淺談單位實施管理會計的必要性

周　霞

目前，浙江省正在全省積極推進管理會計體系的建設(shè)，先行試點了12家單位，效果比較顯著。實踐證明，推進管理會計體系的建設(shè)，確實可以提高單位的管理水平。眾所周知，管理會計體系要求單位的管理會計應(yīng)嵌入單位相關(guān)領(lǐng)域、層次、環(huán)節(jié)，以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，利用管理會計工具方法，將財務(wù)和業(yè)務(wù)等有機融合。而倉庫盤點是單位管理體系非常重要的一環(huán)。如果帳實不符，管理混亂，將影響公司最終的實際利潤。

H公司作為當(dāng)?shù)氐囊患覈?，有兩大主業(yè)務(wù)，其中一項主業(yè)為工程管道施工，與之配套公司建立大型的材料倉庫負責(zé)工程材料的供給，材料種類基本是各類管道及配件。自2015年起，倉庫年平均庫存為1550萬左右。公司每年嚴格按上級公司有關(guān)規(guī)定以財務(wù)部門為主對倉庫進行年度盤點及季度抽盤點。從程序上講，確實做到了內(nèi)部控制，但每次盤庫都進行的相當(dāng)被動。例如，每次盤點提前發(fā)通知告知倉庫，提前做好準(zhǔn)備各項工作，但最后總有各種原因未做到，加大了盤點倉庫的難度。近三年的年度盤點結(jié)果如下：

公司對倉儲的考核指標(biāo)如下：

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單就這三年的考核指標(biāo)完成情況來分析，倉儲管理在逐年轉(zhuǎn)好。但實際情況不容樂觀。舉幾個小例子：

1.在2016年的一次盤庫當(dāng)中，盤點人員在盤點好貨架上的配件準(zhǔn)備做賬實相符的記錄時，在貨架底，摸到5個配件。

2.在盤點過程中或結(jié)束后，對于長短的材料，倉庫保管員總會找到材料的去處，或是在那個工程中已經(jīng)領(lǐng)用了未及時出庫導(dǎo)致，或是材料直接送在工地上，未及時入庫導(dǎo)致，使得盤點過程相當(dāng)被動且不順利，財務(wù)盤點人員被倉庫管理人員牽著鼻子走，賬實不相符情況不能真實地反映。

這就意味著前兩年可能我們的盤點可能是不真實的。筆者為了能在今后徹底改變這一狀況，2017年單位應(yīng)用管理會計相關(guān)指引后，根據(jù)管理會計體系要求“管理會計的應(yīng)用應(yīng)與單位應(yīng)用環(huán)境和自身特征相適應(yīng)。單位自身特征包括單位性質(zhì)、規(guī)模、發(fā)展階段、管理模式、治理水平等。”我們發(fā)現(xiàn)公司目前倉儲存在如下問題：

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1.材料出入庫未按規(guī)范執(zhí)行

材料出入倉庫電腦記賬不及時，每天早上為倉庫最忙的時候，施工隊集中領(lǐng)料，倉庫保管員為了應(yīng)付領(lǐng)料，電腦中未及時錄入領(lǐng)料情況；另外一種情況是倉庫保管員中存在不會電腦錄入的老員工，在其它員工不在場的情況下，發(fā)料就臨時手工記在一張A 4紙上，未遵循先記賬后收發(fā)料的原則，導(dǎo)致材料出入庫管理混亂。

2.作為直接監(jiān)管的財務(wù)部門監(jiān)管未執(zhí)行到位

材料會計每月對材料出入庫憑證進行審核，對發(fā)生的異常情況未及時提出并與倉庫保管人員溝通，導(dǎo)致最終問題的產(chǎn)生。倉庫盤點工作未監(jiān)管到位：季度抽盤時負責(zé)盤點的財務(wù)人員會將盤點時間與倉庫提前溝通好，這導(dǎo)致倉庫保管人員提前對有些異常物資進行處理。而且盤點抽取比率為5%左右，比例過低，不能很好地反映整體情況；年度盤點財務(wù)會同公司考核辦公室一起參與，提前出通知，以財務(wù)人員盤點為主，由于財務(wù)人員與倉庫管理人員平時關(guān)系好，有很多問題就直接溝通了，未體現(xiàn)在年度盤點報告表中。另有數(shù)量誤差的材料，倉庫管理人員就口頭與財務(wù)盤點人員述說清楚，財務(wù)盤點人員未到工地現(xiàn)場及與施工單位核實情況。造成倉庫盤點未起到應(yīng)有的作用，內(nèi)部控制未執(zhí)行到位

