論中小企業(yè)會計電算化賬務處理的規(guī)范性問題

李建軍

（四川財經(jīng)職業(yè)學院，四川 成都 610000）

“會計電算化”一詞于l981年8月財政部和中國會計學會在長春市召開的“財務、會計、成本應用電子計算機專題討論會”上正式提出，是“電子計算機信息技術在會計中的應用”的簡稱。企業(yè)實現(xiàn)電算化提高會計核算的準確性和工作效率、促進會計核算工作的規(guī)范化、提高會計核算工作質(zhì)量、提高會計人員的業(yè)務素質(zhì)。會計電算化在我國發(fā)展30 多年來，會計電算化的內(nèi)涵是否發(fā)生變化、企業(yè)電算化現(xiàn)狀如何、企業(yè)運行電算化過程中存在的主要問題等等。基于這樣的問題，四川財經(jīng)職業(yè)學院牽頭全國8 所院校利用全國會計電算化專業(yè)“三個標準”建設機會，歷經(jīng)3 個多月時間進行了大量的企業(yè)調(diào)研形成詳盡調(diào)查報告，對企業(yè)電算化現(xiàn)狀有了充分的了解，有力地促進了會計電算化專業(yè)建設水平。現(xiàn)主要就中小企業(yè)會計電算化賬務處理的規(guī)范性問題進行研討。

一、中小企業(yè)實現(xiàn)會計電算化現(xiàn)狀

目前企業(yè)實現(xiàn)電算化現(xiàn)狀如下：一是其中60%企業(yè)已實現(xiàn)企業(yè)信息化、40%企業(yè)擬進行企業(yè)信息化、20%企業(yè)擬進行企業(yè)信息化升級；二是大中型企業(yè)通常使用ERP 系統(tǒng)（含財務核算、供應鏈、資金管理、成本管理等模塊）；小微企業(yè)通過應用小型信息系統(tǒng)（主要含財務核算、供應鏈）；三是電算化在核算層次上基本達到了目標，隨著企業(yè)現(xiàn)代化程度的提高，企業(yè)各環(huán)節(jié)使用計算機管理的使用，各種數(shù)據(jù)在管理系統(tǒng)中流動，作為核算的核心模塊（賬務模塊）的作用更加突出在財務管理和決策高層次的應用方面受著人才能力的制約；四是大中型企業(yè)電算化人員配備完整，分工較為明細；而小微企業(yè)基于傳統(tǒng)手工崗位應用電算化，分工較為粗略；五是大中型企業(yè)制度建設內(nèi)控管理質(zhì)量高；小微企業(yè)電算化制度建設基本仍停留在手工下內(nèi)控管理。

二、中小企業(yè)電算化賬務處理典型不規(guī)范問題

由于中小企業(yè)電算化水平受企業(yè)管理者水平限制對會計數(shù)據(jù)質(zhì)量要求不高，同時財務人員主要以傳統(tǒng)會計人員為主，知識結(jié)構(gòu)局限性導致認知不足，所以在電算化賬務處理中出現(xiàn)以下典型的不規(guī)范問題：

（一）制度建設上的缺失

大多數(shù)中小企業(yè)盡管脫離了手工賬，但對電算化環(huán)境下的內(nèi)控管理、制度建設缺失嚴重，規(guī)章制度建設依舊停留在手工管理狀態(tài)。

（二）數(shù)據(jù)輸入規(guī)范性不夠

會計數(shù)據(jù)以達到核算需求為主，對于會計數(shù)據(jù)進一步挖掘、大數(shù)據(jù)管理缺乏研究，科目體系的設置依舊按照手工核算理念在操作，憑證錄入只強調(diào)了正確性、平衡性，對于數(shù)據(jù)完整性。

（三）崗位分工簡化人員內(nèi)控不足

崗位設置按照傳統(tǒng)主管、會計、出納等設置，對于系統(tǒng)中電算化崗位相融關系不理解，至于權限控制的三層屬性更是無所聽聞。崗位間出現(xiàn)密碼通用、權限共有現(xiàn)象，內(nèi)控管理靠操作人員高度自覺的情況。

