信息公開對人事檔案管理工作的影響

于濤

摘 要：隨著我國科學技術的迅猛發展，網絡化、信息化的管理方式逐漸深入到各個領域，人事檔案信息化在促進管理工作完善發展的同時也帶來一些不利的影響。本文通過分析人事檔案信息公開的積極作用，說明其存在的問題，提出合理的改善措施。

關鍵詞：信息公開；人事檔案；管理工作；措施

1 人事檔案信息公開的積極作用

1.1 促進人事檔案管理工作的發展

人事檔案兼具機密性和服務性，帶有很強的專業性和政治性，在檔案管理工作逐漸邁入電子化、數字化的時代，人事檔案服務性的功能更加突出。人事檔案信息公開是對檔案所記錄的信息進行加工、接收，然后輸出給檔案利用者的過程，可以充分發揮人事檔案服務性的功能，展現人事檔案信息的利用價值，滿足檔案利用者的合理需求。在人事檔案信息公開的過程中，檔案管理人員在得到信息反饋時，能夠及時的發現檔案信息中存在的不足，有目的、有針對性的改進工作，例如，當人事檔案中的文件材料不全、內容失真、未能夠真實、客觀的反映出檔案所有者的情況，就會給檔案利用者造成極大的干擾，而采取檔案信息公開的管理方式，可以方便檔案管理人員及時查漏補缺，提高檔案管理工作的效率，促進人事檔案管理工作的發展。

1.2 建設強大的人才隊伍

人事檔案的機密性要求檔案管理人員的具有一定的專業知識，因此，建設一支強大、專業的人才隊伍是做好人事檔案管理工作的前提。人事檔案記錄了人才在社會實踐中的技能、經歷等，濃縮了人才的信息，人才的面貌、特點和專長等可以通過人事檔案全面、客觀的展現給檔案利用者。人事檔案信息公開可以便于各級組織和人事部門領導詳細的了解人才的情況，根據不同人才的特點和能力，進行合理科學的安排，實現人才資源的優化配置，充分調動人才工作的積極性和創造性，促使人才在合適的工作崗位上不斷地努力奮斗，實現自己的人生價值。

1.3 實現全社會人力資源共享

人才是推動企業、社會發展的巨大因素，社會主義市場經濟建設離不開人才的參與。人事檔案是了解人才的重要依據之一，可以幫助檔案利用者做到“知人善任”。全面、準確、真實的人事檔案信息，可以讓檔案利用者更容易的發現自己所需要的人才，達到人才資源的優化配置，同時，國家以及地方有關部門可以根據人事檔案中的信息，統計分析全國、當地的人才資源情況，系統、全面的了解人才的數量、專業素質、文化程度等，以便做出科學合理的預測，制定出切實可行的長遠規劃，合理地培養人才、使用人才。

2 人事檔案信息公開存在的問題

2.1 流動人員的人事檔案信息管理不規范

人事檔案信息中的一部分信息是可以公開的，并且這些公開信息不會影響檔案所有者的利益，例如，檔案信息中個人的工作學習情況、身體健康狀況、家庭成員情況等。但是，由于人才具有流動性，人事檔案信息不可能及時的更新調整，給人事檔案管理工作帶來極大的影響。 另外，由于管理檔案的有關部門領導不重視人事檔案管理工作，沒有歸檔意識和利用意識，導致檔案信息不完整、陳舊，再加上疏于管理，檔案管理人員隨意存放流動人員的人事檔案，致使人事檔案里的一些個人隱私泄露，影響流動人員的人事檔案信息的機密性。

2.2 缺乏人事檔案信息公開的管理政策

在實施人事檔案信息公開制度之前，人事檔案是不能被隨便查閱的，而在人事檔案信息公開制度推行以后，檔案所有者不僅具有查閱和借用本人的檔案、了解自己直系親屬的檔案的權利，也具有監督本人檔案的形成和利用全過程的權利。但是，受到人才資源流動頻繁的影響，許多人事檔案管理部門沒有能制定出相應的政策去有效的解決這一問題，導致大量的人事檔案出現“棄檔”的現象，并且一些人事檔案糾紛問題也不時發生，阻礙了人事檔案管理工作的順利開展。

