淺談高校學籍檔案管理的現狀與對策

黃艾君

摘 要：學籍檔案包括入學注冊、成績考核、畢業證書等材料，是一個學生學習和生活的最原始記錄，也是教學和學校管理的重要部分。目前，在高校學籍管理方面制度不夠完善、方法不夠科學，工作人員的素質也有待提升，因此，加強檔案管理并使其發揮相應的作用，是學籍檔案人員所應關注的問題。

關鍵詞：高校；學籍；管理

1 引言

高校學籍檔案記載了一個學生在校時的基本情況，不僅能夠反映其德智體美各方面的綜合素質，也是其教育過程中達到知識水準的基本信用憑證。高校逐步認識到學生檔案的科學管理對于高校自身和學生發展的意義，從教育科研、教學、學生管理各個角度來看，加強學生學籍檔案管理具有一定的現實價值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比較落后，不能滿足社會發展和高校發展的需要，加強檔案管理并使其發揮相應的作用，是學籍檔案人員所應關注的問題。

2 我國高校學籍檔案管理的現狀分析

（一）高校學籍檔案管理制度不夠完善

目前，在高校學籍管理方面，并沒有一個統一的標準，也沒有一個符合實際情況、可以遵循的管理規章制度。在高校內部，每個部分都希望采用最適合自己的管理方式，導致檔案在歸檔的時候出現問題。在管理上權責不夠明確，有的時候管理檔案的工作人員并不了解學生的真實情況，與實際工作脫節，無法保證一些材料能夠真實準確的歸檔。一些學生為了更好的就業，不惜在檔案上造假，有時一個班級出現多個學生會主席，學校有時為了使畢業生獲得就業就會，甚至將一些學生處分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的統一領導，造成了檔案失真，學籍檔案和畢業生的誠實信用度下降。

（二）高校學籍檔案管理的方法不夠科學

由于管理制度的欠缺，導致一些高校的檔案管理方法也比較落后。只要體現在兩個方面，一是學籍檔案的編排比較混亂，有的學院按照學生的專業來分，有的學院按照學生的專業交叉編排、有的學院按照學生的畢業年份來分，總之沒有形成一個相對統一的標準，形成相對規范的做法。另外，一些學籍檔案的組卷和裝訂也不夠規范，缺少總的案卷目錄，一旦有卷宗缺失或者被改動，工作人員很難發現，電子檔案學籍管理正在逐步普及，但是很多高校并沒有嚴格施行。

（三）高校學籍檔案管理人員的素質參差不齊

學籍檔案管理是一項比較復雜的綜合性工作，很多管理人員并沒有意識到這一問題，而是認為檔案管理就是簡單的材料堆砌，而不需要進行系統的分析。其實，在實際工作中。通過學生檔案的記錄信息和去留情況，不斷開發有效信息，可以更好的為學校教學服務。但是相關的管理人員很少受到過這一方面的專業培訓，沒有沒使用過計算機等技術輔助完成工作，簡介造成了學籍檔案管理水平的落后。

3 我國高校學籍檔案管理應采取的對策

（一）加強高校學籍檔案管理的意識

目前高校學籍管理所涉及到的學院和專業繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高對學籍檔案管理的重視，不斷制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地點開設了分校，學生的成分也比較復雜，管理的時間跨度變大，更需要學校的領導對學籍檔案管理統籌規劃，將檔案管理正規化，嚴格制定檔案管理的流程，努力實現檔案歸檔的真實性，一旦查找可以快速獲得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的監督機制，明確權責，一旦出現問題，可以有效的解決。

（二）引進更加先進的檔案管理方法

一般來說，學籍檔案包括入學注冊、成績考核、畢業證書等材料，是一個學生學習和生活的最原始記錄，也是教學和學校管理的重要部分。隨著市場經濟對高校畢業生的就業影響越來越大，學生的原始資料對于就業單位來說具有一定的參考價值，成為了企業選聘人才的重要參考之一。為了更好的指導高校的教學、科研工作，應當引進更加先進的檔案管理方法，講究檔案分類，便于信息的查找。不僅從學校的角度進行一個統一的編號，同時，分配到不同學院，也應當遵循相同的規律實現信息的管理。要學習一些先進的管理方法，如利用計算機軟件檔案信息記錄分析，分析數據，發現學校在教學之中出現的問題。

（三）加強高校學籍檔案人員的素質

檔案管理人員既要了解學籍管理的政策、方針，也要熟悉基礎的業務操作。與傳統的檔案管理相比，如今更需要掌握電子管理技術，同時由于信息技術的更新換代，要求學籍檔案人員加大對單位內從業人員的繼續教育力度，增加相關的素質培訓和業務能力訓練，對管理人員的素質提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人員應當根據高校自身的需求制定科學的管理模式，多管齊下，真正實現科學的學籍管理。這就需要高校加強對相關人員的培訓，不斷提升其管理能力和水平。

4 結語

隨著競爭越來越激烈，高校為了提升自身的核心競爭力，不僅要從教師的教學、科研，學生的就業等方面發力，也需要不斷提升管理的能力和細節。積極探索，善于思考，將高校的學籍檔案管理落到實處，不斷滿足社會的發展和高校的需求。

參考文獻

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[2]宋曉英；陳艷梅；王蕊；薛文超；；淺議高校學籍檔案的管理工作[J]；教育教學論壇；2013年48期