（四）信息化孤島現(xiàn)象明顯

各部門在操作上能較熟練應用所涉功能模塊，而部門之間、模塊之間協(xié)同處理上出現(xiàn)不深入理解業(yè)務流程、數(shù)據(jù)流程，更無法解決流程再造解決協(xié)同問題，導致信息孤島現(xiàn)象嚴重。

（五）電算化數(shù)據(jù)檔案管理不規(guī)范

對于電算化檔案中紙質(zhì)檔案管理同手工賬時保持一致性，而電算化檔案的認知僅局限于紙質(zhì)數(shù)據(jù)與賬套數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)備份、打印管理較隨心所欲。

（六）嚴重缺失數(shù)據(jù)安全性意識

大多數(shù)中小企業(yè)財務人員無數(shù)據(jù)安全意識，認知停留在“數(shù)據(jù)能備份、賬套可存儲”的層次，而對于網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)泄密處于較空白水平。

三、加強中小企業(yè)賬務處理規(guī)范性的對策

會計信息已經(jīng)成為一種重要的管理資源，信息技術手段能夠?qū)崟r便捷地獲取、加工、傳遞、存儲和應用會計信息，為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟運行提供充足、實時全方位的信息。中小企業(yè)應全方位加強電算化規(guī)范性利用平臺提升企業(yè)管理水平與數(shù)據(jù)處理質(zhì)量。

（一）加強制度建設推進內(nèi)部控制

制度建設是保證企業(yè)電算化可持續(xù)長遠發(fā)展的基石，電算化內(nèi)部控制是指建立健全的微觀管理制度保障電算化工作的順利進行，主要內(nèi)容包括：建立會計電算化崗位責任制、日常操作管理制度、軟件和硬件系統(tǒng)維護管理制度、會計檔案管理制度。

（二）控制各數(shù)據(jù)入口的正確性、平衡性、完整性

數(shù)據(jù)處理通常分為數(shù)據(jù)輸入、加工處理、數(shù)據(jù)輸出三個基本環(huán)節(jié)，其中加工處理環(huán)節(jié)由系統(tǒng)軟件控制處理，對于普通用戶而言是不可知的“黑匣子”。國家對商品化電算化軟件的通用性、適用性、功能性、保密方面進行了嚴格控制，加工處理不同出現(xiàn)錯誤，所以控制各模塊的數(shù)據(jù)輸入是得到正確結(jié)果的最重要手段。電算化的數(shù)據(jù)入口控制主要有以下方面：

1.進行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)初始化。初始化是日常數(shù)據(jù)處理的起點，包括整理各賬戶余額、往來賬戶和銀行賬戶，重點難點是建立會計賬戶體系并確定編碼。會計科目設置要充分考慮財政部和有關管理部門的規(guī)定、本單位會計核算與管理的要求、會計報表的要求、與核算模塊的銜接。

2.嚴控記賬憑證數(shù)據(jù)的正確性、平衡性與完整性。記賬憑證是形成賬、表的數(shù)據(jù)源，所以有經(jīng)驗的財務總管一定是嚴控操作人員憑證填制的質(zhì)量。軟件系統(tǒng)對憑證號的重復性、會計科目的明細、數(shù)據(jù)平衡性進行了基本控制，但對憑證的完整性無法控制。憑證其他要素的完整必須嚴控：摘要必須全面準確地描述所記錄的交易事項，要詳實全面、嚴謹規(guī)范；涉及輔助核算賬戶要準確完整，如有往來關系的單位名稱要盡量使用全稱，不得使用地名代替當?shù)氐淖庸尽⒋砩獭⒐袒蛘呖蛻簦彩巧婕皞鶛鄠鶆沾_認的，都必須使用對方的全稱或全名，以免多個類似名稱出現(xiàn)時，混淆不清。在錄入會計憑證時不允許多借多貸會計分錄。操作人員圖一時之便、加快憑證錄入速度，會采取憑證里面多借多貸的方法做賬，而多借多貸憑證會導致查詢明細賬的時候“對方科目”混亂，不利于正確地使用明細賬。

