信息化建設下員工學歷檔案管理

黃鋒

員工學歷檔案管理是公司員工檔案管理的重要組成部分，是公司新員工錄用、員工職稱評選、干部任命選拔等事項的重要依據。在信息化建設的新時期，我國員工學歷檔案信息化建設正如火如荼進行著，取得顯著成就的同時也顯現出一些新情況。

一、信息化建設下員工電子學歷檔案與紙質學歷檔案

員工學歷檔案是單位員工在各級各類教育機構中接受科學文化知識訓練的經歷證明，是員工學習歷程中德、能、勤、績等基本情況的真實歷史記錄，體現著員工的學識水平，主要包括兩部分：一是學歷證書；二是畢業檔案。信息化建設下電子檔案和傳統的紙質檔案之間的關系，多數人認為二者會在較長時間內互補并存。與相對傳統的紙質檔案相比，電子檔案具有信息化的特點和更為強大的服務功能。

1、檔案載體形式與容量

電子檔案可以通過數據庫對員工檔案信息以文檔、掃描圖表、音頻、視頻等形式保存。紙質檔案的存儲形式局限在紙質的文字和圖表等證明材料；由于電子檔案通過數字化信息形式存儲，隨著信息技術發展，存儲空間容量高密度、體積小、可以大大節省原始檔案以外的庫房存儲空間。

2、檔案信息的原始性、真實性

電子檔案信息在現階段仍然是紙質檔案的復印件，人們的原始證明材料基本是紙質資料，所以紙質檔案在現階段是電子檔案的來源和依據，電子檔案必須保持和紙質檔案的一致性，否則就不真實。但是隨著原始資料的多樣化、信息化下電子信息的發展和電子材料真實性保障的提升，紙質材料的原始性并不是不可撼動的。

3、檔案信息的安全性

電子檔案信息容易被竊聽、泄密、篡改和偽造成為大家擔憂的重點，并且在數據、信息的錄入過程中的失誤也常有發生。現在通過分級授權管理，大大提高了電子檔案的保密程度。而紙質檔案信息原件在正當的流轉途徑下，其安全性是毋庸置疑的，但人為有目的的篡改紙質檔案信息的事情也時有發生。

4、檔案信息的可控性

電子檔案信息可以直接通過計算機進行處理，對檔案中的信息進行分類、統計、匯總、打印，進行選擇、分析、加工利用，將這些信息轉換成自己需要的形式。紙質信息的相關處理需逐本對個人檔案統計、分析數據，比較繁瑣，管理效率相對較低。

5、檔案信息的檢索、共享服務功能

電子檔案方便員工信息的檢索查詢，能有效的實現信息共享，在利用上更加方便和快捷，此外電子檔案信息可以通過授權實現遠程服務功能，這些是紙質檔案所難以匹敵的。

由于我國檔案信息化建設還在起步階段，現在的電子檔案建設還停留在簡單的內部信息查詢功能，甚至由于存在設計缺陷致使其實用價值沒能有效的開展。但從長遠來看，電子檔案其真實性得到保障以后，在應用方面有著廣闊的前景。

二、信息化建設下員工學歷檔案信息

隨著社會的進步和發展，人們對學歷的要求也越來越高。員工通過國家承認學歷的全日制教育、自考、成人高考、網絡教育等各種渠道提高自己的文化水平和學歷層次，由于學習方式的多樣性和缺乏統一的學歷管理明細規定，各種機構對學歷檔案管理的要求不一致，造成了員工學歷檔案的良莠不齊。學歷檔案信息包括的內容較多，如學生登記表、學年鑒定、獎懲、材料、學習成績表、授予學位材料、畢業生登記表、招生、入學、畢業、體檢表、學籍管理卡等必要的檔案材料不夠齊全，哪些學歷信息需要進入學歷檔案？

1、學生登記表

學生登記表，是學校在員工入學階段為每位員工建立的學籍檔案，也是員工在校學習經歷的第一個重要原始信息，涉及員工入學時的姓名、性別、出生日期、身份證號等一些個人基本情況。既是對以往個人信息的回顧也是對員工學歷教育信息的延續，在信息化建設時期，由于信息的共享，能更好的維護員工個人學歷檔案信息的連續性和一致性，也能更好的保障信息的真實性。

2、學年鑒定

學年鑒定是對學習經歷中一年各個方面的綜合總結，既包括自我鑒定，對個人學年成績、思想道德和心理素質的匯報，階段目標總結，個人學習總結，以及課外素質拓展，文明宿舍建設等，也包括組織對員工學習、生活的鑒定，班級和輔導員對該學生的意見。學年鑒定是員工取得學歷的學習經歷階段每年各個方面的匯總，是學歷學習重要過程的佐證。

