有存在資源供需位勢差，才可產生互相嵌入和形成系統網絡以實現資源共建共享的動機。

3.1知識資源供需位勢差。知識主體通過消化吸收、傳播應用、更新創造等活動，積聚資源并形成特有優勢，形成知識主體勢能。知識勢能是指某一時期或時點，一方知識主體與另一知識主體相對的知識水平或狀態，能夠反映特定知識主體占有特定知識資源優勢的程度[4]。知識位勢是指擁有一定深度和廣度知識的主體所具有的能量態勢，表征主體積累的知識存量在組織中的位勢或稱勢能[5]。知識勢差表示不同知識主體在某一特定時期同類知識上知識位勢的差距。知識勢差能夠表征不同主體之間知識支配能力的差異，其包含橫向勢差和縱向勢差兩種類型。知識勢差中存在知識數量與知識質量兩重因素。知識的數量是指知識廣度，即知識多元性;知識的質量是指知識深度，即知識主體在某單一知識面所處的位置。

社會網絡中不同主體的生活環境、經濟環境、教育環境不同，擁有的知識資源也不同，知識資源分布具有不均衡性。同時，不同專業領域積聚的知識結構存在專業化趨向，存在知識位勢差。知識存量的廣度和深度直接影響著知識位勢，它們的知識差異引發各個主體之間的交互，促進其知識轉移、知識擴散等。在知識嵌入性服務活動中，社會網絡中各成員擁有知識的質和量是有區別的，存在相對高位勢的知識成員和相對低位勢的知識成員。成員知識存量越豐富，知識位勢高的成員向外界傳播知識的可能性越大，越有可能成為知識源;知識位勢低的成員吸收知識的可能性很大，成為知識接受方[6]。知識勢差的影響存在一定的閾限。知識勢差過小，知識流量相對不足且轉移動力較弱。知識勢差過大，一定程度上限制主體吸收學習能力。因此，適當的知識勢差，一方面促進知識流動，加強知識轉移效果，另一方面有利于增強主體對知識的吸納能力。

知識資源供需位勢差是運用嵌入性理論開展檔案管理和檔案信息服務的主要動力之一。就所包含的知識而言，相對于圖書、情報和相關資料，檔案信息資源更具有知識的顯在性、原始性、稀缺性、專業性、獨具性、連續性和不可替代性等特點。檔案形成于各專業領域職能活動之中，由社會工作和生產實踐活動中解決現實問題的指導文件而來，本身就是知識運用于實踐生成的新知識產品。因此，檔案管理機構在基于檔案信息資源的知識化服務中具有獨特優勢和地位。但是，應當看到檔案管理部門對檔案知識資源的挖掘與服務的意識還不夠強、專業還有局限、能力還不夠高，專業化的知識位勢差別還沒有真正形成，知識服務的動力顯現出自身的不足，這正是我們需要著力研究和解決的現實問題。

3.2技術資源供需位勢差。技術位勢差主要表現為待嵌入的社會網絡各節點成員單位相互之間所存在的技術差距。技術供需位勢差可以產生相互嵌入的期望，如果技術勢差適中，信息服務機構占有一定的技術高位勢的情況下，嵌入的可能性就會明顯增大。當然，技術勢差過高或過低均會因為嵌入雙方對技術的消化吸收能力過于懸殊反而會影響嵌入的可能性。技術勢差還表現在技術革新的時間差方面，如果嵌入的各方在技術更新速度方面比較一致，則嵌入的可能性也會明顯增加[7]，反之，相互嵌入的可能性會減少。

檔案專業化技術服務主要依靠檔案中技術資源的系統化組織和強化現代技術應用水平，增強服務的科技含量兩個方面形成一定的位勢，通過嵌入式管理模式的創新，為現實的科研、生產服務。