3.按規(guī)范進行憑證修改。在手工記賬中，由于記賬憑證出錯而導致賬簿記錄發(fā)生差錯時有發(fā)生，通常采用兩種方式進行相應的修改：一是紅字沖銷法，二是補充更正法。要求對出錯之處必需留有修改的痕跡。在電算會計中，記賬錯誤和記賬憑證填制錯誤仍然在所難免，為了方便改正錯誤，系統(tǒng)設置了“反記賬”功能，會計電算化的“反記賬”是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各該賬戶再予以扣減，使各該賬簿恢復至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)，在實際工作中應盡量減少應用反記賬功能。

（三）加強電算化人員的內(nèi)部管理

電算會計工作崗位主要包括：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)審核員、數(shù)據(jù)分析員，系統(tǒng)維護崗、檔案管理。為了減少錯誤與舞弊，必須加強人員分工、權限設置。中小企業(yè)實行會計電算化后的電算化會計崗位設置，應該注意滿足不相容職務相分離的要求，會計電算化崗位中，軟件操作崗位與審核記賬、電算審查崗位、電算維護崗為不相容崗位。系統(tǒng)里對人員權限設置分為模塊級、子功能級、數(shù)據(jù)控制級。大多數(shù)企業(yè)僅僅做到了模塊級的人員權限設置，還應深化子功能級、數(shù)據(jù)控制級的權限設置。

（四）推進電算化系統(tǒng)協(xié)同性，提升系統(tǒng)應用水平

電算化系統(tǒng)中賬務處理模塊是核心模塊，以記賬憑證為接口與其他功能模塊有機地連接在一起，構(gòu)成完整的會計信息系統(tǒng)。操作中要規(guī)范模塊間的機制憑證的生成與修改，強調(diào)數(shù)據(jù)來源的唯一性，理解數(shù)據(jù)接口的關聯(lián)性，達到系統(tǒng)整體協(xié)同。

（五）數(shù)據(jù)檔案規(guī)范管理

會計電算化檔案不僅包含存儲中機器中的電子數(shù)據(jù)、打印紙質(zhì)檔案，而且包括電算化實施、維護、軟件、手冊等各種文檔。工具與載體的變化必然帶來數(shù)據(jù)管理的革新。中小企業(yè)應制定與實施會計電算化檔案管理制度，加強會計電算化檔案安全和保密措施，資料要求立卷成冊，借閱歸還有記錄。管理與技術上做到防磁（定期檢查、定期復制）、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲等，備雙份并存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同建筑物內(nèi)。

（六）加強電算化數(shù)據(jù)安全性管理

隨著社會信息化程度的不斷提高,會計信息系統(tǒng)的應用風險問題將會日益突出，威脅計算機系統(tǒng)安全的因素來自各個方面，而且多種多樣，主要是人為因素和自然因素。具體包括：系統(tǒng)故障風險、內(nèi)部人員道德風險、系統(tǒng)關聯(lián)方道德風險、社會道德風險、計算機病毒。針對這些安全問題,對社會來說,需要不斷加強和完善法律,不斷創(chuàng)新安全技術產(chǎn)品；對企業(yè)來說,則需要不斷提高管理和控制的有效性，需要單位自身加強財務安全意識，加強人員安全培訓形成安全意識。企業(yè)應實行用戶權限分級授權管理，建立網(wǎng)絡環(huán)境下的會計信息崗位責任，實行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管。對員工進行防火墻技術、網(wǎng)絡防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等知識培訓，減少短板。

四、結(jié)語

當前我國的經(jīng)濟著力經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整，經(jīng)濟發(fā)展的前景將更為看好，經(jīng)濟越發(fā)展越需要向社會提供真實、準確的經(jīng)濟信息，因此中小企業(yè)解決電算化賬務處理的規(guī)范性問題，提升數(shù)據(jù)管理效率才能促進企業(yè)本身競爭力與電算化應用水平。

[1]姚漢江.關于行政事業(yè)單位的電算化進程的思考.《現(xiàn)代經(jīng)濟信息》.2013年24期.

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