信息化后企業檔案管理改善路徑的思考

孫宏衛

計算機及網絡技術的迅猛發展改變了我國傳統社會秩序和經濟結構，企業所處的不在是以往的物質經濟環境，而是以計算機網絡為媒介、客戶為中心，把企業組織結構、技術研發、生產制造、市場營銷、售后服務等環節緊密相連在一起的信息經濟環境。隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。

檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息的記錄，更是企業不可或缺的核心信息資源及重要資產。隨著企業組織規模不斷擴大、業務模式不斷轉變、市場環境不斷變化，導致對信息管理的要求從局部向整體、從總部向基層、從簡單向復合進行演變。這就要求企業檔案工作必須服從于企業的總體規劃和戰略，順應企業信息化建設步伐，盡快實現檔案信息資源存儲的數字化、檔案信息管理的自動化、檔案信息傳遞的網絡化、檔案信息服務利用的遠程化，最終建設成為企業數字檔案館，集圖書、情報信息、檔案信息一體化，有效地保障企業的可持續發展。

本文結合企業檔案管理實踐和企業信息化實際情況，對企業檔案信息化工作所面臨現狀進行認真分析思考，提出了信息化后企業檔案管理的改善路徑。

1.必須要改變檔案管理模式

機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上的，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上，要求按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。傳統的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置，這就要求必須按照管理信息化的要求，對檔案管理模式進行相應的改變。

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，檔案信息化這一高新技術系統也不例外。檔案管理信息平臺是一個覆蓋企業管理方方面的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案信息化系統應該把上下各個層次和各專業管理所形成的信息都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，避免造成信息分割和資源浪費。

2.提高檔案信息管理人員的綜合素質

實現檔案信息化，首先要有現代化的人，企業檔案管理人員必須要有較高的知識層次和先進技術水平，不能再滿足于一般的計算機操作。從目前看，企業檔案部門缺乏現代高技術人才，而檔案管理、信息處理復合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象，盡管使用著現代化設備，但仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了。因此，必須對對檔案管理人員進行有針對性的培訓。同時，企業應該以戰略的角度重視建設高技術檔案人才的培養和引進工作。

另外，企業還應注意到，檔案信息管理系統功能的發揮將取決于檔案信息管理者、企業管理及技術人員的有機結合和共同努力。在機讀文件階段，紙質文件管理者是檔案信息管理者構成的主體，而且檔案信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是檔案信息管理者的構成主體，但檔案信息管理者將不再是獨立的群體，檔案信息管理者已不能完全獨立承擔起檔案信息管理職能。企業必須要從組織機構和工作流程上有所改變，使企業檔案管理人員和企業管理及技術人員有機結合，共同努力，方能充分發揮出企業檔案信息化的作用。

3.創新企業檔案服務手段

3.1建立企業檔案信息中心。從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；企業檔案館也不再是單純的檔案保管機構，還應當成為企業檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。因此，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，加強對企業檔案信息的開放和開發，面向企業發展主動出擊、主動服務，主動參與企業數字檔案館建設，在為企業提供檔案信息服務的基礎上，創建，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的企業檔案信息服務工作實體，為企業的生存和發展服務。

傳統檔案館的服務方式相對單一， 等客上門是最常見的服務方式。相比之下， 數字檔案館是開放式的， 用戶可以通過終端聯網的方式查找所需要的信息。傳統檔案館的檢索功能是靜態的， 而數字檔案館的檢索功能則是動態的， 檔案館的服務方式必然發生根本性的變革， 從單一服務轉變為多元、多層次服務， 從而增強與用戶的緊密聯系， 加快檔案信息的使用頻率， 有效地提高服務質量。

隨著檔案信息系統的建立，檔案部門應與企事業單位信息管理部門密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設應在企業檔案部門，作為企業信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

3.2開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

企業檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的檔案信息專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和咨詢服務。

要以網站為基礎進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

4.加強橫向和縱向聯合，實現檔案信息資源共享

4.1打破信息孤島。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。處于信息化社會的今天，人們對各類信息的需求日益迫切，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。檔案信息服務的主體由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。信息化社會中，對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。因此，必須打破企業檔案、圖書、情報、生產經營、科研技術、財務管理、文書管理等企業管理部門各自為政的局面，打破上下左右信息孤島，建立一個完整的企業檔案信息系統，才能充分發揮企業數字檔案館的整體優勢。

4.2建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立企業信息系統的前提條件和核心內容之一。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于企業檔案館、圖書館館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足需要。

5.結語

成功實現企業管理信息化，是企業博弈市場的關鍵。建設運營一個及時便利、準確安全、真實有效、成本低廉的企業檔案信息化系統，實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮出企業檔案管理部門的信息服務功能，為企業發展提供助力。同事，對企業提升效率、增強市場競爭力具有重要作用。

參考文獻

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