3.3物質資源供需位勢差。物質資源供需位勢差主要表現為社會網絡節點成員單位所擁有的物質資源供需的不均衡性和差異性。物質資源供需位勢差是組織聯盟、集群網絡、人際網絡等社會關系網絡形成的動因之一。一些學者認為所擁有的物質資源構成的不同環境具有不同的認知體系和價值觀體系。行動者因其具有獲取對自身有利的資本和物質利益期望，會傾向于認同合作對象的認知體系和價值觀體系，從而達成相互嵌入意愿，形成聯盟式或集群式社會組織信息網絡。當然也有例外，因為人們除物質利益以外，還有權力、地位、身份、榮譽、信仰和操守等非經濟動機[8]，這些不一定會因物質利益的追求而改變。“道不同不相為謀”，認知體系和價值觀體系不同，則難以產生相互嵌入的動機。

物質資源供需位勢在應用嵌入式理論開展檔案管理與檔案信息服務中的動力作用雖不明顯，仍可以從普遍認知體系和價值觀體系出發，構建嵌入式檔案社會組織信息網絡。實際上，各級各類的檔案館與高等院校共建大學生社會實踐基地、與中小學共建愛國主義教育基地和舉辦公益性檔案夏令營活動、與部隊聯合開展國防愛國主義教育活動等，就是從社會責任感、使命感、核心價值觀、創新精神和實踐能力等普遍的價值取向出發構建起來的。我們可以在此基礎上，運用嵌入式理論，拓展專業領域，共建信息網絡，開展更廣泛和更深層次的檔案信息服務。

3.4社會資源供需位勢差。與物質資源和人力資源對應的還有社會資源。按嵌入性理論，社會資源是組織和個人所處的社會網絡關系，以及社會網絡關系之上形成的信任、互惠與合作等無形資源。不同的社會組織在擁有社會資源上存在位勢差距。經濟學界認為，充足的社會資源可以拓寬資源獲取渠道、降低權益資本成本，但對社會資源的過分投入也可能成為額外的負擔[9]。

檔案管理部門作為社會文化事業機構，在建立確保檔案安全保密的檔案安全體系、建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系等“三個體系”建設中，要求將包括組織和個人在內的社會資源納入到檔案信息資源視野。檔案管理的各個環節需要覆蓋社會的各個層面，構建更廣泛的社會共建共享的檔案管理與服務利用有機體系，充分發揮信任、互惠與合作等無形社會資源優勢，提升檔案管理與服務能力。

以上是對嵌入期望和嵌入動力的主要因素所進行的分析。當然，嵌入的可能性還會受其他方面因素的影響。例如情境關系、組織關系、私人關系、地緣關系、血緣關系、社會關系、國際關系、受限領域、競爭關系以及價值取向、政治、政策、制度等方面。

檔案作為反映工作職能活動面貌的最原始的歷史記錄，其所包含的信息和知識具有完整、準確、系統、精練、專業、真實、可靠等獨特的資源優勢，其中的部分資源具有不可再生性，所包含的一些重要的歷史印跡、活動軌跡、憑證信息、重要數據等具有不可替代性，這些均是檔案知識資源在供需位勢上的獨占和獨有特點。但是，這些優勢還是一種資源稟賦優勢，為有效開展嵌入式管理和嵌入式服務工作，仍需深度挖掘檔案知識資源并系統地構建相應的管理與服務技術平臺體系，使檔案信息資源供需位勢差在所要嵌入的各專業領域均有適當的提高，才能使這種獨特的優勢得以在社會網絡中最大限度地發揮。

4?嵌入性理論應用原則

4.1嵌入條件性分析。任何理論的應用都需要在一定的條件下進行，在檔案管理與服務應用中也非必須無限嵌入。檔案管理與服務工作中應用嵌入式理論的主要根據是基于檔案具有一定的社會植根性和社會依附性這一判斷，強調檔案工作在一定程度上應與社會政治、制度、經濟和文化進行融合，在發揮檔案管理社會功能的同時推動檔案事業的發展。也就是說，檔案工作的開展不能孤立、封閉地進行，也不能將檔案工作抽象化和理想化。站在社會學與檔案學的學科本位之上，用更寬的視野，在更大的空間中，將社會多環境變量的影響納入檔案工作理論和實踐研究框架，進行具體化考察，并進行一定的拓展性研究[10]，才能夠更加客觀地分析檔案事業所處的社會地位，豐富和完善檔案管理與服務理論和方法，提升檔案工作水平和檔案社會服務能力。

