以信息化為手段，提高醫院檔案管理水平

閆紅

摘 要：近年來，信息技術的推廣和普及在很大程度上推動了醫院檔案管理的信息化進程，促使醫院檔案管理逐漸由傳統的封閉式逐漸朝現代化開放式轉變，并成為了醫院現代化檔案管理的重要手段。本文筆者從醫院檔案信息化管理的概述入手；分析了醫院檔案信息化管理的意義，并對如何通過信息化手段來提高醫院檔案管理水平發表了自己的看法，希望能夠檔案管理工作者提供參考和借鑒。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化；研究

經濟地迅速發展以及醫療體質改革的不斷深入，傳統的醫院檔案管理模式和管理技術已經無法適應時代發展的需要，因而信息化建設成為了醫院管理的必然趨勢。加強醫院檔案信息化管理，不僅是醫院適應時代發展的客觀要求，更是醫院實現現代化管理的重要途徑。

1 醫院檔案信息化管理的含義

醫院檔案作為一個醫院各項工作的真實記錄，主要是由管理文件、各類報表、會議記錄、實物以及各種影像資料等構成。醫院檔案是醫院開展科研工作的重要依據，是醫院領導階層制定政策的科學依據，更是醫院開展各項建設的重要依據。而檔案信息化管理即在醫院檔案相關活動中充分利用現代化信息技術來處理各種檔案信息資源，并提供多種信息服務的過程[1]。醫院檔案信息化管理是伴隨著信息技術被廣泛運用在醫院檔案管理中而產生的一種新型管理方式，主要指的是對一般的文件、財務財務報表、會議記錄、病例檔案等實施信息化管理，具有覆蓋面廣、種類多、使用頻繁等特點。醫院檔案信息化管理主要包括兩個方面：一是指利用信息技術實現檔案的集成和分類，便于醫院內部人員查詢和使用，二是利用信息技術實現檔案管理的調度，逐漸實現醫院檔案的無紙化管理，提高檔案管理的效率。

2 醫院檔案信息化管理的意義分析

（一）有助于提高醫院檔案管理的工作效率

醫院通過在自身內部打造信息化管理系統可以實現醫院內部檔案資料等相關信息的共享，另外還有助于從事管理的人員加快對資料的歸類和存檔等，進而方便了醫院內部的工作人員隨時查詢所需檔案信息，切實保證了醫院信息服務的質量。

（二）有助于提高醫院的科研水平

醫院實現檔案的信息化管理，通過借助自身的檔案管理信息系統，能夠為內部的管理部門制定科學的決策提供準確、詳實的統計數據，另外也可以為該醫院各個臨床科室和醫技科室對新技術、新醫療的研究提供對應的檔案信息，切實提高了醫院的科研水平。

（三）有助于提高醫院的醫療服務水平

醫院通過實現檔案管理信息化，能夠推動傳統的半封閉式檔案管理朝開放式檔案管理模式的成功轉變，如此不僅方便了醫院內部的醫療工作者查閱患者檔案，還方便了患者利用檔案管理系統查詢病例檔案等相關信息，極大地提高了醫院的服務水平。

3 以信息化為手段，提高醫院檔案管理水平的途徑

（一）加強宣傳，增加檔案信息化建設資金投入

要加強醫院檔案信息化管理，首先需要醫院的領導階層提高對醫院檔案信息化管理的重視程度，并廣泛利用院內的報刊、電視、廣播、宣傳手冊等積極宣傳檔案信息化管理的重要性和意義，爭取在全院上下營造檔案信息化管理的氛圍，以提高檔案管理人員對信息化管理的認識程度。其次，醫院還應該進一步加大用于檔案信息化管理所需資金投入，加大硬件設施的投入量，不斷完善醫院的硬件設施系統，為實現檔案信息化管理做保障。一方面要保證醫院信息化設備的穩定性、可靠性以及安全性，保證醫院各方面信息收集和處理的高效性和質量。另一方面，針對檔案的管理工作，要增加一些性能較高先進設備的投入，保證檔案信息化管理的高效性，促使醫院檔案信息化管理更加趨于完善和科學[2]。

