“大數據”時代電子檔案工作的若干思考

梁惠卿

摘??要：電子檔案是“轉化”或“處理”而來，不是“建設”而來。理想化電子檔案工作環境的功能設計在現實環境下缺乏可行性，僅靠加大檔案信息化的資金投入并非電子檔案工作的有效保障措施，唯有轉變思維方式，學會運用信息化思維、技術性思維和商業化思維，才是檔案信息化的成功之路。

關鍵詞：大數據;電子檔案工作;思考;商榷

《檔案管理》2013年第6期刊發了張淑芳同志撰寫的《淺議“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢》一文（以下簡稱“張文”）。作者從相關概念的界定、電子檔案建設的政策依據、電子檔案建設的保障措施三個方面，多層次闡述了“大數據”時代下電子檔案建設的趨勢，文章在給予我們許多新知識、新觀念、新理論、新觀點的同時，也有一些值得討論和商榷的地方。這里提出來與張淑芳同志商榷，如有不妥之處請張淑芳同志及廣大檔案界同仁給予指正。

1??電子檔案建設的提法有待商榷

張文在題目中使用了“電子檔案建設”這樣一個詞組，個人以為這種用法不妥。一是“電子檔案建設”沒有一個明確的含義，在知網中運用句子檢索“電子檔案建設”+“是指”，或“電子檔案建設”+“指”，?再或“電子檔案建設”+“是”進行檢索，沒有檢索到相關句子。這就是說，在現有文獻中沒有對“電子檔案建設”進行明確的界定或定義。二是從詞典上查閱，“建設”一詞的意思是指：“創立新事業;增加新設施;充實新精神。”[1]電子檔案組合在一起應該是創立、增加或者充實一種新的檔案之義，但從張文中的表述看，“電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的通用電子圖像文件集合”。[2]是“以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息”或者是“把應用系統的電子信息進行憑證化處理后”的產物。是檔案的另一種載體方式。簡單理解即：“電子檔案”是“轉化”或“處理”而來的，不是創立、增加、充實得來的。三正是因為這個詞組意思不明，用法欠妥，所以在文獻中采用這種用法的也很少，百不及一。據筆者在中國知網文獻數據庫中檢索，在篇名中涉及“電子檔案”的2695篇文獻中只有14篇使用“電子檔案建設”，約占0.5%;在主題中涉及“電子檔案”的10294篇文獻中只有39篇使用“電子檔案建設”，?約占0.38%;?在全文中涉及“電子檔案”的60864篇文獻中只有468篇使用“電子檔案建設”，約占0.76%。據此，個人以為在標題中使用“電子檔案工作”較為妥當。

2??電子檔案概念存在矛盾

關于電子檔案的概念，我國的檔案學者給出的定義不盡相同。這里我們不討論張文中關于“電子檔案”的概念與其他學者所下定義的差別，主要討論張文中有關“電子檔案”概念表述存在的一些矛盾之處。關于“電子檔案”，張文中是這樣表述的：“電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應、相互關聯的通用電子圖像文件集合。在大數據背景下，電子檔案是具備數量巨大、結構復雜、類型眾多特征的數據集合。”[3]這一表述前后及與其文中其他部分關于電子檔案的表述存在一些矛盾之處。

其一：張文電子檔案概念第一句中強調了三點：一是“通過計算機磁盤等設備進行存儲”，二是“與紙質檔案相對應、相互關聯”，三是“通用電子圖像文件集合”。而在后一句中則沒有了“與紙質檔案相對應、相互關聯”，“通用電子圖像文件集合”也變成了“類型眾多特征的數據集合”。從范圍上看，前一句中“電子檔案”所指的是與紙質檔案相對應、相互關聯的電子圖像文件，而后一句中則指的幾乎是所有電子數據。從類型上看，前一句中“電子檔案”所指的是電子圖像文件，而后一句中則指的幾乎是所有類型的電子數據。前后表述意思不一。

其二，張文對電子檔案的建設目標的表述是：“一言概之，就是實現紙質檔案的電子化管理和電子信息的檔案化管理。”[4]從這一表述中，我們可以將“電子檔案”理解為“紙質檔案的電子化”和“電子信息的檔案化”的產物。而這在電子檔案概念的表述中只看到了“紙質檔案的電子化”部分，沒有看到“電子信息的檔案化”的部分。

作者在論文中給其討論或論述的主體下定義，對其討論或論述的問題進行界定是正常的，也是必要的。但這種定義或界定，在一篇論文中前后要保持其內涵與外延相一致。否則就應當給予說明，以避免讀者在閱讀時產生誤解或異議。

3??電子檔案工作環境的功能的部分設計缺乏現實可行性

張文中對電子檔案環境的功能設計做了比較詳盡的闡述，認為：“理想中的電子檔案環境應是為各類檔案提供統一的形成、積累、捕獲、遷移、鑒定、管理、歸檔、查詢、加載、展現、應用的平臺。”應當說這是一個不錯的、理想化的方案。在現實中缺乏可行性。

