新時期檔案創(chuàng)新管理現(xiàn)代化模式

康杰

當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強(qiáng)各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

1 創(chuàng)新服務(wù)手段

1、建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2、建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3、電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4、開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

5、開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，全省各級綜合檔案館（室）全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

2 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新準(zhǔn)備工作

在對基層檔案管理人員進(jìn)行了一定的培訓(xùn)后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識。在這這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作。在進(jìn)行準(zhǔn)備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標(biāo)引工作進(jìn)行較好的完成，這主要是對檔案信息進(jìn)行更加深層次的加工，同時也是在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必不可少的一個環(huán)節(jié)。雖然在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進(jìn)行檔案信息管理，如果要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準(zhǔn)備工作也就必不可少。在進(jìn)行現(xiàn)代化準(zhǔn)備的工作中，當(dāng)?shù)卣梢詾闄n案館準(zhǔn)備一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，例如新型的電腦等管理設(shè)備。也可以采購一些關(guān)于檔案現(xiàn)代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進(jìn)行翻閱，將問題解答，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內(nèi)無法較好的學(xué)習(xí)到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經(jīng)驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進(jìn)行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經(jīng)驗的檔案管理人員是如何進(jìn)行檔案管理的，并且從中學(xué)習(xí)到豐富的干干管理知識和經(jīng)驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進(jìn)行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達(dá)到要求，以避免帶教工作無法起到應(yīng)有效果的情況。

3 創(chuàng)新檔案管理現(xiàn)代化統(tǒng)一模式

由于標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中會出現(xiàn)各種問題，例如文中提到的檔案管理單位中的計算機(jī)采購?fù)吞柡唾|(zhì)量參差不齊。因此為了更好地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)行統(tǒng)一的管理是必不可少的。在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化工作之前，應(yīng)該對各個檔案管理單位進(jìn)行統(tǒng)一的采購工作，并且在進(jìn)行采購工作完成后將操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)一，以便于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作。不僅需要采購相同的操作系統(tǒng)并且進(jìn)行統(tǒng)一，另一項相當(dāng)重要的工作是需要將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，以保證檔案館之間能夠在工作過程中及時的了解到一手信息。但是在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的過程中，需要注意的是檔案館數(shù)據(jù)的安全，避免在進(jìn)行共享和統(tǒng)一的過程中出現(xiàn)不法分子竊取檔案館信息等情況的發(fā)生。同時為了更好的保證檔案管理現(xiàn)代化能夠?qū)崿F(xiàn)，在操作人員上也需要注意，盡量選用計算機(jī)使用經(jīng)驗較為熟練的基層檔案管理人員，在熟悉了應(yīng)該如何使用相關(guān)的設(shè)備后，才可以讓所有的基層檔案管理人員使用這些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備以及相關(guān)的操作系統(tǒng)。