電子文件整理方法和步驟等

電子文件是指數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的具有查考利用價值的文本文件、圖像文件、影像文件和聲音文件等文件。電子文件以每份文件為單位進行整理。同一問題（事由）密切相關的若干份電子文件放在同一個文件夾內，組成一件。

電子文件歸檔質量要求：

（一）歸檔的電子文件應確保其真實性、有效性、完整性。

（二）歸檔電子文件的格式原則上應符合通用格式。常見類型電子文件的推薦格式有：

文本文件的格式為XML、RTF、TXT、PDF，由Microsoft Office、WPS軟件產生的文件也可以直接移交。

圖像文件的格式為JPEG、TIFF。

聲音文件的格式為WAV、MP3。

影像文件的格式為MPEG、AVI。

如是特殊格式，則將文件與讀取文件的軟件、相關說明文檔一并歸檔。

電子文件整理方法和步驟如下：

（一）分類

全宗內電子文件按照類型—年度—機構的方法進行分類。

根據電子文件的不同特征，將電子文件分為兩類：電子文檔（包括文本文件和圖像文件）和電子音像文件（包括聲音文件和影像文件）。這兩類電子文件分別進行整理。

（二）排列

1.件與件之間的排列：依據分類方案，按照事由結合時間順序進行排列。

2.件內文件的排列：按照文件之間的關聯、文件的重要程度結合時間順序排列。

（三）命名

對文件夾和文件夾內電子文件進行編號、擬寫題名，文件夾以“件號”+“件題名”命名，文件夾內電子文件以“件號”+ “份號”+ “文件題名”命名，件號、份號為流水號。編號與題名之間用空格隔開，件號與份號之間用“—”連接。如第1件是關于××會議的文件材料，文件夾的命名就是“1 關于××會議的文件材料”； 第1件第1份文件是××會議的通知，該文件的命名就是“1—1 關于××會議的通知”。

（四）編目

電子文件應逐份編目。電子文檔編制《電子文檔目錄》，電子音像文件編制《電子音像文件目錄》。《電子文檔目錄》著錄項目包括序號、文件號、責任者、題名、日期、部門和備注；《電子音像文件目錄》著錄項目包括序號、文件號、責任者、題名、文字說明、日期、長度、部門和備注。

1.電子文檔目錄著錄項目填寫說明：

未作特殊說明的著錄項目，其填寫要求參見《文書檔案目錄》著錄項目說明，下同。

（1）序號：逐份文件目錄的流水號。

（2）文件號：“件號”+“份號”，件號與份號之間用“—”連接。

2.電子音像文件目錄著錄項目填寫說明：

（1）題名：準確揭示電子音像文件所記錄的內容。包括事由、時間、人物、地點、背景等要素。一份電子音像文件內有多項內容則需逐項揭示。

（2）文字說明：對題名未及內容進行補充說明。

（3）長度：電子音像文件可播放的時間長度，按照小時、分、秒計算，如“01：25：40”。

（五）刻錄光盤

1.原則上采用光盤作為電子文件的脫機載體，本標準推薦使用一次寫光盤。每張光盤均要配備獨立的光盤盒。在光盤盒的標簽上和光盤標簽面上均標注光盤號，并簡要標注主要內容和責任者。應使用專門的“光盤標簽筆”在光盤標簽面書寫，禁止使用粘貼標簽。

2.電子文檔與電子音像文件應分別刻錄在不同的光盤上。文件夾內不允許嵌套子文件夾。

3.編制相應的《光盤目錄》，著錄項目包括光盤號、主要內容、起止件號、文件數量、文件容量、文件格式和備注。著錄項目填寫要求如下：

（1）光盤號：光盤排列的流水號。

（2）主要內容：揭示光盤內文件的主要內容。

（3）起止件號：光盤內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”連接。

（4）文件數量：有效文件的份數。

（5）文件容量：文件在本張光盤內所占的存儲空間總量。

（6）文件格式：光盤內文件的格式，填寫文件的后綴名。

（7）備注：注釋光盤需要說明的情況，有密級的應在備注中標明。