首先，以“統一電子檔案入口”為例。要實現“能夠以影像技術、條形碼技術、版式電子數據文件等技術為支撐，實現對不同介質、不同類別的檔案進行標準化封裝處理，轉化為統一的入口文件，并保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和可追溯性”。[5]而這就意味著要對一個單位中所有業務應用系統進行改造或增加相應的功能模塊。就一般單位而言，除了系統內的辦公自動化（OA）系統外，還有諸如專門的財務管理系統、人事管理系統、招生系統，課程管理系統、教學管理系統、科研管理系統、后勤管理系統、圖書館管理系統，以及銷售管理系統、倉貯管理系統、安防系統等眾多系統。以高校為例，一個普通高校使用的系統就多達十幾二十個，這些系統有國家教育行政管理部門統一配發的，有省級教育行政管理部門統一配發的，也有國家及地方財政主管機關下發使用的，有的則是住在地黨委政府要求使用的，有些是單位自行開發的，還有的是從市場上購買的商品化軟件。這些系統出自不同的主管部門，由不同開發單位開發，使用不同的開發和運行平臺，不同的后臺數據庫，有著不同的數據結構。這種情況下，在系統使用后要求這么多不同層次、不同隸屬、不同平臺、不同運行環境、不同數據庫及數據結構的加上一個統一的電子檔案入口，不僅經費支出遠超一般單位的承受能力，就是與這么眾多開發單位進行需求上的專業溝通與協調就不是單位檔案管理人員所能承擔得起的。“統一電子檔案入口”的設想，如果沒有國家層面的頂層設計，指望每個基層單位的檔案工作者的努力，很難實現。

其次，張文認為：電子檔案系統應提供對檔案流程的自定義。“使用產品化的流程管理工具，實現流程的可維護性。流程管理工具應滿足自定義需求。當電子檔案流程變化時，檔案員能夠自行通過平臺增加、刪除或修改流程。并能夠根據業務需要，為每個環節設置分配不同的業務角色，采取可靠的安全防護技術，滿足各類業務檔案管理流程不同的需要。”[6]這里我們暫且不考慮電子檔案管理系統是否能夠與一個單位的全部業務系統實現全兼容與互操作，僅允許“檔案員能夠自行通過平臺增加、刪除或修改流程。并能夠根據業務需要，為每個環節設置分配不同的業務角色”，就是給予了檔案員超級系統管理員的權限，而目前檔案員的信息技術素養就很難挑得起這個擔子，負起這個責任。

最后，張文提出：“統一的電子檔案管理平臺搭建好后，并在其上加載常規檔案管理業務（如，以卷為單位的文書檔案和以件為單位的文書檔案管理模塊），實現所有的操作人員能夠在同一個平臺上，對不同類別的檔案進行管理。該平臺應支持多類別檔案的業務加載，檔案員根據新增工作需求，能夠使用平臺提供的工具，自行實現其他門類電子檔案（如，專題檔案、業務檔案）的添加及修改，能將非通用文件格式的圖像電子文件轉換成通用格式，或將相關軟件一并收集，并注明其軟硬件環境和相關數據。”[7]這有兩點疑問：一是這里的“所有的操作人員”是指單位所有檔案管理人員，還是所有使用生成電子檔案的業務系統的工作人員？如果是指單位所有檔案管理人員，那就意味著要求檔案管理人員熟悉并熟練使用單位的全部業務系統;如果是指所有使用生成電子檔案的業務系統的工作人員，那就意味著所有業務人員都必須熟悉檔案管理流程，并可以進入檔案管理系統對電子檔案進行添加及修改。現實情況是，前一種情況難以實現，后一種情況不能允許。二是“將相關軟件一并收集，并注明其軟硬件環境和相關數據”。這是一種理想化的狀態，現實中難以實現。因為現在許多業務系統只給使用單位提供一個客戶端，根本不給你提供整個系統，你也就無法對系統一并收集。退一步講，就算系統提供者向你提交了系統副本，檔案工作者如何對歸檔的系統進行甄別、測試、保管和提供備份安裝服務，都是些短期內不易解決的棘手難題。

4??加大檔案信息化的資金投入并非電子檔案建設的有效保障措施

張文中將加大檔案信息化的資金投入列為電子檔案建設的保障措施之一。強調：“按照國家檔案局、河南省信息化工作領導小組要求，各級檔案部門應積極向財政部門反映，要求落實有關資金扶持政策，加大信息化資金投入。按照信息化目標考核要求，出臺政策，強力推進，為檔案信息化順利推進創造條件。”[8]不可否認，巧婦難為無米之炊，沒有資金保障，要實現檔案信息化是辦不到的。但絕不是有了資金保障就一定能實現檔案信息化。檔案信息化并不只是有幾臺計算機，裝幾套軟件，錄一些數據，掃幾張圖片那樣簡單。檔案信息化要的是思維方式的轉變。在這方面，我們應當向企業學習。因為，“企業和市場像獵豹一樣永遠擁有敏銳的嗅覺，當企業和市場進入到對‘大數據的實施和行動階段后，處理非結構化數據庫工具的先進性、方便性得到了越來越多的認可。檔案信息化也應從中吸取經驗，接受‘大數據工具處理非結構化數據庫的技術和理念，從海量檔案信息中篩選、整合、獲取關鍵信息滿足用戶需求”。[9]而其中的核心就是轉變思維方式，學會運用信息化思維、技術性思維和商業化思維。

參考文獻：

[1]?建設.百度百科.?http：//www.baidu.com/s？wd=%E5%BB%BA%E8%AE%BE&ie=utf-8

[2][3][4][5][6][7][8]張淑芳.?淺議“大數據”時代下的電子檔案建設趨勢[J].?檔案管理，2013（6）：54～55.

[9]滕水生，周甜甜，許熠瑩.?將商業化運作思維引入《產品設計》課程教學實踐的改革探討[J].?設計，2012，（10）168～169.

（作者單位：開封市檔案局??來稿日期：2014-10-16）