上述討論強調的“一定條件”和“一定程度”意指檔案工作對嵌入性理論的應用不能走極端，強調的是適度性，也就是要避免嵌入不足和嵌入過度的問題。嵌入性理論應用研究的重點在于明確自身檔案管理工作所處的社會環境，正確認識社會網絡結構和功能，進行選擇性嵌入設計。

嵌入不足和嵌入過度均源自關系錯位，即沒有把檔案自身工作實際與所處的社會網絡進行有效的融入和結合，沒有把立足本位和把交叉協同、優勢互補作為統一體，對所處的社會網絡的結構與功能調查分析不足，沒有對嵌入的模式、機制、交互作用和功能發揮進行具體設計，從而不能充分發揮應有的效用。嵌入不足主要表現為過度強調本位，融入層次和深度不足;嵌入過度主要表現為過度脫離本位，融入層次和廣度寬泛。

4.2嵌入性應用原則。為了克服嵌入性理論應用的局限性，需遵循一定的原則，包括鄰近性、認同性、對等性、互補性和規范性等五個方面。

鄰近性原則。嵌入對象的選擇應以服務對象本地性、職能活動鄰近性、工作網絡一體性、服務需求經常性、社會關系和諧性、利益趨向互補性、工作目標確定性、價值鏈條穩定性、專業分工明確性等為首要條件。

認同性原則。嵌入對象的選擇應在思想、行為、能力、目標、規范、制度、管理和效益等方面取得相互認同、信任、接納、和諧和一致的基礎上進行。

對等性原則。即沒有隸屬關系，地位相等，相對獨立、各具特色、求同存異、互為條件、互相配合、相互制約、互補包容、理性交叉、有限融合。

互補性原則。能夠形成互補、互利、互換、各負其責、資源共享、各取所需、相互協調、相互影響和相互學習機制，具有整體共同克服和解決面臨的挑戰和問題能力的戰略聯盟關系。

規范性原則。進行必要的制度和規范設計，形成網絡組織各成員共同認可的行為準則。

5?嵌入式管理機制分析

嵌入性理論探討的是客觀存在的社會植根性現象，有一定的原生性和自發性，但有意識地構建嵌入式管理機制，將檔案工作融入所處的社會環境之中，才能充分發揮檔案部門與社會各領域的交流、協同、互動功能，合力助推檔案工作的發展。

嵌入機制可分為社會空間嵌入、技術空間嵌入和業務空間嵌入等三個方面的機制，還包括認知空間、文化空間、虛擬空間、物理空間等方面的嵌入機制。以下僅對檔案工作的社會、技術和業務空間的嵌入式管理機制進行討論。

5.1社會空間的嵌入。社會網絡的有效融入是運用嵌入性理論創新檔案管理工作和開展檔案信息服務的重要保障。由于檔案工作的各個環節與政府機構、高等院校、科研院所、社團組織、經濟實體之間存在著更為密切的關系，各級各類檔案行政管理部門和檔案業務管理部門在社會網絡環境中擁有比圖書情報部門更有利的資源和優勢。檔案管理部門可以運用嵌入性理論，強化融入社會網絡的意識，積極拓展與社會網絡交流互動的渠道，構建并鞏固和加強與社會組織結構中的個體、群體和網絡在信息資源共建共享中的共生關系，則可以更加密切檔案管理組織與檔案信息用戶之間的協同關系，建立和增強與檔案用戶之間的交互性、互補性、參與性、共建共享性和相互依存性，逐步形成新型的檔案管理機制和檔案信息服務模式。

