死亡人員檔案如何移交綜合檔案室

劉偉

檔案是自然形成的，它是從社會工作活動中直接使用的文件轉化而成，并不是事后為使用而專門編制出來的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，從而使檔案成為令人信服的歷史證據。死亡人員檔案是這些干部幾十年以來個人經歷和歷史見證，它保留了當事人的歷史真跡，如何保管好這部分確鑿的真憑實據，是我們綜合檔案室迫在眉睫的重要工作之一。

一、移交程序

1、移交檔案的條件

按照《干部檔案工作條例》（1991年修訂）第二章第八條：干部檔案管理部門的職責中，第九項“定期向檔案館（室）移交死亡干部的檔案”規定，職工死亡后其檔案由原人事檔案管理單位保管五年后，移交同級機關綜合檔案室。

2、死亡人員人事檔案室轉出檔案

死亡人員人事檔案從人事檔案室移交到綜合檔案室，需履行必要的登記手續。針對人事檔案的特點制表統計，逐卷將其姓名、死亡時間、份數、頁數、交出人、接收人等登記在《死亡人員檔案交接目錄》中，一式兩份（人事檔案管理單位和綜合檔案室各一份）予以留存，同時填寫《轉出干部人事檔案登記冊》。對于死亡人員的部分重要檔案材料，人事部門在轉出前可對其進行復制或縮微保存，也可將其簡歷等信息輸入微機，便于今后查考。

3、綜合檔案室接收檔案

綜合檔案室接收后，按照專題人事檔案的要求標準進行整理。

裝訂——由于早期檔案整理不規范，一般已裝訂成件的，保持原封裝，對于過于零散的文字材料視其同一內容裝訂成一件。

排序——死亡人員人事檔案按照人員死亡年度、時間順序大流水排列，該流水號即為案卷號（盒號）；案卷內的文字材料按小流水排列即為件號。

蓋章——案卷內每一件文件材料首頁的右上角加蓋檔號章，填寫檔號章內容：目錄號、保管期限、案卷號（盒號）、件號。

錄入——使用檔案軟件錄入數據，人事死亡檔案在檔案錄入中，與文書檔案、科技檔案、會計檔案等同為一個級別的專題檔案門類。錄入時輸入死亡時間、目錄號、機構、題名、責任者、頁數、件數、保管期限、案卷號（盒號）、歸檔日期、整理人、檢查人、存放位置。

編目——編制《案卷目錄》，其中檔號格式為“目錄號-Y-案卷號（盒號）”，目錄號根據檔案室情況自定義；機構為檔案產生單位人事科；Y即保管期限為永久；責任者為檔案產生的法人單位；題名為“xxx的人事檔案”；死亡時間精確到日；件數為阿拉伯數字；頁數采用圖書頁碼編排法；備注可填寫相應案卷內說明。

裝盒——將案卷內目錄、卷內文件、備考表按順序裝入統一制定的檔案盒中，標注檔案盒封面及盒脊內容。（下轉第56頁）

（上接第54頁）入庫——將辦理完畢合格的死亡人員人事檔案，簽署交接手續完備后歸入綜合檔案室庫房，做好柜上標識。打印檢索《人事檔案案卷目錄》。

二、應注意的幾點問題

1、整理不規范

我單位死亡人事檔案大部分是死亡年代較早的人員檔案，解放初期及六七十年代的人事檔案大多比較零亂，材料紙張、書寫字跡、目錄填寫、整理裝訂等很多不符合規范要求，對整理不規范的檔案卷宗，要重新進行了鑒別、整理，剔除了不屬歸檔范圍的材料，使其達到卷宗條理、精練的要求。近年，廳直單位的人事檔案陸續開展了達標晉級活動，在職干部檔案整理日臻完善，我們應將干部檔案的整理手段推廣應用于本單位全部人事檔案管理中，無論在職、退休、死亡檔案，無論干部、工人檔案，均統一標準，嚴格管理，規范執行，使之系統化，為將來工作的正常延續打下堅實基礎。在檔案材料紙張選擇上，應全部使用無酸紙，使用壽命將數倍延長。

2、內容缺失

現在對在職干部職工的檔案材料收集比較正規齊全，但對死亡人員檔案重視不夠。作為死亡人員人事檔案，今后必須將干部職工的生平或悼詞收集歸入檔案，其上記載了本人的死亡原因、時間、基本情況、簡歷等內容，將對移交到綜合檔案室后的立卷查詢提供重要信息，因此，對這一類檔案材料的收集不能忽視遺漏。

3、落實檔案移交制度

多年來，干部職工死亡后，其檔案一般就會被閑置在人事檔案室的角落里，對其管理相對落后，沒有做到人事檔案的交接，影響了對這部分檔案的利用。作為檔案管理人員，“收齊、管好、用活”是其工作職責，我們應落實檔案移交制度，定期收集符合移交條件的人事檔案。

死亡人員檔案的移交是檔案正規化管理的一部分。干部職工死亡后，其檔案基本上已失去了為人事工作服務的現實功能，而轉化為國家檔案史料，因此應按期將其由人事部門移交至相應檔案館（室）保管，充實豐富國家檔案資源。今后，要繼續貫徹落實死亡人員檔案移交制度，在每年文書檔案歸檔時，一并將符合移交條件的整理規范的人事檔案歸入單位綜合檔案室。

（作者單位：河北省南運河河務管理處）