論檔案信息資源開發利用的模式

許萍

摘 要：隨著人類社會由工業經濟時代向知識經濟時代轉變，信息資源己成為一種重要的經濟資源。檔案信息資源是其中的一個重要組成部分，其重要性已引起人們的普遍關注和廣泛認同。檔案信息資源開發利用的傳統模式有：檔案查閱，檔案外借，檔案報道服務，檔案陳列、展覽服務。檔案信息資源開發利用的智力型模式：編研服務，情報服務，檢索服務，專題服務，咨詢證明服務。

關鍵字：檔案信息資源；情報服務

隨著人類社會由工業經濟時代向知識經濟時代轉變，信息資源己成為一種重要的經濟資源。檔案信息資源是其中的一個重要組成部分，其重要性已引起人們的普遍關注和廣泛認同。黨的十六大要求大力推進社會信息化，以信息化帶動工業化，以電子政務深化改革行政管理，以互聯網擴大先進文化的傳播。在社會信息化大潮滾滾到來之際，大力開發利用檔案信息資源已經非常現實的提上了各級檔案部門的議事日程。檔案信息資源開發利用的模式也不容小覷。

1 檔案信息資源開發利用的傳統模式

檔案信息資源開發利用方式由于不同的環境條件而呈現出不同的開發水平、開發層次、開發質量和開發效果。其傳統方式主要有檔案閱覽、檔案外借、檔案信息報道和檔案陳列、檔案展覽等。

（l）檔案查閱

這是檔案部門提供檔案信息通常采取的服務方式。檔案部門設有閱檔室，并為檔案用戶準備諸如檢索工具、工具書、參考資料等，供利用者進行借閱利用。這種利用方式，供需直接見面，信息直接流通，對檔案部門來講，能及時接受利用者的反饋信息，并且有利于檔案保管保護。平均每年全國各級各類檔案館室接待檔案、資料利用者達1300萬人次，利用檔案資料達3600萬卷（件、冊）次。而在2003年提供利用的檔案資料則達到了5千多萬卷、冊。

（2）檔案外借

利用者為了某種需要將部分館藏檔案原件或副本暫時借出使用，包括個人外借、集體外借、館（室）間互借、預約外借和流動外借。在檔案的利用活動中，檔案人員對那些珍貴的或易損的檔案、古老檔案，以及特殊載體的檔案，一般不外借出館。檔案外借服務應注意保管、保密和完整性等問題，特別應注意建立催還制度。還值得一提的是在《檔案法》和《檔案法實施辦法》及各省市制定的檔案管理條例中都做出了“法人、其他組織以及個人憑身份證、工作證或者介紹信等合法證明，可以利用已經開放的檔案”的規定，這就從法律制度上為檔案利用者利用檔案提供了保障。

（3）檔案報道服務

檔案部門通過檔案報刊、或新聞媒介向社會和利用者揭示和通報檔案信息，報道檔案工作法規、制度、交流工作經驗等。中國擁有全世界唯一的檔案專業報—《中國檔案報》。《中國檔案報》自1995年創刊以來，發行量逐年遞增，目前己覆蓋全國檔案系統并占領部分都市報刊零售市場。北京、山東、遼寧等地訂閱《中國檔案報》已延伸到鄉、鎮及民營企業和都市報亭。臺、港、澳地區檔案館也訂閱了《中國檔案報》。1997年以來，《中國檔案報》在海外亦有發行。日本、新加坡、韓國、蒙古等國都有訂閱。2001年該報擴版增刊，以全新的面貌為社會服務。

（4）檔案陳列、展覽服務

這是檔案館按照一定主題，以展示檔案原件形式或復制件的方式，系統地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關檔案的內容與成分的一種服務方式。通過舉辦展覽，建立愛國主義基地和參加有關活動等方式，大力開發利用發檔案信息資源。如利用檔案舉辦的展覽“雪域明珠-中國西藏文化展”；結合澳門回歸，利用豐富的館藏舉辦的“歡慶國慶50周年喜迎”“99澳門回歸檔案史料展”展覽，供社會了解了歷史。同時，越來越多的檔案館被命名為愛國主義教育基地，如在發揮愛國主義教育基地這項公共服務作用方面，上海市檔案館外灘新館就引起了良好的社會反響。該館擁有比較豐富的檔案材料，它記錄了中國共產黨帶領人民進行革命斗爭的歷程和上海市黨組織在社會主義建設中發揮堅強核心和戰斗堡壘作用的過程。自建館以來，上海市檔案館外灘新館吸引了機關、基層黨、團組織等100多家單位2000多名黨團員來此進行黨組織活動。借助這些豐富的檔案珍藏，使人們接受了生動的革命傳統教育和愛國主義教育。