社會空間嵌入的有效方式是構建檔案網絡組織信息聯盟，形成檔案管理集群網絡。一般來講，聯盟組織之間擁有的信息和資源具有可替代性和不對稱性，聯盟組織具有熵減性和競爭性，網絡節點具有斷裂性，聯盟動機具有觸發性和交流性等特點。同時，按人與人、組織與組織之間相互交流的強度觀察，組織之間存在弱聯系和強聯系。一般說來，組織內部和群體內部多存在強聯系，不同群體、不同組織之間多存在弱聯系;正式或同類組織多存在強聯系，非正式或跨類組織多存在弱聯系。

在應用嵌入性理論構建檔案信息組織社會網絡的過程中，從理論和應用層面構建高質量的信息橋和完善廣泛的弱聯系，在此基礎上強化弱聯系與強聯系之間的共生關系，充分利用信息網絡，疏通信息交流渠道，及時修補斷裂的節點，形成良性的網絡組織信息可持續發展生態環境。

檔案部門應根據社會空間的有效嵌入要求，充分運用先動和跟進兩種推進方式，先行建立和打破路徑依賴，創建更多的弱聯系通道，促進檔案社會組織信息聯盟的成長，使以網絡為主體的網絡組織間信息聯盟活動得以有效開展，提升檔案社會網絡信息組織的整體優勢。

5.2技術空間的嵌入。目前，檔案信息化工作已經進入了快速發展的階段，各種現代信息技術手段在檔案管理工作中不斷地得到運用，在虛擬的信息空間之中開展檔案管理工作與檔案信息服務工作的比重在不斷增加。因此，技術空間的進一步嵌入有利于提高檔案管理的效率和信息服務的績效。

在嵌入性理論的指導下，檔案工作者應當密切追蹤和跟進新技術的應用，將檔案信息網絡的節點延伸到社會網絡的各個層面，借助各種新媒體技術豐富和完善檔案信息網絡平臺，在檔案信息資源無障礙聚合、協同化開發、個性化管理、知識化組織、可視化供給、泛在化推送、全景化宣傳和全程化融入等方面提升至新的高度。

技術空間的嵌入具有雙向嵌入的特點。一方面，檔案信息網絡可以無縫嵌入到政務網絡、物聯網絡、移動通信網絡、廣播電視網等網絡之中，通過有效的融合開展深層次的檔案管理與檔案信息服務工作;另一方面，將現有的信息技術和相關應用嵌入到檔案管理信息化平臺之中，如利用嵌入式系統、互操作系統和結果融合[11]等技術對網絡信息資源進行有效的集成、對用戶需求偏好進行數據挖掘、對用戶信息需求進行自然語言的檢索、對用戶的潛在需求進行感知、對用戶的情境進行判斷并以此將檔案信息定向推送，更好滿足檔案信息用戶的需求。

5.3業務空間的嵌入。業務空間的嵌入主要體現為檔案工作全面參與各專業領域具體業務工作并進行有效融合，從管理制度、組織體系、創新團隊和信息平臺等方面建立良性業務雙向互動關系，形成工作制度和管理規范。業務空間的嵌入包括業務部門嵌入、業務人員嵌入、業務內容和業務平臺嵌入四個方面，通過全面嵌入，構成檔案部門介入的新型業務工作組織信息體系。

傳統的被動式或訂單式的檔案信息服務方式，按照客戶提出的需求開展檔案工作，會產生多數檔案部門所面臨的共同困境，如業務拓展不順、客戶需求不明、用戶行蹤不定、用戶資源流失的問題。

構建業務空間嵌入式管理模式，可以變買賣式、訂單式、合同式、外包式的檔案管理模式為伙伴式、融合式、合作式和共生式檔案管理模式。通過嵌入式用戶需求挖掘和延伸用戶需求開展檔案管理與服務活動，深入服務對象系統的專業和業務腹地，系統參與其業務工作流程，在把握用戶顯性需求的同時深度挖掘用戶的潛在需求，延伸客戶需求和創造新的需求，形成新的嵌入式、零距離的服務模式[12]，就可以建立相互間的信任、共生、共贏和依賴關系，變短線為長線，保障相互之間的可持續和健康穩定發展，也會增加和拓展新的機會，獲得多邊共贏的良好效果。

