信息化背景下機關事業單位檔案管理的改革

劉娟

摘 要：信息技術的發展帶來了各個管理領域的信息化發展，信息化的管理模式在實際的運用過程中，擁有高效、便利的絕對優勢。檔案管理信息化發展同樣帶來了明顯的優勢。本文通過闡述檔案管理信息化的內涵，分析當前機關事業單位檔案管理信息化建設的必要性，并結合機關事業單位檔案管理信息化發展的實際情形，提出檔案管理信息化發展的改革措施。

關鍵詞：信息化；機關單位；檔案管理

當前，信息化在我國各行各業均得到了深入的發展和運用，這也是我國整體信息化水平高度發展和進步的標志。機關事業單位信息化發展正歷經著持續的改革和創新突破，隨著信息化進程的加快，眾多的社會管理工作均已建立在信息化的基礎之上。因此，機關事業單位的檔案管理工作，也在逐漸由傳統手工登記的方式，向著信息化管理的方式改革。傳統手工登記造冊的檔案管理已不再適應高速發展的社會環境，信息化帶來了全社會各行各業工作效率的極大提升。這就要求檔案管理工作也需要跟上時代的腳步，實現信息化與高效性。

1 檔案管理信息化的意義

檔案管理是機關事業單位一項不可或缺的基礎性工作，它也是機關事業單位穩定發展的基礎。有效的檔案采集、整理、保存和查詢工作對機關事業單位各項業務的開展有著積極的促進作用。在信息化背景下，檔案管理工作采用了科學化、信息化的發展方式，這也是事業單位檔案管理模式改革的主要方向。而當前，我國大部分事業單位中，檔案管理信息化正面臨著一些問題。比如：檔案并未完全實現信息化，數字檔案文書的內容并不完善，需要進一步實現系統化和規范化的管理。而如何更有效的利用信息化的手段，完善單位檔案管理工作是當前需要繼續解決的問題，也是信息化背景下，創新機關事業單位檔案管理工作的重要內容。

2 檔案管理信息化在機關事業單位的必要性

（1）有利于工作效率提升

傳統檔案管理模式下，紙張、照片或者錄像均是分散保存，查詢的過程中，需要耗費較多的時間和精力，且存在著管理不便、保管時間有限的問題。結合機關事業單位檔案管理工作的實際情形，在數以萬計的文書中，若是不能采用信息化的管理模式，將會讓檔案管理工作十分的繁重且效率低下。而檔案管理信息化改革將能夠大大的提升管理工作的效率，節省諸多的實際書寫時間。比如文件的起草、簽發、跟蹤、歸檔等工作將能夠通過計算機信息管理系統，全程的實現信息化。不僅有效的縮短了流程時間，還能夠大量的節省人力、物力和財力。

（2）利于信息的共享和交流

傳統的紙質檔案，在存儲、運輸和查閱時均存在極大的不便性，也不利于共享和交流。而信息化的檔案管理解決了這一難題，數字化的檔案信息能通過網絡實現便利的查閱、共享和交流。在網絡環境下，查閱檔案文獻不僅款姐而且準確率高。如此便能很好的實現機關事業單位之間的合作和交流，保證了檔案管理的質量和工作效率。

（3）利于檔案保存工作的穩定性

紙質的檔案容易受到保存條件和自然環境的影響，一旦保管出現差錯，將會造成檔案的破壞，若是重要的檔案文獻將會造成無法挽回的損失。而信息化的電子檔案，在保存時間和安全性上不會受到自然環境的影響。與紙質檔案相比，電子檔案不僅保存方便，而且使用壽命長，不會受到時間和空間的限制，節省了大量的現實物理空間，在提高機關事業單位檔案管理效益方面起到了積極的意義。

3 檔案管理信息化在機關事業單位的改革路徑

（1）加強培訓，促進檔案管理工作者綜合素質的提升

機關事業單位檔案管理信息化的過程，也是其整體管理工作改革和創新的過程。將檔案管理信息系統納入到整體的管理信息系統中，實現數字化的管理模式，對機關事業單位工作效率的提升是顯而易見的。注重培訓是促進檔案管理工作者能力提升的重要手段，也是提高檔案管理工作者基本素質的重要方式。這就需要機關單位的檔案管理工作者，精通電腦、懂得如何有效的利用管理信息系統實現高效的工作。要想取得檔案管理工作的改革和創新突破，就需要通過各種培訓不斷的提升相關工作人員的素質和技術水平，全面推進事業單位檔案管理工作的信息化建設與發展。

（2）完善檔案管理制度

當前，在我國檔案管理工作領域，部分機關事業單位的檔案管理工作尚存在著一些明顯的問題。比如，管理工作存在著一些薄弱的環節，甚至還有一些機關事業單位對檔案管理工作并不重視，管理人員思想落后，主管領導不夠重視，相關制度缺失。這就造成了檔案管理工作有效性較差的現實。因此，要完善單位的檔案管理工作，就需要建立規范化的管理制度，完善整個檔案管理體系，對整個事業單位的檔案管理工作實現定期的考核，建立科學的獎懲制度，方能從根本上解決事業單位檔案管理工作規范性與系統性的問題，也才能從根本上實現對機關事業單位檔案管理工作的改革和創新。

（3）完善檔案管理信息化系統

在機關事業單位檔案管理工作中，于檔案管理本身而言，管理者的基本素質是軟件，而信息化的管理系統設備是硬件。因此，想要提高機關事業單位的檔案管理信息化水平，建立運轉流暢的檔案管理信息化系統是最重要的內容。只有在提高信息化系統水平的前提下，才能充分發揮檔案管理各個環節的效益。檔案管理信息系統的實用性、便利性和管理有效性，是實現高效檔案管理工作的前提。只有保障信息化系統的順利運行，并能夠方便、安全、高效的檢索和查閱，才符合檔案管理信息化建設改革的初衷，才能保證機關事業單位檔案管理工作改革的順利進行?？梢?，任何一個機關事業單位，要想持續的完善檔案管理工作的改革和創新，需要優先提高硬件設施的水平。

綜上所述，不斷改革和完善機關事業單位的檔案管理工作，是社會發展的必然趨勢，也是檔案管理工作發展的必然趨勢。各級機關事業單位均應充分利用當前的信息技術優勢，創新檔案管理工作的模式，促進檔案管理工作與時俱進。現階段，檔案管理工作均已進入全面信息化建設的階段，積極汲取相關成功的經驗，加強學習和培訓，是機關單位實現檔案管理信息化改革的有效路徑。

參考文獻

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