2.3 人事檔案的管理水平低

雖然已經進入信息化時代，但是一些地區、單位的管理設備卻未能及時的更新，部分單位沒有及時引進先進的設備，利用計算機系統，把紙質的人事檔案信息，準確的輸入到專門的管理數據庫，建立完善的人事檔案數據庫；另外，一些單位不重視人事檔案管理工作，缺乏管理意識，導致存放人事檔案的庫房結構、設置不合理，造成人事檔案損毀甚至丟失的現象。管理水平低下，致使人事檔案所記錄的人才信息缺乏真實性、科學性。

2.4 缺乏必要的監督

在網絡技術高度發達的現代，人事檔案管理工作水平得到了很大的提升，但是，由于網絡本身的缺陷，信息的迅捷化、透明化給人事檔案管理工作帶來極大的挑戰。人事檔案具有機密性，檔案里的機密信息是不能隨意公開的，因此，必須建立相應的監督管理機制，確保檔案所有者的個人隱私權不受侵犯。

3 人事檔案信息公開的措施

3.1 建立健全相關的法律法規

法律、法規具有約束性，制定人事檔案信息公開的相應法律、法規可以更好地促進人事檔案管理工作的發展。有關部門應該根據實際情況，規范人事檔案管理工作，制定統一的管理規范，通過立法、執法等方式，確保檔案管理工作的有序進行，為人事檔案信息公開提供健康的社會環境。

3.2 制定人事檔案信息公開的政策

人事檔案記錄了檔案所有者的大量信息，檔案所有者有權利知曉檔案里的信息，因此，國家應該制定相應的政策，維護檔案所有者的知情權。同時，人事檔案管理部門應該制定統一的管理規范，防止人事檔案內容殘缺、失真，影響人事檔案的利用價值；大力開展培訓活動，提高檔案管理人員的管理水平和管理能力，建立獎懲機制，鼓勵檔案管理人員的管理工作，提高檔案管理人員工作的積極性【1】。

3.3 加強人事檔案管理基礎工作

人事檔案的服務性要求檔案信息必須具有真實性、全面性、客觀性，因此，檔案管理工作應該及時、廣泛、完整的搜集新的人事檔案材料，豐富檔案信息，確保人事檔案能夠科學的反映檔案所有者的情況，避免信息的失真和滯后。利用優質的檔案信息，為檔案利用者提供可靠的信息資源，提高人事檔案管理的水平，充分發揮檔案的服務功能，為人事檔案信息公開奠定堅實的基礎。

3.4 加強對人事檔案信息公開的監督力度

信息技術的使用大大提高了檔案管理工作的效率，減輕了檔案管理工作人員的負擔，節省了大量的人力、物力。檔案管理部門應該大力引進先進的技術設備，實現人事檔案管理的現代化，建立完善的信息數據庫，確保檔案信息的完整性；加強對檔案管理人員的培訓活動，提高檔案管理人員的素質，使其具有法律意識和責任意識，維護檔案所有者的隱私權。

3.5 建立合理的組織領導機構

人事檔案的管理組織領導機構應該符合國家法律規范，在國家檔案行政部門宏觀管理、組織協調下，由主管部門領導與指導，實行分級管理的制度，接受同級檔案行政管理部門的指導和監督。配備專門的管理干部，負責管理定量的人事檔案資料，確保有專業的檔案管理業務人員指導管理工作；根據檔案的管理范圍的大小，制定合理的管理方式，確保有專業的檔案管理工作人員負責人事檔案管理工作【3】。實行民主監督制度，聽取群眾對人事檔案信息公開的合理意見和建議，樹立權威、可靠的檔案管理部門的形象，增強人事檔案信息的可信度，提升公民對人事檔案管理部門的認可度，以保證人事檔案信息公開能夠獲得廣大群眾的支持。

4 總結

總而言之，人事檔案信息公開是適應時代發展需要的一種新型的檔案管理方式，在給傳統的檔案管理工作帶來挑戰的同時也促進了人事檔案管理工作的發展。因此，檔案管理部門應該積極的開展人事檔案信息公開工作，建立專業的人才隊伍，提高管理水平，充分發揮檔案的服務功能，為檔案利用者提供優質的服務，達到社會資源共享的效果。

參考文獻

[1]單曉林.信息公開對人事檔案管理工作的影響與對策研究[J].中國衛生標準管理，2015，14：1-2.

[2]劉美玲.信息公開對人事檔案管理工作的影響[J].黑龍江檔案，2011，02：47.

[3]王中秋.信息公開對人事檔案管理工作的影響與對策研究[D].山東大學，2010.