淺談信息化條件下如何改進檔案管理工作

李春君

[摘 要]如今，信息化時代迅猛發展。我們的工作方式，生產形勢，市場經濟都將發生天翻地覆的變化。大量信息產生價值的總和形成了信息化。無論是在生產工作，還是在日常生活中，信息發揮的巨大作用不言而喻。尤其是在企業生產中，信息資源是最為重要的。信息化的管理模式也為企業帶來了便利從而使企業產生最大的經濟效益。與信息化的管理模式相比，傳統的管理模式并不適合數字化檔案管理。所以，在信息化時代，企業大多采用電子檔案管理工作，這種趨勢也充分體現了社會的進步和發展。信息間的交換也為互聯網的發展做出了巨大的貢獻。

[關鍵詞]信息化；檔案管理；改進

近年來，隨著電子信息技術的不斷發展，電子檔案管理已經成為了現階段社會各個企業工作中的重要管理方式。傳統的檔案管理方式與信息化檔案管理，在歸檔方式，歸檔時間，文件的保管方式上都有差別。

但兩者都有各自的優點和缺點，而且兩者有相通的部分。傳統的檔案管理工作并沒有完全從社會上消失，信息化的檔案管理工作也沒有完全取代傳統的管理方式，而是取其優點并恰當地融合自身的優勢，特點，更好的幫企業完成檔案管理。兩者的共同存在加上現代化的電子技術對檔案進行了更加全面，完善的整理。

1.檔案管理工作從傳統到電子信息化的轉變

檔案管理工作在企業中起著至關重要的作用。傳統的管理方式就是利用紙張，錄像等傳統的功能對檔案進行管理。這種管理方式略顯笨拙，主要通過手工制作檔案，不僅浪費時間而且過程十分繁瑣。網絡技術普及后，這種傳統的檔案管理方式漸漸被信息化的管理方式代替，隨著社會的發展，各個企業對檔案的管理工作有著更高的要求，傳統的方式早已不能滿足他們的要求[1]。而現代技術的發展，電子信息的快速傳播成為了更加方便，更加完美的檔案管理方式。為人們節約了大量的人力，物力，從而使信息化的檔案管理方式成為炙手可熱的現代化工作方式之一。信息化的檔案管理方式也為信息間的交流提供了平臺，讓企業管理“更上一層樓”。

2.信息化的檔案管理方式仍然存在的不足之處

2.1信息化檔案的安全性以及管理者意識不強問題

安全問題是檔案管理過程中的重點工作，如果不能有效地保證管理的安全性，后果是難以想象的。管理者在進行檔案管理時起著領導的作用，但是有許多人對檔案的安全問題不加以重視，有些領導也對保密工作意識薄弱，因此會發生丟失，泄露檔案的狀況。檔案信息的安全性由兩部分組成，包括信息載體的安全性以及信息傳輸的安全性。信息的載體主要有磁盤和光盤[2]，它們的性能并不穩定，可能出現的問題也很多。信息傳輸的過程給文檔的管理工作帶來了巨大的安全隱患，因為如果管理的不安全的話，它隨時可能遭到黑客以及電腦病毒的攻擊，并且這種攻擊是無法預料到的，是未知的安全問題。

2.2技術人員的能力有待提高

現代化的檔案管理工作需要的人才不僅需要專業的檔案管理能力還應對現代化應用技術有著充分的了解和認識。但就當今社會而言，兩者兼備的人少之又少。具備檔案管理能力的人才對管理自然十分把握，但對現代化的科學技術并不是十分了解，他們的知識面比較窄，僅僅局限于管理文檔方面，這對檔案管理帶來了弊端。有些能力良好的工作人員可能僅僅因為現代技術不夠造成無法完成文檔的管理工作。還有一些工作人員對信息化的現代技術掌握的比較好，但對檔案的管理了解的比較少。他們能合理的應用現代化技術卻在管理方面讓人感到遺憾。

3.改善信息化的檔案管理方式的方法及建議

3.1提高信息檔案的安全性，實現檔案管理的安全化

對于信息化的檔案來說，其載體可能是光盤、磁帶等不穩定的物品，這類物品可能會收到溫度、濕度等一些物理因素的影響而導致檔案失真，損壞等現象。雖然科技進步了，我們通過高科技手段可以將相關檔案保存在電腦，U盤里，但是，黑客技術水平也在提高，并且電子檔案易于拷貝的特性，其安全性令人擔憂[3]。所以，為了保證檔案的安全性，檔案工作者應該將檔案儲存于安全性較好的電腦并將電腦存放于專業電子檔案機房中，而記錄在光盤中的檔案，盡量選擇一次性光盤或者具備只讀狀態的光盤最好，同時要注意儲存檔案的機房中要溫度適宜，濕度適宜，以防止重要文件出現損壞。除此之外，還應當將檔案進行備份處理，因為意外的發生是沒有預兆的，做好相應的準備，也是提高電子檔案的安全性的一種表現。

3.2加強檔案管理現代化意識，加強人才的培養

檔案工作的信息化需要通過現代化的設備來完成，而現代化的設備不能自己工作，需要具有一定的知識水平的人來操控。所以，這就要求進行現代化檔案管理的工作人員必須具備相關的知識才能符合要求。為了提高檔案管理者的意識，加強其現代化知識的培養[4]，可以從幾方面進行：為了使檔案管理者可以適應其信息化的變化，相關工作人員必須具有一定的專業水平和多元化的知識結構，可以將現代化技術與檔案的管理進行很好的結合，其中，計算機技術最為重要；同時檔案管理者還是需要掌握一些檔案管理的相關知識以及專業技能。除此之外，為了使檔案管理實現信息化，相關的工作人員也應該掌握一些必要的信息化管理檔案的技能。為了使檔案進行信息化管理的效果更好，相關工作人員也應該不斷的進行學習，相關單位也可以對相關工作人員進行定期的培訓，以便于將最新的技術傳達給工作人員，以便于檔案管理信息化的水平程度得到提高，整體檔案管理從業人員的素質的到提高。

4、結語

隨著科技的不斷進步，信息化電子檔案已經成為必然趨勢，只有結合實際，跟上時代的步伐，改變傳統的檔案管理觀念，才能夠使檔案工作更好的適應信息化時代發展的要求，才能更好的為社會服務。

參考文獻：

[1]王曉光.一種新型檔案數字化信息災害備份方法[J].辦公自動化.2009（12）：12-13.

[2]李章程.論高校教學檔案的信息化建設——基于浙江的實證[J].辦公自動化.2011（20）：20-21.

[3]王玉超.淺談電子文件管理中存在的問題[J].安徽文學（下半月）.2010（12）：7-8.

[4]王毅.淺析電子文件備份方式的選擇[J].辦公自動化.2010（08）：3-4.