3、學習成績單

成績單是員工在學校的基礎課、專業課課程、實習等教學活動中取得的成績，是員工學歷檔案的核心材料。成績的高低，能較好的說明員工的學習能力，是員工學歷檔案的核心資料。現在的紙質檔案是學校打印蓋章確認，信息化建設的電子檔案應當是員工學習成績直接從教務處轉入個人電子檔案。

4、畢業生登記表

畢業生登記表是員工接受學歷教育畢業前進行個人信息登記的重要畢業材料和學歷檔案。它包括員工畢業時的基本情況、學習經歷、社會關系、自我鑒定、班級組織鑒定、院系意見及學校意見等內容，并對完成全日制國家高等教育的情況作出總結，如“準予畢業”或“準予結業”等，是員工學歷教育的重要憑證，不可或缺。

5、學歷、學位認證

員工經過在高等學校或科學研究部門學習和研究，考試合格后，授予國家和社會承認的專業知識學習資歷。由于學歷和員工的薪金、升職等諸多問題密切相關，社會對學歷的真實性有較高的要求，在紙質學歷檔案時代，社會上存在較多學歷失真。教育部自2000年開始學歷檔案信息化建設，建立高等教育學歷證書電子注冊制度，電子檔案建設可以與教育部學歷電子信息等對接實現資源共享。

在學歷資料中還有學籍管理卡、體檢材料、準考證、考生信息表等資料，都能從某些方面或者某個角度更加全面的反映員工的學歷資料，但是相對也就沒有列示的那么重要。

三、信息化下學歷電子檔案建設

信息化時代的學歷檔案建設是對傳統紙質學歷檔案管理的一次革新，它將以全新的方式和途徑管理員工學歷檔案。在這個創新的過程中，將會遇到很多未曾接觸的問題，我們應當從以下方面去進行學歷檔案信息化建設。

1、正確定位信息化時代下的電子檔案建設

信息化時代的電子學歷檔案建設，首先要明晰電子學歷檔案和紙質學歷檔案的關系，明確電子學歷檔案的定位。我們大多數人甚至檔案管理人員還是習慣紙質學歷檔案管理。因為電子學歷檔案建設中存在部分問題而對電子學歷檔案抱懷疑態度，認為電子學歷檔案可靠性較低。我們應當從電子學歷檔案是紙質學歷檔案附庸的觀念轉變到紙質學歷檔案是電子學歷檔案支撐的觀念中來，實現學歷檔案管理主體的轉變，從根本上重視電子學歷檔案建設。

2、電子信息傳遞、共享

現階段我國大部分員工電子學歷檔案建設還停留在局域內根據紙質檔案建立電子檔案，未能形成電子檔案調動、傳承。如學校內部學歷檔案相關的眾多電子資料都在員工畢業時終止，未能傳遞到員工供職單位，一方面帶來紙質信息傳遞過程的風險，另一方面增加員工單位電子檔案的重復建設勞動。如果實現紙質和電子學歷檔案的同步調動，能夠減少重復建設電子檔案的人力物力投入和減少重復輸入檔案信息造成的人為失誤。

3、相關網絡信息支撐

電子學歷檔案建設不但可以保持和傳統紙質檔案的一致性和具備遠端信息查詢、共享，還可以借助相關部門的網絡信息資源，更好保障學歷、學位信息的真實性。如通過教育部高等教育學歷證書電子注冊制度核實員工學歷信息更加容易，對學歷信息的學位證、學歷證進行核對。此外，對學校學歷電子檔案信息與員工學歷檔案信息通過網絡平臺核對，可以更好的保障員工學歷信息的純潔性。

4、規范化管理電子檔案信息

2008年，我國教育部和國家檔案局頒布了《高等學校檔案管理辦法》，對高校的學歷檔案管理提出了規范和要求，但是對于員工學歷檔案的管理尚未有專門的規范。我們以員工入學登記表、畢業生登記表、學歷學位認證資料學習成績單和學年鑒定，從時點和時段兩個方面規范員工電子檔案信息。對必須的員工學歷檔案信息進行掃描入檔，統一規范管理。

我國員工電子學歷檔案管理尚處在起步階段，有待進一步改進和完善，信息化建設是我國員工學歷檔案規范化管理，提升檔案管理水平的重要途徑，將有效的保護和利用員工的學歷檔案信息。

（作者單位：中國石油天然氣管道局第一工程分公司）