學(xué)校檔案管理淺析

許愛(ài)華

中圖分類號(hào)：G648文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2014）24-0005-01

檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是辦好一所學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，更是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。只有充分有效的開(kāi)展檔案工作，不斷地總結(jié)教育工作經(jīng)驗(yàn)，探索、掌握教育工作方面的規(guī)律，才能在維護(hù)學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員合法權(quán)益方面起到不可估量的作用。學(xué)校檔案是學(xué)校各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，是經(jīng)過(guò)檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的，是學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)工作的見(jiàn)證。筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)角度開(kāi)展檔案管理工作。

1.提高管理素質(zhì)，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

更新觀念，轉(zhuǎn)變思想。由于長(zhǎng)期受檔案神秘的影響，大家對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用不同程度的存在著顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了學(xué)校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮。所以學(xué)校有關(guān)方面和檔案工作人員在這一方面要解放思想，更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，積極探索檔案開(kāi)發(fā)利用的新思路、新方法，主動(dòng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)服務(wù)功能，努力為科學(xué)決策服務(wù)、為廣大師生員工服務(wù)。

2.做好協(xié)調(diào)工作，收集整理并重

2.1及時(shí)收集整理辦學(xué)方向的文件材料。學(xué)校在貫徹教育方針、樹(shù)立現(xiàn)代化教育觀念時(shí)要根據(jù)每個(gè)學(xué)校具體的環(huán)境條件制定合適學(xué)?？傮w發(fā)展的規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和專題工作總結(jié)，每年召開(kāi)教工代表大會(huì)討論研究學(xué)校教學(xué)發(fā)展方向及學(xué)校管理等形成的文件材料，學(xué)校組織教職員工、黨政領(lǐng)導(dǎo)班子學(xué)校教育法律法規(guī)，依法治校的的會(huì)議記錄、專題教材、簡(jiǎn)報(bào)，還有各處、室依據(jù)學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃制定的實(shí)施辦法、工作細(xì)則等。學(xué)校檔案工作人員隸屬校辦公室，對(duì)及時(shí)了解學(xué)校重大活動(dòng)有著得天獨(dú)厚的有利條件，應(yīng)充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)跟蹤學(xué)校的重大活動(dòng)，了解學(xué)校長(zhǎng)期規(guī)劃和年度計(jì)劃的主要內(nèi)容，預(yù)測(cè)各類文件材料的形成規(guī)律，制定文件材料收集計(jì)劃，特別要在各項(xiàng)重大活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)向有關(guān)部門(mén)和人員收集應(yīng)歸檔的文件材料，其中圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)和人員做好文字說(shuō)明。辦學(xué)方向的檔案材料體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)水平和學(xué)校管理的總體能力，是上級(jí)對(duì)學(xué)校工作進(jìn)行考察時(shí)必查的檔案資料，是學(xué)校檔案工作中的一個(gè)重點(diǎn)，其特點(diǎn)是不能按照常規(guī)在學(xué)年結(jié)束后進(jìn)行文件材料的收集，而應(yīng)在學(xué)校重大活動(dòng)結(jié)束后隨時(shí)收集，以保證歸檔文件材料的完整性、針對(duì)性和實(shí)效性。

2.2定期收集整理學(xué)校隊(duì)伍建設(shè)的文件材料。學(xué)校從應(yīng)試教育轉(zhuǎn)到素質(zhì)教育后學(xué)校教師隊(duì)伍的素質(zhì)在不斷的探索中提高，不僅要求教師具有一定的專業(yè)知識(shí)水平，而且還要從各個(gè)環(huán)節(jié)充實(shí)并提高自身的業(yè)務(wù)水平，以《中小學(xué)教師職業(yè)道德規(guī)范》嚴(yán)格要求自己，遵紀(jì)守法，案規(guī)定參加繼續(xù)教育，每年寫(xiě)一篇師德、師風(fēng)的心得體會(huì)，進(jìn)行師德、師風(fēng)民主評(píng)議活動(dòng)，參加各級(jí)各類升級(jí)考試，要求教師在教學(xué)工作實(shí)踐中總結(jié)出有益的經(jīng)驗(yàn)，鼓勵(lì)教師撰寫(xiě)論文并在各級(jí)各類刊物上發(fā)表。教師隊(duì)伍在提高自身隊(duì)伍素質(zhì)過(guò)程中形成的有特色的教案、論文、年度考核材料，指導(dǎo)學(xué)生參加各類競(jìng)賽活動(dòng)的文件材料和獲獎(jiǎng)證書(shū)等，體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的師資水平，這部分材料是學(xué)校對(duì)教師進(jìn)行培使用的重要參考資料，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)這方面文件材料的收集，并按教研組進(jìn)行分門(mén)別類，以便提供利用。

2.3有效收集整理其他常規(guī)工作文件材料。學(xué)校檔案管理是學(xué)校常規(guī)管理的組成部分，學(xué)校常規(guī)管理主要內(nèi)容有：學(xué)校教師根據(jù)教學(xué)大綱，研究教材，編寫(xiě)教案，批改作業(yè)，組織測(cè)試，反饋學(xué)生的知識(shí)掌握情況，對(duì)不同層次的學(xué)生采取不同的方法，分類推進(jìn)，并對(duì)后進(jìn)生做好轉(zhuǎn)化工作，每個(gè)教學(xué)階段都要做教學(xué)質(zhì)量分析；學(xué)校圖書(shū)館、儀器設(shè)備購(gòu)置利用后一般都要進(jìn)行造冊(cè)登記；學(xué)校征用土地，進(jìn)行基本建設(shè)和各種建筑物質(zhì)量達(dá)標(biāo)驗(yàn)收等過(guò)程中形成了專門(mén)的基本建設(shè)檔案；學(xué)校進(jìn)行財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算時(shí)形成了會(huì)計(jì)檔案；安全工作是學(xué)校管理的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，學(xué)校沒(méi)學(xué)期都制定了一系列安全管理制度、責(zé)任書(shū)等。學(xué)校常規(guī)管理過(guò)程中形成的各種文件材料是學(xué)校檔案的重要組成部分，它對(duì)提高學(xué)校日常管理質(zhì)量和工作效率有著重要的參考作用。但這些檔案材料一般分散在學(xué)校各職能部門(mén)，想要有效的提高學(xué)校檔案的利用效率，學(xué)校所有檔案就必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，以便統(tǒng)一開(kāi)發(fā)檔案信息資源，有效的為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

2.4在學(xué)年結(jié)束后對(duì)收集的有關(guān)材料按類別進(jìn)行分門(mén)別類，編制檢索工具，裝訂收藏，以便今后的使用。

總之，學(xué)校檔案管理工作直接關(guān)系到學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量，所以檔案管理者要有重點(diǎn)、有計(jì)劃的收集，合理地整理學(xué)校各門(mén)類的檔案，發(fā)揮學(xué)校檔案資源建設(shè)的基地作用，把對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案集中管理，并采取切實(shí)有效的措施豐富學(xué)校檔案管理資源，確保檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率，讓檔案管理工作位學(xué)校的進(jìn)步與發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。endprint