淺析檔案管理工作信息化

王連慶

檔案管理工作是一項科學性很強的工作。一方面，從檔案工作本身來看，它是一項專門的管理業務。另一方面，從特定的部門或一定機關單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。盡管我國的檔案管理，積累了豐富的具有中國特色的檔案管理經驗。但是，目前檔案管理現代化的水平還不高，技術手段還比較落后，這在很大程度上影響了檔案在現代化建設中作用的發揮。如何改善現有檔案管理狀態，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現代化所需的檔案材料。在較短時間內，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時提供利用。所以，實現檔案工作現代化，是適應我國實現現代化，趕超世界先進水平的必然要求。

1 檔案管理工作現代化的主要內容

1、檔案工作技術現代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統計工作，并把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。

2、檔案工作組織與管理現代化

檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理，經系統論、信息論、控制論等現代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。

3、檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化，檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。

2 檔案信息化應遵循以下三個原則：

1、規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。

2、安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3、效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。

3 提升檔案管理信息化的策略與措施建議

1、要加大檔案信息資源整合的力度

檔案資源建設是檔案工作在信息社會中發揮自身優勢，實現檔案資源共享的基石。理想的檔案資源應該既能反映社會宏觀的發展歷史，又能反映社會微觀生活的點滴，既能反映社會集體的記憶，又能反映社會個體的發展狀況。檔案資源的整合應在“統一領導、分級管理”的檔案工作體制下實現現有國家檔案資源的有效配置，以適應檔案資源社會共享的需要。檔案資源的整合的基本途徑在于整理與組合。整理不僅指檔案的基礎性整理（系統化與編目），而且包括檔案的研究性整理（編纂加工，使內在價值得到提升）；組合則是根據整合的目標，采取法律、行政、技術、輿論等方面的措施使國家檔案資源在結構上趨于合理、在配置上趨于優化。就檔案資源整合的目的而言，檔案資源管理主要涉及物理資源整合、數據資源整合、應用系統整合等方面。物理資源的整合是將已有的各類檔案資源進行綜合利用；數據資源的整合是將各個獨立、分散的數據庫，通過信息技術實現邏輯上的整合，形成社會所需的完整的數據庫系統；應用系統的整合是指構建基礎框架等，將不同時期、不同技術建立的系統，相互整合聯結構成一個整體。整合的最終結果在于為社會提供一個資源共享、行業協作、提升原有資源價值的平臺。

2、要加大投入、增配軟、硬件設施

首先，要舍得必要投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法在政策上給下級部門創造條件，使檔案信息化建設加快發展。

3、要引進和培養現代化管理人才

一直以來，存在著“檔案管理不需要很高的專業素養”的認識誤區。目前基層檔案工作人員的專業素質難于適應信息化發展的要求，學歷上看，獲成人教育大專學歷的居多，大專院校畢業的大專以上學歷的人員居少，這對檔案管理現代化、信息化工作的開展十分不利。

一定要改變這種狀況，千方百計改善隊伍素質結構。