做好檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識

張潔琳

摘 要：分析了當(dāng)前檔案工作環(huán)境下，做好檔案管理必須要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)重視，確定領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，嚴(yán)格管理，推動檔案管理健康開展；建立健全規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化，注重檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高檔案利用效率；加大投入，提高檔案數(shù)字化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制；規(guī)章制度；規(guī)范化；綜合素質(zhì)；利用效率；數(shù)字化

檔案管理工作背負(fù)著客觀記錄各種單位和個(gè)人進(jìn)化過程的重?fù)?dān)，在社會前進(jìn)的過程中起著很關(guān)鍵的作用。在當(dāng)今信息化迅猛發(fā)展的背景下，伴隨電子檔案的出現(xiàn)，檔案的存儲方式越來越多種多樣，檔案管理工作正面對大量新狀況、新問題，也就對管理者的工作標(biāo)準(zhǔn)相對以前要嚴(yán)格。怎樣將檔案管理工作在全新走向上做到完善，對每個(gè)管理者來說都是亟待處理的狀況，一定要高程度的關(guān)注以及周全思量。經(jīng)過過去這些年的學(xué)習(xí)以及實(shí)際經(jīng)歷，我認(rèn)為要想做好檔案管理工作要從下述幾點(diǎn)開始做起：

1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)重視，確定領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制

檔案是記錄單位和個(gè)人進(jìn)化歷史與演變過程的關(guān)鍵的載體，同時(shí)又關(guān)聯(lián)到單位與個(gè)人保密，所以，必須切實(shí)強(qiáng)化對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作是一種基本性工作，大部分人對檔案工作并不熟悉，也不是很明白，沒有很注重。對于檔案工作，每一級每個(gè)部門都要制定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，劃分周期性任務(wù)與方針。檔案工作展開目標(biāo)管理，達(dá)成檔案管理制度化、規(guī)范化。要切實(shí)研習(xí)且徹底實(shí)現(xiàn)《檔案法》，提升檔案管理水準(zhǔn)，建成完備檔案管理工作制度與監(jiān)管督查工作制度，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)管，及早處理檔案管理中顯現(xiàn)的錯(cuò)誤，持續(xù)增加檔案管理工作的全方位水準(zhǔn)。

2 嚴(yán)格管理，推動檔案管理健康開展

檔案資料擁有專業(yè)性、不間斷性、高技術(shù)性、隱秘性等特征，由此，確定了檔案管理工作職責(zé)的重要性。因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜性與機(jī)密性，對全部檔案都要實(shí)施集中管理、統(tǒng)一存儲管理形式。在以往的幾年里，常常由于管理不仔細(xì)使得檔案遺失與缺損的狀況產(chǎn)生，造成單位與個(gè)人發(fā)生不可彌補(bǔ)的損耗。為了盡最大努力防止這種情況的出現(xiàn)，檔案管理要集中統(tǒng)一管理形式，設(shè)置專業(yè)檔案室，配備全封閉式集中架儲存設(shè)施，設(shè)置專門檔案管理者集中立卷、集中歸檔、集中整理、集中存儲，生成檔案管理“一條線”的管理體制與“統(tǒng)抓統(tǒng)管”的工作局面，確保了檔案管理工作的健康進(jìn)行。

3 健全規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化

為切實(shí)做好所有檔案的管理工作，保證檔案的整體性、真實(shí)性與隱秘性，務(wù)必要聯(lián)系本單位的工作現(xiàn)實(shí)與本身特點(diǎn)，在嚴(yán)厲遵照《中華人民共和國檔案法》的基礎(chǔ)下，創(chuàng)建健全各種規(guī)章體制，如：《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案保密制度》、《檔案收集歸檔工作制度》、《音像及圖片檔案管理規(guī)程》、《檔案查閱制度》與《檔案管理員崗位工作責(zé)任制》等。這些體制的創(chuàng)建，能夠有成效地讓全部檔案的管理工作變得標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案的搜集、整理、歸檔、存儲工作有參考的依據(jù)，推動檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，并讓檔案管理者對自身的權(quán)責(zé)越來越清楚，提升檔案管理、服務(wù)要領(lǐng)。《檔案法》、《國家保密法》是檔案管理工作的法律標(biāo)準(zhǔn)，徹底實(shí)施《檔案法》、《國家保密法》等相關(guān)法律條文與策略，是檔案管理者應(yīng)有的職責(zé)。依照《檔案管理?xiàng)l例》，統(tǒng)籌規(guī)劃并訂立了單位文件資料歸檔與檔案存儲、運(yùn)用、判斷、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)交等相關(guān)規(guī)章制度；強(qiáng)化檔案室管理體制的實(shí)施，必須施行檔案查閱、借閱體制，保證不再出現(xiàn)泄露和有損單位利益的情況；完整特殊記錄方式檔案的管理，強(qiáng)化照片、錄音錄像等特殊記錄方式檔案與和榮譽(yù)檔案的收集和標(biāo)準(zhǔn)化整理工作。讓文檔資料歸檔率、完備率、齊備率都滿足標(biāo)準(zhǔn)需要。讓查詢各種材料變得更加方便，達(dá)到精準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)，由此促進(jìn)檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化構(gòu)建，整體提高檔案管理水準(zhǔn)。