2 檔案信息資源開發利用的智力型模式

檔案信息資源開發利用的智力型模式通常包括編研服務、情報服務、檢索服務、專題服務和咨詢證明服務等模式。

（1）編研服務

編研服務是指檔案部門具有檔案編研職能，并設有編研機構，擁有專門編研人員，根據檔案館（室）自身的館藏特色以及檔案利用價值，有選擇、有目的地開展研究和選編，為機關和社會提供檔案信息資料的專業工作。對檔案資料進行專題研究、編撰出版，是檔案部門開發利用檔案信息資源的一條重要途徑。

它的編研成果包括公開出版物和內部參考等。據統計，2003年，各級各類檔案館編輯的公開出版檔案資料700種，計2.2億字；檔案室編輯的公開出版檔案資料800多種，計5.6億字。各級各類檔案館編制內部參考資料6000多種，約1億字；檔案室編制內部參考資料1萬多種，計35億字，為領導決策、工作參考以及社會各界利用發揮了重要作用。從具體事例來看，廣東省檔案局（館）在抗擊非典期間，編輯出版了《抗非檔案信息摘報》，匯集了廣東1879至1923年間發生的多起疫情檔案史料，《摘報》送廣東省非典防治工作指揮部下發給各有關部門和送省市領導同志，為領導決策提供了重要參考信息。中央檔案館編輯的《毛澤東評點二十四史》，被江澤民同志作為禮品贈送美國哈佛大學。西藏自治區檔案館編輯的《西藏歷史檔案薈萃》，以確鑿的史實證明了西藏自古以來就是中國領土不可分割的一部分，并獲得了國家“五個一工程”獎。

（2）情報服務

在企業事業單位、科研院校以及經營單位中，檔案是重要的情報源之一，如會計檔案、科技檔案、科研成果、論文、專利等檔案是重要的情報來源。目前在一些大中型國有企業和科研院所、高等院校推行檔案圖書情報的一體化管理，這種想法得到很多學者和實際部門工作者的認同，在很多期刊上也就此問題展開了激烈的討論，這可能是未來的一個發展趨勢。筆者認為，檔案圖書情報一體化管理的最終目的是要構建圖書、檔案、情報工作三者之間的橋梁，加強圖書、檔案、情報工作之間的聯系，減少不必要的冗余環節，促進信息資源的優化管理，使它們能夠為實際工作更好地服務，而并非圖書、檔案、情報的工作方式和手段已經失去差異。因此，檔案信息的情報服務可能會成為檔案人員工作中的重要內容。

（3）檢索服務。

針對利用者特定的實際需要按照一定的檔案標識系統與途徑，從大量的檔案目錄、索引、文摘、卡片等二次文獻中查找出需要的檔案信息的服務活動，它是提供利用的先期工作和衡量檔案工作水平的重要手段和內容。開展檢索服務必須建立完善的檢索系統，合理組織和整理檔案文獻資料，加強館藏基礎管理工作。檔案檢索服務己經歷了手工檢索、半機械化檢索和計算機檢索以及光盤檢索和目前的網上瀏覽等階段。尤其是網絡檢索這種方式，它能提供各種功能強大、靈活、實用的檢索工具，使得檢索成為一項輕松而愉快的工作。檔案用戶之間、檔案館（室）之間、檔案用戶與檔案館（室）之間的地理距離將由于網絡的連接而消失，彼此之間的交流與合作將在檔案工作中普遍應用。Google是全球最強大的搜索引擎，如果檔案部門能開發出這樣的搜索引擎來檢索檔案信息，那么查找、利用檔案信息將會變成愉快的事情。

（4）專題服務

檔案信息專題服務又叫跟蹤服務，指的是檔案信息部門根據利用者的需要確定某一專題，并圍繞這一專題從檔案文獻中選擇出對該專題有用的檔案信息，定期、主動地向利用者提供服務的一種方式。檔案信息專題服務水平大體要經過確定內容、跟蹤服務和效果反饋三個步驟。

（5）咨詢證明服務

檔案部門經常會碰到一些有關政策、法律、規定、個人經歷、學歷等方面的咨詢（證明）。近年來，隨著城市建設和改造，檔案部門在不違反國家法律、法規的情況下，向市民提供咨詢或出具涉及市民切身利益的拆遷政策、土地使用權、房產權等的證明，都能使咨詢者滿意。經過20多年的改革開放，在一定程度上檔案的作用正在“弱化”，如在上海辦理因私人事務出國的護照，憑居住證就行了，不再需要申請者檔案。但是現階段檔案的作用不可取代，特別是個人的工齡計算、工資調升、轉正定級、職稱評定、出國（境）政審、黨團關系、婚姻生育管理、社會保險、證件年審等問題都需要以檔案為依據出具證明。

在社會信息化大潮滾滾到來之際，大力開發利用檔案信息資源己經非常現實的提上了各級檔案部門的議事日程。但是由于種種原因，目前我國檔案信息資源開發利用工作存在著不少問題，檔案信息資源能發揮的作用與應發揮的作用之間還存在不小的差距。因此，加強檔案信息資源的開發利用迫在眉睫。

參考文獻

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