如何加強城市建設檔案的信息化建設

姜仁淑

摘 要：信息化是當今社會發展的方向和趨勢，檔案信息化無疑也是檔案工作發展的方向和趨勢。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。在現代信息技術的廣泛應用下，如何竭盡全力優化區縣檔案館現有館藏檔案，大力開發檔案信息資源，更好地為社會主義“三個文明”建設服務，是檔案界同行經常思考的一個熱門話題，更是檔案部門適應改革開放要求的一個帶方向性的問題。因此，筆者就如何加快檔案信息化建設作一些有益的探索，提出以下粗淺見解。

關鍵詞：加強 城市建設檔案；信息化；建議

1 城建檔案管理工作中存在的問題和不足

（一）信息化建設比較薄弱，管理手段相對落后

檔案信息化建設速度緩慢，以手工為主的服務模式大量存在。坐等上門的服務方式，單一和落后的服務手段嚴重影響了城建檔案服務質量的提升，城建檔案信息得不到有效的開發和利用。

（二）城建檔案管理經費不足，人員素質有待提高

大多數城建檔案館（室）經費不足，購置檔案設備及人員經費支出困難，需要逐級請示，極少配備檔案專職人員，多數兼職，并且檔案工作人員不具備檔案管理專業知識。嚴重影響了城建檔案事業的發展。

（三）系統管理維護水平較低

實行檔案信息化，基礎信息必須完整、準確，在人才任用過程中，才能實現利用上的最大價值。但目前基礎信息在收集和利用上還存在一定難度，造成信息更新不及時、不全面，歸檔材料形成單位或個人不能按時將材料送至檔案管理部門，給檔案信息化帶來一定的阻礙。

（四）縣級城建檔案管理總體水平不高

城建檔案歸檔整理不規范，基礎管理設施滯后，庫房面積嚴重不足，無法妥善保管大量檔案。沒有形成城建檔案收集、接收工作機制。許多縣級市沒有接收檔案工作機制、制度，已造成很多建設工程檔案流失雖然有檔案小庫房，但基本沒有建設工程檔案，有的基本的檔案庫房也沒有。多數城市地下管線摸底調查尚未開展。

2 加強和改進城建檔案管理工作的建議

（一）規范電子文件的歸檔與管理

已形成電子文件的機關應盡快將電子文件的歸檔與管理擺上工作日程，納入機關檔案工作內容。要參照紙質文件的歸檔范圍，制定電子文件歸檔范圍及保管期限表。嚴格按照國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》等規定，制定本單位電子文件管理規范，規范電子文件的歸檔與管理，使電子文件和紙質文件一樣得到科學保管和有效利用。具有永久保存價值的電子文件，必須同時制成一套紙質文件一并保存。要做好館室銜接工作，遵從同級國家綜合檔案館關于電子文件移交與接收一致性要求，及時向同級國家綜合檔案館移交規范的歸檔電子文件。各級檔案行政管理部門要主動加強與電子文件移交機關的聯系和協調，積極探索電子文件移交的新機制、新方法、新手段，為機關電子文件移交進館并有效提供利用創造條件。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員要有較高的政治思想素質和較強的責任感，在實際工作中要堅持統籌規劃、組織協調、統一制度、統一監督和指導的原則，同時還必須有服從組織需要，樹立全局觀念，埋頭苦干，對工作精益求精的工作作風。航道檔案管理人員還要做到腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。腦勤主要是勤于思考。每遇到一件事情都要認真思考，形成規律性認識，做到舉一反三、事半功倍，提高檔案管理工作的效率。是如果不懂和不知就要勤問，還要經常向本部門或本單位人員宣傳檔案管理的有關規定，經常向領導匯報工作情況，反映存在的問題，爭取得到各部門的支持。手勤就是在平時經常檢查文件、資料內容的完整性，并及時分門別類地歸檔。做檔案管理工作腿勤也不可缺少，其目的就是為了多了解實際情況，以便豐富自己的頭腦，再經過提煉加工形成理性認識。

（三）加快室藏檔案的數字化

各級機關要統籌安排做好室藏檔案數字化工作，尊重檔案管理工作的科學規律，扎實做好機關檔案的分類、整理、著錄、鑒定等各項基礎工作，夯實機關檔案數字化基礎。要加強室藏檔案的目錄數據庫建設，重視和加強檔案數據采集、錄入的準確性，以提高檔案利用檢索的完整率和準確率。各級機關在向同級國家綜合檔案館移交紙質文件級目錄的同時，應移交符合規范標準的機讀目錄。

（四）加大法制宣傳，增強法律意識

為提高各級各部門對加強城建檔案管理重要意義的認識，增強做好這項工作的責任感和緊迫感。要采取多種形式，大力宣傳城建檔案管理的法律法規，提高全社會對城建檔案管理的法律意識；要結合實際，宣傳城建檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，宣傳城建檔案統一收集、集中管理、資源共享的現實意義和長遠意義，努力營造開展城建檔案工作的良好社會氛圍。

（五）堅持與時俱進，是做好檔案信息化建設的重要環節

檔案信息化建設是檔案事業發展的要求，是檔案事業現階段最為活躍和發展最為迅速的領域。隨著現代科學技術的不斷提高，社會各界對檔案信息的需求量越來越大，質量要求越來越高，他們對檔案信息的需求是準確、及時、簡捷、實用。希望對檔案信息資源進行快速的提取、分析、利用，從而滿足各方面的需求。因此，必須堅持與時俱進，始終把檔案管理現代化作為檔案事業的發展方向，在思路上不斷創新，在新領域上不斷開拓，從根本上改變傳統的檔案管理模式，不斷引進和采用先進的現代化管理技術，提高檔案服務水平，使檔案工作的服務能力適應社會的發展要求，是檔案工作服務社會的重要基礎。

（六）加強信息化基礎設施建設

加強城建檔案掃描設備、計算機軟硬件、網絡網站等信息化基礎設施的建設。利用計算機管理軟件輔助完成各類城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創建各類專題信息數據庫和館藏檔案目錄數據庫。對紙質檔案、聲像檔案特別是使用率較高及珍貴檔案有序進行數字化處理。

（七）積極整合各類信息資源

全省各地市城建檔案主管部門將充分利用城建檔案管理機構在檔案信息資源、技術設備等方面的優勢，依托各地市城建檔案館（室）和建設信息中心，實行“一個機構、兩塊牌子”的運行模式，把城建檔案信息化建設和電子政務信息建設有機結合，實現資源共享。

3 結束語

隨著計算機技術服務的專業化與社會化，檔案管理軟件的通用化和商品化將成為主流，檔案部門應積極采取措施，提高檔案工作的標準化程度，并在此基礎上大力推進檔案的社會化服務。檔案人員應建立自己的檔案信息網絡，并與其他網站聯網，形成一個巨大的信息資源網絡開發系統，并不斷完善和更新，實現資源共享。同時，要加強對網絡信息資源開發工作的統一領導，組織制定網上信息資源開發工作的目標和規劃，使航道檔案管理工作邁上一個新的臺階。