業務空間的嵌入，可以使檔案工作者與所涉及專業領域的業務工作保持密切聯系，及時了解和掌握業務進展以及存在的熱點和難點問題，把握需求、明確分工、規范流程，對口服務，提高檔案的收集、管理、服務的水平和質量。

當然，業務空間的嵌入應以檔案部門在知識資源、技術資源、物質資源和社會資源建設方面取得一定成效為前提進行，否則，這種嵌入可能因一廂情愿而得不到真正實施。

6?嵌入式檔案信息服務

嵌入式檔案信息服務包括嵌入式專業服務、嵌入式專題服務、嵌入式知識服務等多個方面。

6.1嵌入式專業服務。嵌入式專業服務就是建立參與用戶專業活動的檔案信息服務。從社會網絡結構的考察出發，把個體、群體和組織網絡的生態關系作為一種動力，研究用戶專業活動的信息需求行為，建立新的工作機制，通過互動與合作，開展檔案信息服務。

較早把嵌入性理論引入信息資源服務模式研究范疇的是圖書館學領域。1993年，美國學者托馬斯·達文波特和拉里·普魯薩克（Thomas?Davenport?&?Larry?Prusak）在《公司資料庫的產生》（Blow?Up?the?Corporate?Library）一文和比利時學者米歇爾·鮑文斯（Michel?Bauwens）在《網絡圖書館員宣言》（The?Emergence?of?the?“Cybrarian”）一文中分別使用了“嵌入式”概念[13]，提出了圖書館員要走出圖書館進入行業領域和開展網絡信息服務的理念[14]。

自此以后，國內外圖書情報界的學者們圍繞“嵌入式服務”分別提出了“嵌入式館員”、“嵌入式學科館員”、“嵌入式圖書館服務”[15]等理念并展開專題研究，分別提出了諸如物理嵌入、組織嵌入、虛擬嵌入、目標嵌入、功能嵌入、流程嵌入、系統嵌入、時空嵌入、能力嵌入、情感嵌入、協同嵌入、社會嵌入、數字嵌入[16]和嵌入式服務的思路并對其實現路徑進行系統化探索。

目前，有關嵌入式檔案信息服務的研究還沒有開展起來，也沒有關于檔案信息嵌入專業服務方面的探討。檔案信息資源和圖書情報信息資源在開發、利用和服務方面具有一定的相通性，因此，可以借鑒圖書情報領域在嵌入式服務方面已有的研究成果，以社會網絡組織結構為載體，探索各類空間集合中開展嵌入式信息服務的機制和模式，介入專業領域進行全過程需求分析、行為判斷、偏好挖掘、信息交互、共建共享并以此為基礎開展個性化和情境化信息服務，以提升檔案信息服務的質量和水平。

在有效嵌入社會網絡的基礎上，深度挖掘社會網絡節點的信息需求，有效利用社會網絡關系的信息通道和社會網絡動態交互的動力引擎，構建更加廣泛的檔案信息資源管理體系和服務體系，提升檔案信息共享服務能力。同時，拓展檔案的收集和征集工作范圍，豐富檔案館藏，形成新的檔案資源優勢和檔案服務能力。

6.2嵌入式專題服務。專題信息服務是檔案服務利用工作的一個重要組成部分。傳統的檔案專題服務一般是圍繞領導、各部門和群眾需要，通過開發檔案信息資源，規劃和設計檔案服務項目，對檔案信息進行研究、加工和開發，以各類編研成果、匯編成果、科研成果等形式開展專題檔案信息服務。檔案專題服務的性質是通過考察檔案用戶的當前信息需求，定向研究并提供檔案研究成果的主動式信息服務，相對于被動式服務有很大進步。然而，定向并不代表個性化、專業化、互動化、雙向性、復用性和共建共享性，其服務的深度、廣度、質量、水平和績效存在先天不足。

