探討如何提高檔案管理科學(xué)化水平

黃曉瓊　楊海波

摘 要：檔案是對(duì)人們的聲音、圖像以及文字等人類生活中的每一個(gè)瞬間的記錄。檔案的意義主要是使之前發(fā)生的、有用的信息能夠記錄保留和傳承下來(lái)。現(xiàn)如今我們的社會(huì)是信息網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的社會(huì)。利用網(wǎng)絡(luò)記錄檔案也已經(jīng)成為了一種潮流。但是根據(jù)目前的情況我們可以看出，傳統(tǒng)的檔案管理形式已不再適應(yīng)新的變化。我們需要科學(xué)化的管理形式。本文首先給出了科學(xué)化管理的含義，其次列舉了科學(xué)化管理的必要性，最后給出了一些科學(xué)化管理的具體措施。

關(guān)鍵字：提高；檔案；管理；科學(xué)化；水平；人員；信息化

檔案的主要是記錄一些之前發(fā)生的重大事件或者是有意義的事件。他給我們帶來(lái)回憶的同時(shí)，也讓我們學(xué)到了一些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。檔案的保存有利于時(shí)代的前進(jìn)。目前的檔案主要通過(guò)計(jì)算機(jī)記錄，在這樣的情況下，以往保守的管理形式不能很好的發(fā)揮自身的作用。新興的科學(xué)化管理逐漸登上了舞臺(tái)。

1 何為科學(xué)化檔案管理

科學(xué)化的管理要求我們首先在檔案管理、保存和記錄的過(guò)程中，要以實(shí)際的科學(xué)的理論為基礎(chǔ)，用科學(xué)的管理形式、科學(xué)的管理技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，充分保證檔案的優(yōu)質(zhì)質(zhì)量，其次在遇到問(wèn)題和存在的隱患時(shí)，要用科學(xué)的辦法去解決問(wèn)題，消除隱患。爭(zhēng)取檔案高質(zhì)量、高水準(zhǔn)的被保存。

2 檔案科學(xué)化管理的必要性

1.時(shí)代發(fā)展決定的。我們這個(gè)世界是信息高速發(fā)展的世界，近年來(lái)手機(jī)和電腦實(shí)現(xiàn)了基本的普及。現(xiàn)代化的技術(shù)越來(lái)越廣泛的被應(yīng)用在我們平時(shí)的生活和學(xué)習(xí)之中。我們檔案的管理要想不脫離實(shí)際，就必須走信息化發(fā)展的道路。檔案信息的管理也必須要在信息化的基礎(chǔ)上實(shí)施。我們檔案的信息化的實(shí)現(xiàn)是要必須要求我們進(jìn)行檔案的科學(xué)化管理。

2.能夠提升我國(guó)的文化軟實(shí)力。檔案是記錄一段時(shí)期發(fā)生過(guò)的重大的事件或者有意義的事件。他不僅能夠記錄事實(shí)，還能帶給我們很多的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，我們也能在翻閱檔案的時(shí)候?qū)W到前人的一些珍貴的精神。我們社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治發(fā)展的都很好了。我們現(xiàn)在的工作重心主要放在了文化建設(shè)上面。當(dāng)今世界國(guó)家與國(guó)家之間的競(jìng)爭(zhēng)主要是文化軟實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)。我們國(guó)家必須要抓好文化的建設(shè)和發(fā)展，做好檔案的管理的繼承的工作。在這樣的新形勢(shì)的背景之下，我們一定要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，增加我國(guó)在國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中的籌碼。

3.檔案記錄工作的發(fā)展要求科學(xué)化的管理。我們的世界每時(shí)每刻都發(fā)生著大大小小的事件。檔案中要記錄的內(nèi)容一直在增多，檔案的管理的范圍也在不斷的增大。我國(guó)以前傳統(tǒng)的檔案管理形式雖然也在不斷的創(chuàng)新、進(jìn)步和改變，但是他還是存在著很多的弊端。首先，以前的檔案的記錄主要是靠人手寫(xiě)記錄，這樣不僅需要大量的人力以及物力，還浪費(fèi)了很多寶貴的時(shí)間，檔案的記錄的更新也不是很快。其次就是以前的檔案管理沒(méi)有可以依靠的規(guī)矩和制度，檔案記錄人員都是胡亂的記錄，檔案不能很好的為后人服務(wù)。最后就是我們國(guó)家檔案記錄人員的水平達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，他們的管理思想還是很落后的，創(chuàng)新力還不是很強(qiáng)，這樣使得檔案記錄十分的混亂。由此可以看出，科學(xué)化的管理是檔案記錄工作所必須的。

3 提高檔案科學(xué)化水平的主要手段

1.要為國(guó)家的工作中心服務(wù)。我們記錄檔案的實(shí)質(zhì)就在于為我國(guó)的工作中心服務(wù)。我們?cè)跈n案管理的過(guò)程中要對(duì)我們國(guó)家發(fā)生的一切都要知曉，國(guó)家的大政方針、省級(jí)的政策策略以及各個(gè)部門的工作中心都要很清楚很明白。我們檔案的管理人員要跟著工作中心走，要及時(shí)的收集和篩選正確的、有用的信息，真正的為中心工作服務(wù)，讓檔案真正有效。

2.要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化。我們以往的檔案管理都是人工手寫(xiě)，都是普通的紙質(zhì)檔案。檔案往往也只有一本來(lái)記錄，有時(shí)候一些突發(fā)的意外沒(méi)準(zhǔn)就會(huì)使檔案遭受損失。例如，如果檔案室發(fā)生了火災(zāi)，那么整個(gè)屋子的檔案都會(huì)消失，我們?cè)僖惭a(bǔ)不了檔案。但是如果我們把檔案記載在電腦上，就不會(huì)遭受損失。在另一方面，我們的檔案在網(wǎng)絡(luò)上，可以讓更多的人看到，實(shí)現(xiàn)了檔案的共享。我們?cè)跈n案管理的過(guò)程中，要用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)要注意檔案記載的東西一定要準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.要優(yōu)化檔案管理制度，加大對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)。我們國(guó)家地大物博，人口眾多。我們都知道我國(guó)的檔案管理工作不是那么好做的，但是我們一定可以用科學(xué)的管理制度來(lái)攻破這一難題。我們檔案工作人員要增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)。檔案部門要在收集、篩選、整理以及記錄的每一個(gè)環(huán)節(jié)中優(yōu)化檔案管理制度，保證檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。除此之外，檔案的管理還要有明確的懲獎(jiǎng)措施，這樣在提高檔案管理者的積極性的同時(shí)，還能保證檔案管理工作能夠順利實(shí)施。

4.檔案管理的質(zhì)量要提升上來(lái)。檔案包含著生活中的方方面面，檔案的管理人員的數(shù)量也很大，所以我們?cè)趯?shí)際的檔案中存在著檔案信息混亂的困擾，使日后的檔案的翻閱和使用很困難。因此，在新形勢(shì)下，我們必須要用科學(xué)的管理形式使檔案管理的質(zhì)量提升上來(lái)。在收集信息的時(shí)候，要發(fā)揮人民群眾的偉大力量，要增加信息收集的渠道，把真正有意義的信息收錄進(jìn)來(lái)，是檔案真正發(fā)揮自身的價(jià)值。

總之，我們的檔案管理工作必須要為國(guó)家的中心服務(wù)，不斷的使用科學(xué)的管理形式以及技術(shù)等的同時(shí)還要注意對(duì)檔案人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，讓我們的檔案管理事業(yè)更好的發(fā)展。

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