高校外匯經費報銷的幾個問題——以華南農業大學為例

吳芳紅

(華南農業大學財務處 廣東 廣州)

伴隨我國高等教育的蓬勃發展,不同層次高校的辦學規模日益擴大, 與國外科研院所交流更加頻繁,科研、教學工作中牽涉的會計業務均有外匯事項發生，從預算到決算,從外匯額度到現匯賬戶。大批師生派往國外進修學習, 大量外國學者走進國內課堂,從國外聘請客座教授、舉辦各種層次的國際會議、合作辦學、外國學生來華留學都有外匯款項管理需求。故高學財務實踐中, 外匯管理與報銷業務逐年增加,外匯核算已逐步滲透到高校財務工作的方方面面,原先的外匯管理模式正面臨著新的挑戰和機遇。外匯管理工作在高校財務實踐中已經逐步形成一個專門的會計過程。

華南農業大學近年來也隨著國家對外開放政策的不斷加強及國際合作交流的進一步加深，以及辦學規模的擴大，積極響應國家政策，與國際間的學術交流、談判磋商、科技互訪等活動也日益增多，學校鼓勵研究生、科研與教學人員、高校管理工作者等出國訪問、合作研究與交流等（具體數據見圖1-圖4，具體數據由財務處、人事處、國際交流處和外事處提供）；支持邀請國外知名專家來校講學，高薪特聘國立新加坡大學張煉輝等知名教授、引進國際人才及其團隊來校授課與參與科研，簽署了部分客座教授，一年往返幾次來校指導教學科研工作，以此提高學校的軟實力；另外隨著科研水平的提高以及職稱評審所需條件的提高，科研論文的發表主要以外文期刊為主；有些科研實驗為了提高準確度需要國外購買試劑，生物材料有時也需要到國外進行測序等，這一切結算都是以外幣結算為主。因此我校的外幣業務日漸增多，呈直線上升趨勢。隨著高校體制改革不斷深入推進, 高校辦學自主性不斷增強,對學校財務運營效益的要求也越來越高；我校相關職能部門正積極運用國家外匯政策、加強外匯財務管理工作,試圖在收、支兩方面都能提高學校的收益。本文擬從2011 2014 年來我校涉及外幣報銷的具體業務進行分析。

一、受資助出國人員組成和經費額度

目前我校每年資助出國留學人員經費開支大約在600 萬元人民幣/年（圖1）；廣州市菁英計劃、合生珠江聯合培養、以及聯合培養的碩士和博士生人數每年大約在10 人左右（圖2）；短期因公出訪或培訓平均每年大約150 人左右（圖3）；受資助的出國人員主要由以下幾個方面的人員組成：國家公派、單位自籌和自費出國的教工平均每年大約有40 人左右（以半年以上年限為準，視為中長期出國留學，如圖4）。

圖1 2011 2014 外匯報銷數據

圖2 2011 2014 年出國攻讀博士和聯合培養博士人數統計

圖3 2011 2014 短期出訪和培訓人數統計

圖4 2011 2014 中長期出國人數統計

二、合規性審核

1.依據

各類出國人員經費報銷按照粵財行【2014】32 號文件《省直黨政機關和事業單位因公臨時出國經費管理辦法》以及《華南農業大學因公臨時出國（境）管理辦法（試行）》；國外購買試劑材料及發表論文版面費依據外國相關公司提供的invoice（發票）或receipt（收據）并附中文翻譯其中主要內容，配備信用卡，網銀或銀行等付款憑證予以報賬。

2.外來發票審核

目前,直接向國外購買試劑盒、實驗耗材、紙質和電子文獻資料、支付會議費用、論文版面費、住宿和差旅等業務在高校已經成為司空見慣的科研與交流活動,華南農業大學也不例外。財務報銷中,難免會有來自境外的發票,而且大多數其他國家并沒有像中國這樣，有財政部監制與頒發的嚴格統一發票。目前跨國網購業務也滲透到科研領域：藥品、耗材可網購,信用卡付款,發票只能是網上的電子版下載打印, 少數有傳真件,這樣就無法獲取會計學上 原始的唯一憑證,如果完全拒絕報銷,勢必影響教學與科研工作的正常開展。在這樣的情況下,需要有經辦人和項目主管在相關打印憑證上簽字,藥品、耗材經設備處簽字,圖書資料請圖書館編入書庫管理。同時要求經辦人出示信用卡原始對賬單,且該原始對賬單能證明該筆業務的真實性；若對賬單上的付款記錄中金額、時間、內容和網上下載的電子版打印件的內容相吻合,即可證明其真實性，給予報銷。如付款時是現金結算或者當面信用卡付款,那就必須出示購物時的原始購物小票、信用卡簽單或發票才可報銷（北美國家大多數是只有購物清單小票和信用卡簽單，若是現金付款，一般只有小票而無所謂發票的）。如果是住宿費用，旅店業者一般會提供帶有自身商標的獨一無二的 發票 ，上面一般會注明旅客姓名，支付費用等。