4 注重檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高檔案利用效率

檔案管理者素質(zhì)是否較高，會從檔案工作中得到直觀的體現(xiàn)，為提升檔案管理者的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)他們現(xiàn)實(shí)中工作本領(lǐng)，在平常的工作里，要運(yùn)用多樣的方式，強(qiáng)化對檔案管理者的培訓(xùn)，比方說有周期的參與檔案管理培訓(xùn)班、安排檔案工作討論活動等，激勵(lì)他們研討工作，研習(xí)新理論，領(lǐng)會新能力，提升政治思想頓悟、業(yè)務(wù)水準(zhǔn)與明白如何做好檔案工作。重視檔案管理者“一專多能”全能本領(lǐng)的培育，增加管理者對攝像、攝影、計(jì)算機(jī)運(yùn)用等科技理論的培養(yǎng)研習(xí)，使得圖片、影像等電子資料檔案的整理與存儲工作很好進(jìn)行。

參照檔案管理?xiàng)l例，強(qiáng)化內(nèi)部管理，正確一致展開資料查詢科學(xué)工作， 在平常工作查閱中把數(shù)字化檔案查詢作為重點(diǎn)、紙質(zhì)檔案查閱當(dāng)做輔助，使得檔案的查閱變得迅速，也讓檔案資料的儲藏與管理越來越安全，達(dá)到了網(wǎng)絡(luò)查閱檔案的目標(biāo)，讓“死檔案”變成“活信息”，增強(qiáng)了檔案運(yùn)用效果，推動了檔案管理工作的提升。

5 改善基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案管理安全有序

不斷增加對檔案管理工作的成本投放，改進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，保證檔案管理工作的正常辦公需要，完成檔案室、閱讀室、辦公室互相分散。檔案室不但要達(dá)到存儲的需要，要有很好的透風(fēng)環(huán)境，且要有著充足的檔案貨架與存儲柜和特別的滅火設(shè)備、預(yù)防蟲蛀、發(fā)霉的器具以及切刀、打孔機(jī)等特別的紙質(zhì)檔案整理器材，并添加數(shù)碼照相機(jī)、移動硬盤、計(jì)算機(jī)等設(shè)施，構(gòu)建檔案管理電子體系，安裝檔案室監(jiān)控器材，實(shí)現(xiàn)各種檔案安全存儲與便于查詢的要求，切實(shí)把檔案的存儲與保密工作做到實(shí)際中。

6 加大投入，提高檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案信息化創(chuàng)立是檔案機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)，是檔案工作走向當(dāng)代化務(wù)必經(jīng)歷的過程，是檔案部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵行動。檔案目錄的數(shù)據(jù)化是檔案訊息化構(gòu)建中優(yōu)先的根本工作，還是數(shù)字化檔案館（室）創(chuàng)立的必要條件。隨著訊息技術(shù)的前進(jìn)，以往的手動管理方式正在一點(diǎn)點(diǎn)被綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公方式代替，檔案管理現(xiàn)代化構(gòu)建越來越深刻，訊息化水平逐漸提升，檔案管理工作出現(xiàn)了高程度的轉(zhuǎn)變。運(yùn)用檔案訊息網(wǎng)把檔案訊息資源匯集與整頓在一起，達(dá)到檔案資源公眾共同分享的目的，為每一級領(lǐng)導(dǎo)以及機(jī)構(gòu)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為大眾每一階層服務(wù)，為更多的人民群眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]聶軍花；淺析如何做好檔案管理工作-《蘭臺世界》2013.08

[2]席杰；現(xiàn)代高校檔案管理的價(jià)值體系探討-《中國管理信息化》2015.09