3.公司配套的內(nèi)部控制制度未發(fā)揮作用

公司《財產(chǎn)物資管理制度》未執(zhí)行到位，主要原因有兩點：一是倉庫保管人員未遵守相關(guān)制度，公司未提升制度的嚴肅性，對未執(zhí)行制度的行為進行制約；二是制度在2014年編制，未及時修編，已不符合當(dāng)下的實際情況。

管理考核指標(biāo)設(shè)置存在不全面性，如庫存考核凈偏差2000元，未對具體偏差原因進行分別考核，導(dǎo)致倉庫管理人員對偏差抱有僥幸心理，未起到考核指標(biāo)應(yīng)有的作用。

對財務(wù)人員監(jiān)管不到位的情況未設(shè)置考核指標(biāo)，公司對財務(wù)監(jiān)督盤點人員的要求未到位，未列入考核，財務(wù)人員相對沒有壓力，對倉庫管理人員提出的不合理要求也盡量滿足。

根據(jù)管理會計的應(yīng)用指引，公司權(quán)衡實施成本和預(yù)期效益后。公司進行了整改如下：

1.嚴格控制出入庫管理

材料出入庫必須先在系統(tǒng)中錄入完成后，憑電腦系統(tǒng)打印出的單子進行收發(fā)料。若碰到“借材料”等特殊情況，須建立相應(yīng)的審批流程，控制倉庫保管員的權(quán)力。材料會計加強對材料出入庫單及材料明細賬的審核，對審核出的問題查明原因并跟蹤落實?？茖W(xué)安排倉儲管理人員的具體分工，做到直接錄入人員與復(fù)核人員,發(fā)料人員嚴格分開。廢舊可利用物資回收處理時嚴格按材料出入庫的要求進行相關(guān)操作。

2.倉庫盤點方法的完善

季度盤點：季度盤點通過抽查的方式進行，要做到臨時性，不再提前發(fā)放通知，提高抽盤比例，按倉庫材料種類的20%至30%的比例抽取盤點的物資，以現(xiàn)場盤點為準(zhǔn)，對長短部分材料進行追蹤分析，以有效憑證及部門提供的相關(guān)資料為依據(jù)，不以倉儲管理人員的現(xiàn)場述說為準(zhǔn)。

年度盤點：公司提高年度盤點的重要性，在盤點之前要求相關(guān)部門做好所有的準(zhǔn)備工作，倉庫管理部門盡量結(jié)清所有工程，處理借用材料等特殊情況后正式進行盤庫。對不在現(xiàn)場的材料進行跟盤，做到見物確數(shù)。

3.提升倉儲管理人員的素質(zhì)

公司加強對倉儲管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，打破國企“鐵飯碗”的陳舊思想，在經(jīng)過培訓(xùn)后仍然不符合上崗要求的人員要進行轉(zhuǎn)崗或辭退；在招聘相關(guān)崗位時人員要求倉儲保管人員須具備財務(wù)基礎(chǔ)知識，并對倉儲管理軟件會熟練使用。

4.完善公司內(nèi)部控制制度

建立完善的倉儲保管制度：修編《財產(chǎn)物資管理制度》；對公司目前的考核辦法進行修訂，建立科學(xué)合理的倉儲管理考核辦法，起到指標(biāo)應(yīng)有的引領(lǐng)作用。

制度的有效執(zhí)行：公司要求倉庫管理人員嚴格按公司《財產(chǎn)物資管理制度》開展日常工作，財務(wù)部門進行監(jiān)管，考核部門加強對倉庫日常工作的檢查，并對倉儲管理人員及財務(wù)監(jiān)管人員進行考核，考核結(jié)果與薪酬掛鉤。

經(jīng)過上述整改以后，H公司的倉庫管理已經(jīng)越來越規(guī)范。在2017年年終盤點時，差異明顯縮小，且反映的是倉庫庫存的真實情況。根據(jù)管理會計體系建設(shè)的要求，利用管理會計工具中的定額標(biāo)準(zhǔn)對倉庫實施管理，既解決庫存余額的真實體現(xiàn)問題，又能根據(jù)實際盈虧情況對癥下藥使倉庫管理更加規(guī)范。

在以后的工作中，我們將逐漸從倉儲管理展開，延伸到成本管理、預(yù)算管控、企業(yè)戰(zhàn)略管理工作中，切實發(fā)揮管理會計的效用。