機票報銷時,出示的報銷憑證會比較復雜：有電子發票打印件,有機場提供的航空公司原始發票,也有機票客戶收據聯的,有旅行社代辦的發票,甚至還有拿登機牌的。由于國際機票的價格較貴, 報銷國際機票一定要憑原始 發票 (包括向航空公司索要的正規電子行程單（發票）、用現金在售票處購票時取得的機票樣發票)；不具備原始發票的（如出示機票客戶聯、電子機票、登機牌等）,必須額外提供信用卡對賬單原件,以核實實際支付的該筆賬單金額、內容一致才給予報銷，如機票為境外商業機構代購，一般會有支出費用證明或者機票。出國費用的報銷, 原則上嚴格執行財政部下達的《臨時出國人員生活費標準》,有些國外匯入的專項經費會明文規定其出國進修的標準，該標準有時會遠遠高于財政部的規定,這種情況須請示領導后，再做適當處理。

三、本校外匯報賬基本流程

1.請款

出國前請款須附外事處已審批的《廣東省因公出國任務批件》復印件1 份、出訪國邀請函以及中文譯本復印件各1 份。

2.回國報賬

填寫差旅費報銷單，經國際交流處辦理出國的，須附國際交流處已審批的《廣東省因公出國任務批件》復印件1 份、出訪國邀請函以及中文譯本復印件各1 份；通過人事處辦理出國的，附 華南農業大學職工短期因公出國（境）申請表 復印件1 份；附出訪前報省外事辦的費用預算證明，按照學校 附件樣板 附報銷說明，嚴格按批準天數、出訪類別、出訪國家、出訪線路報銷，原則上不得超過預算費用金額。如委托旅行社購買機票，則須附旅行社的正式合法發票及行程單；另出國簽證費、保險費等與當次出國有關的雜費與出國差旅費一同報銷，不得單報。所有國外的票據，每張都要用中文表明內容，打印不清的票據要復印與原件一同粘貼方可報銷。

3.支付國外（境外）版面費、會議費、材料費

支付上述費用時，須提供發票（Invoice）或者收據（Receipt）,要求對方簽名，并附銀行匯款（或網銀、信用卡轉賬）憑證。版面費的國外票據要在出版單位、文章內容、收費單位、收費金額等用中文注釋并附發表文章第一頁，所有單據都要三人（主管人、經辦人、證明人）簽字方可報賬；試劑材料票據若在國外直接購買，須附付款記錄的有關資料，其票據需對材料名稱、數量、款項等內容并用中文注釋，并附報銷說明。闡明該材料從何處購買及用途、存放地點等；報銷說明需經學院領導簽名并加蓋學院公章方可報銷。

4.外匯牌價計算標準

外匯牌價按中國銀行外匯牌價網站中中行折算價計算，計算日期按照出國離境當日匯率折算，具體標準見網站http://www.boc.cn/sourcedb/whpj/。

四、存在問題及解決辦法

1.因公護照問題及解決辦法

工作中偶爾發現個別教工常以辦理出國任務批件時間長、耽誤完成出國任務為借口，在沒有取得出國任務批件的情況下使用因私護照出國?；貒笥忠髨箐N在國外逗留期間所發生的業務費用。這種不符合凡公費出國（境）的團組和個人必須通過因公出國（境）審批渠道辦理手續，嚴禁持普通因私護照出國執行公務 規定的，不能啟動報銷程序。

2.審核詳細結算單據問題及解決辦法

有部分出國（境）人員，僅憑出國代理中介機構出具一張發票，想報銷出國（境）的相關費用，而且不附實際發生支出的票據，同時不能提供支出明細的，會計審核無從判斷支出的真實性。所以會計審核時必須要求出國人員出具與出國代理中介機構的實際詳細結算單才能啟動報銷程序。

3.國外版面費、SCI 論文潤色費、材料及測序費用等問題及處理辦法

材料費及測序費等的票據千差萬別。付款通知、支付憑證等被拿來當發票使用，碰到此種情況，盡量要報銷人提供有invoice或receipt抬頭的票據，付款通知、支付憑證只能作為invoice 或receipt 的附件使用。例如我校部分老師的SCI論文修改潤色是在國外聘請無公司依托的私人修改，而且都是以國外網銀paypal 方式支付，確實是沒有發票提供。目前這種開銷由于不符合相關規定，是不能納入報銷程序的。

1.范憶琳.高校外匯管理初探.事業財會,2007(01).

2.周永發.因公出國(境)費用審計方法初探.行政事業資產與財務,2014(09).