（二）加強醫院電子文件的歸檔管理，保證檔案管理的安全性和可靠性

隨著電子信息技術的快速發展，醫院各項工作不斷趨于標準化、自動化、網絡化，進而誕生了大批的電子文件，電子文件又主要包含文本文件、圖像文件、影像文件以及多媒體文件。而電子文件檔案作為檔案信息化管理的主要資源，實現電子檔案的信息化管理還應該加強電子文件的歸檔管理，首先應該由醫院各個科室的管理員先制作和整理電子文件，然后再將其交給醫院檔案管理員，由其將帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝到耐久性好的載體上，一般為一式三套，其中一套用于封存，一套用于異地保存，一套用于查閱使用，為了防止信息被損害或丟失還應定期將其復制，如此便有效提高了檔案管理的安全性和可靠性。

（三）建立統一技術標準，實現檔案信息化管理信息化建設

從當前個別醫院開展的檔案信息化管理現狀來看，還存在著軟件使用不統一、版本不一致、技術標準不統一等問題，因此還無法較好地實現信息的共享。另外，醫院檔案管理還缺乏用于檔案管理的統一軟件，保管期限不夠明確，檢索工具過于簡單等，再加上個別醫院自身對檔案管理工作本來就不夠規范，導致項目越存越多，越多越亂的現象。當前，國家和地方各級檔案管理部門針對檔案管理都制定了對應的管理制度、行業規范以及執行標準。因此筆者認為醫院應該充分結合自身實際情況，制定并出臺檔案信息化管理的相關規范、制度以及標準，并實現檔案管理軟件的統一性，實現文檔一體化，確保檔案保管的安全性和方便性。

（四）構建科學的信息檢索體系，實現資源共享

具體來說可以從以下兩個方面入手：一是進一步開發高效的檢索工作，實現多個關鍵詞檢索的功能，全面提高檢索工具的覆蓋范圍和準確性，以便可以從多個角度實現對檔案利用。二是要充分借助互聯網檢索功能，在當前使用范圍廣的現代高速寬帶技術支持下，通過局域網來實現檔案信息的保存，以便醫院內部的工作人員可以通過該網絡，迅速地檢索到其所需資料，實現了醫院檔案的共享。例如：醫院可以針對自身較為珍貴的文獻資料、歷史資料、科學進展、名醫名案等采用電子文件的形式予以保存，然后再利用醫院內部的局域網上傳和查閱，如此便實現了醫院資源的全面、高效利用，這樣不僅達到了保護珍貴檔案原件的目的，還能夠為那些臨床和科研人員獲取所需資料，提高診療水平做保障[3]。

（五）加強檔案管理人員隊伍水平，提高檔案信息化管理水平

醫院檔案的信息化管理水平的高低還在很大程度上取決于檔案管理隊伍整體素質的高低，所以，要加強檔案管理人員隊伍建設工作。首先要高度重視對檔案信息化管理人才的引進，保證從事檔案管理工作人員必須具備本科即以上學歷，且具有管理相關專業知識和實踐經驗，其次醫院應該加強檔案管理人員的培訓，要定期組織廣大檔案管理人員參與到檔案信息化管理相關知識的培訓中，幫助其加強計算機技術、檔案數據管理、網絡知識以及信息設備等相關知識，以便更好地為現代檔案信息化建設服務。

4 結語

綜上所訴，醫院檔案管理作為記錄醫院發展的重要記錄，不僅能夠真實反應出醫院在不同時期的發展情況，而且還對醫院未來規劃具有重要的指導作用。要想以信息化為手段，提高醫院檔案管理水平，筆者認為首先應該加強宣傳，增加檔案信息化建設資金投入；其次應加強醫院電子文件的歸檔管理，保證檔案管理的安全性和可靠性；然后建立統一技術標準，實現檔案信息化管理信息化建設；緊接著構建科學的信息檢索體系，實現資源共享；最后還應加強檔案管理人員隊伍水平，提高檔案信息化管理水平，以此推進檔案管理信息化建設進程，全面提高醫院檔案管理的信息化、標準化和規范化水平。

參考文獻

[1]李曉玲，徐潔.關于加強醫院檔案信息化管理工作的探討[J].內江科技，2011，23（8）：567-568.

[2]林清.加強醫院檔案信息化管理工作的探討[J].醫學信息學，2010（11）：3958-3959.

[3]虞俊.利用信息化提高檔案管理水平[J]. 計算機工程應用技術，2011（5）：161-162.