知識對檔案管理工作的重要性

張立

摘 要：近年來，人們對檔案管理工作的重要性認識程度在逐漸上升，對檔案的認識也在全面發展。知識經濟時代，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰，做為企業管理活動的重要組成部分，檔案管理工作如何能夠有效利用知識，提高檔案管理工作的工作效率和質量成為人們關注的重點。知識管理是伴隨著經濟社會發展的一種新型管理理念，在檔案管理工作中能夠發揮十分重要的作用。基于此，本文首先探究了知識管理的相關內容，分析了知識管理對檔案管理工作的重要性，以期為檔案管理工作提供一定的參考。

關鍵詞：知識管理；檔案管理工作；重要性認識

當前人們已經對檔案管理工作的重要性有著十分清晰的認識，但是知識經濟時代的發展對檔案管理工作提出了新的要求。知識管理是知識經濟時代發展的一種新型管理理念，已經在多項經濟社會活動中獲得了廣泛的應用。在檔案管理工作中運用知識管理理念和方法，能夠有效提高企業檔案管理工作的質量和效率，使得企業檔案管理工作更加符合時代發展的要求和企業發展的要求。因此，探究知識對檔案管理工作的重要性具有十分重要的現實意義。

1 知識管理的相關內容簡介

知識管理是針對知識本身、知識創造者和知識應用進行安排和管理的活動。知識管理理念是隨著21世紀知識的大發展興起的，知識做為新時期企業核心競爭力的重要組成部分，是影響企業生存和發展的重要因素。隨著經濟社會的不斷發展以及相關科學技術的進步，當前的知識管理發展具有兩個十分明顯的時代特征。首先，知識管理的范圍在不斷擴大。眾所周知，知識包括顯性知識和隱性知識兩個主要部分。其中顯性知識又被稱為“言明的知識”，是能夠具體看到的文字、圖片、數字、符號等等。隱性知識是難以用具體語言、圖像或者是符號表達出來的技術、經驗、個人思想等等。當前隨著相關科學技術的發展，尤其是互聯網技術的發展，不論是顯性知識還是隱性知識都在極大的豐富額發展，這在一定程度上擴大了知識管理范圍，促使知識管理的范圍在空前擴大。其次，當前的知識共享性正在不斷提高，知識共享同時也是知識管理的核心內容。知識共享能夠打破分工、部分之間的界限，促使工作環節、工作流程之間的互相關聯，從而能夠有效進行知識創新，有利于組織、企業的發展。

2 知識管理對檔案管理工作的重要啟示和影響

（一）注重檔案管理工作中隱性知識的挖掘

當前檔案管理工作主要是針對企業發展中的顯性知識進行的采集、管理工作，在隱性知識管理方面存在著一定的不足。但是隱性知識管理在促進檔案管理科學性、檔案管理系統性方面具有十分重要的意義，因此必須注重檔案管理工作中隱性知識的挖掘。首先，檔案管理人員要積極改變自身的認識，要重視隱藏在企業發展過程中的隱性知識，例如企業戰略決策經驗總結、企業發展經驗總結、企業員工技術創新能力調查等等，檔案管理工作人員要認識到這些知識的重要意義，并有意識的對這些知識進行挖掘和收集。其次，檔案管理工作人員要與挖掘出來的隱性知識個體、組織建立一種十分密切的關系，搭建隱性知識調查、收集和處理的平臺，不斷擴大平臺的覆蓋范圍，將全體員工納入到隱性知識的收集過程中，對員工的思想、經驗進行收集和整理，例如針對退休職工建立專門的文檔管理，收集這些人員的經驗、技術技巧和人生經驗等等，這些能夠為企業文化建設、在職員工教育培訓等提供意義十分重大的素材。

（二）注重知識共享

檔案本身就是一種知識，而且這種知識具有一定的保密性特點。長期以來，人們沒有對檔案的“保密性”形成正確的認識，認為保密就是“藏起來”，導致“重藏輕用”成為檔案管理的工作理念。新時期企業生存發展環境的變化要求檔案管理工作人員要摒棄這種落后的理念，應當加強部門與部門之間檔案知識資源的共享，促使部門與部門之間能夠有效溝通、交流，提高檔案的共享性。

3 檔案知識管理工作的措施和方法

（一）積極轉變檔案管理工作理念

新的發展形勢下，要想促使企業檔案管理工作的科學性和有效性，就必須對傳統、陳舊、保守的檔案管理工作理念進行轉變和改進。在知識管理理念開展檔案管理工作，注重檔案原始知識的重要性、注重對檔案隱性知識的挖掘和管理等。積極轉變工作理念還要做好檔案管理工作與信息化、網絡化建設發展的結合工作，促使檔案管理工作從過去的被動服務轉變為主動服務，將檔案管理工作信息化建設工作更加有效地推動開展下去，為檔案知識管理工作奠定良好的基礎。

（二）構建學習型檔案管理工作組織

知識是檔案管理工作持續發展的主要動力，加上知識經濟時代對檔案管理工作提出的新要求，為了提升檔案管理工作的科學性，必須在企業內部構建學習型檔案管理工作組織，為檔案管理工作提供有力的組織結構保障。首先，要提升檔案管理工作人員的綜合素質能力，尤其是要提升學習能力。檔案管理工作人員除了要做好理念創新工作，還要做好知識更新、技術提升工作，新時期的檔案管理工作出現了電子化、信息化的發展趨勢，這就要求檔案管理工作人員能夠掌握一定的計算機操作能力和技巧。其次，檔案管理工作部門要形成一種良好的知識共享、互利互惠的文化氛圍，促使工作人員之間能夠進行良好的溝通、交流。另外，檔案管理工作人員以及整個檔案管理工作部門都要形成良好的學習能力，從個人到整體都要做好學習型檔案管理工作組織的建設工作。

（三）建立科學合理的檔案知識管理體系

面對當前的知識激增和信息爆炸，檔案管理部門在進行知識管理的時候一定要做到人員與技術的相互結合，尤其是信息技術的發展下知識發展的新型特點，要求檔案管理工作必須朝著系統化、網絡化的方向不斷發展。建立科學合理的檔案知識管理體系，首先就要對檔案管理工作進行戰略規劃，結合企業發展的實際和當前企業知識管理的狀況做好檔案管理工作的規劃。其次，要在檔案管理工作中做好信息技術的融入和使用工作，促使檔案管理的信息化建設不斷發展。另外，企業相關部門要做好檔案管理工作的配合工作，從企業整體上構建檔案知識管理體系，促進檔案管理工作的有序開展。需要特別提出的是，企業要為檔案管理工作提供良好的基礎設施環境，其中最主要的就是要做好檔案管理工作的網絡化建設，這也是新時期知識管理發展的重要要求，網絡不僅能夠提高檔案管理工作的工作效率，而且還能夠增加檔案管理工作人員之間的溝通、交流，有利于雙向信息渠道的建設，提高檔案知識的共享性。

4 結束語

新的發展時期知識的發展呈現出管理范圍擴大、共享性增加的特點，在這種情況下，如何提高檔案管理工作的有效性顯得十分重要。知識的新型特點對檔案管理工作給予了重要的啟示，在新的發展形勢下，檔案管理工作要注重隱性知識的挖掘和管理，要注重檔案知識的共享性，因此要做好管理工作理念更新、學習型組織建設和管理體系建設等工作，促使檔案管理工作的不斷優化和發展。

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