嵌入式專題檔案服務是以全過程參與用戶專業領域的管理活動、科學研究和生產實踐為基礎，整合社會網絡中的各類人力、財力、物質資源和技術力量，以雙向嵌入方式，優勢互補、協調互動、相互支撐、共建共享和合作創新，而開展的專題檔案研究與服務。

其實，類似的檔案信息服務在實際的檔案工作當中也不乏其例，只不過因缺乏相應的制度設計而顯現出其臨時性、突擊性或應急性特征。從這個意義上講，嵌入性專題服務具有持續融入用戶情境需求的定向信息服務特點，這一服務功能的發揮將帶來檔案信息服務模式的變革。

嵌入式專題檔案信息服務還具有全過程融入用戶情境需求的特點，不同的工作活動因其具有不同的規律，應具有不同的合作流程、參與流程和檔案專題信息服務流程。例如，面向機械工業產品設計開發的檔案信息專題服務，其服務流程按質量標準體系要求，一般應跟蹤決策、設計、定型生產、持續改進等各階段，其中設計階段又分為初步設計、技術設計和工作圖設計等環節，融入其情境信息需求，開發信息資源和開展信息服務。

6.3嵌入式知識服務。把嵌入性看成檔案知識化功能的重要特性之一，將檔案信息的知識組織、加工、處理和服務嵌入社會網絡結構中，可以更全面地認識知識的社會價值，更好地開展知識服務。

開展嵌入式檔案知識服務應突破檔案知識載體認識的局限，在知識的內容和形式兩方面進行拓展。即將書本、頭腦、個體、網絡、方案、工具、軟件、硬件、封裝、演進、靜態、動態、專業、泛在、抽象、具象等涉獵的知識納入檔案知識組織體系并嵌入到構建的檔案社會網絡結構之中。同時，充分利用社會網絡的交互、匯聚和融合的特征[17]對知識體系進行重新認識和組織，構成新型的嵌入式檔案知識網絡或檔案人際知識網絡。這種嵌入式知識網絡，以社會網絡節點為單元，以社會網絡關系為通道，以網絡交互作用為動力，進行增值化組織、傳遞、交流和共享，增強知識服務的專業性、親和性、可信性、交互性、共建性、分享性、多贏性、后效性和成長性，形成檔案知識生產與服務的自適應良性循環生態環境。

7?結語

關于嵌入性理論的應用問題，圖書情報界借鑒哲學和經濟學界的研究成果，較早開展了研究，也形成了較為系統的研究成果，而在檔案工作中的應用研究還沒有開展起來。本文對嵌入性理論產生的背景、在檔案管理中應用的必要性、應用的原則、嵌入式檔案管理機制和嵌入式檔案信息服務等方面的內容進行了初步探討。

嵌入性理論在檔案管理與服務中的應用涉及面比較廣，既有檔案業務管理問題，也有檔案行政管理問題，以及檔案人才隊伍、檔案職業教育、檔案信息網絡、檔案法律規范、機制體制建設等方面的問題。從嵌入性理論應用研究的內容上看，包括過程嵌入、網絡嵌入、增值嵌入、集成嵌入、組織嵌入、結構嵌入、文化嵌入等，以及嵌入、脫嵌、再嵌入、雙重嵌入、雙向嵌入和疊加嵌入等嵌入性原理在檔案管理中應用問題。這些內容和問題研究的空間還很大，有待相關學者進一步開展討論并期待在這些領域或方向上有更加系統和高質量的研究成果出現。

*本文系國家社會科學基金課題“智慧城市背景下的檔案信息化研究”（項目編號14BTQ070）研究成果之一。

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（作者單位：劉永，鄭州航空工業管理學院信息科學學院;周文迪，鄭州大學信息管理學院;許燁婧，河南省信息智能處理工程技術研究中心???來稿日期：2014-10-18）