疾控檔案管理亟須信息化

馬秀珍

疾病預防控制檔案是在公共衛生工作中形成的第一手資料，是保護人民健康、防“未病”的重要武器，也是現代公共衛生事業、健康教育的生動宣傳教材。但目前基層，尤其較偏遠西部地區的縣級疾病預防控制機構，疾控檔案管理仍采用傳統模式，與各行各業對信息化依賴程度劇增的需求存在較大差距。故疾控檔案信息化建設迫在眉睫。

目前，在縣級疾控檔案檔案信息化建設中存在諸多問題：一是由于財政困難，對于縣內各事業單位檔案管理經費預算不予列支，導致各單位沒有專門的檔案機構，各門類、各項業務形成的文件、資料自成體系，沒有統一的管理規則，檔案的系統性、完整性得不到保障，也不能保障按規定向檔案館移交檔案，更談不上檔案的信息化管理。二是受工作經費、人員編配、意識形態等條件的制約，縣級疾控中心的檔案通常無專職人員管理，延緩了檔案信息化的進程。三是檔案管理工作程式化，不能在短時間內產生效益，單位不愿投入過多財力，人們也不愿選擇這一崗位，增加了檔案信息化建設的難度。四是信息數據庫建設中人為原因造成資料零散，檔案缺失嚴重，導致數據不完整、不準確，直接影響檔案信息的使用率和可信度。

導致基層疾控檔案信息化進程緩慢的原因無外乎：1.檔案管理人員文化素質低而且更換頻繁，要掌握檔案信息化技術難上加難；2.資金投入的不足，直接導致檔案管理過程中硬件設施不完備，基礎設施建設相當薄弱；3.檔案工作人員、單位領導沒有從思想上認識到檔案信息化建設的重要性，關心檔案信息化建設的自覺性、主動性不強。

為落實疾病預防策略，加強疾控檔案信息化管理，建議重點抓好以下方面：

一、明確單位檔案管理目標，做到任務清楚，渠道通暢，實行計劃管理、信息管理和責任管理。縣級醫療衛生單位之間要形成檔案管理網絡，要確定疫情信息員為本單位疾控檔案管理員，各管理員要互相溝通協作，互通信息。縣疾控中心應建立設施齊全，技術領先的綜合檔案室，配備1～2名專職人員，負責收集縣級單位檔案管理人員遞交的和本單位工作中形成的原始文件資料，集中管理本單位的各種門類和載體的檔案，并按照規定向檔案館移交檔案，貫徹執行有關法律、法規和上級有關方針、政策，建立、健全本單位的檔案工作規章制度，創造條件，實現檔案管理的規范化、標準化與現代化，監督、指導各單位疾控檔案的管理工作。

二、不斷對檔案管理人員知識進行更新。基于疾控檔案的重要性和行業的特殊性，要求檔案管理人員既要具備優良的品質和過硬的業務素質，更重要的是要樹立檔案信息化的意識，掌握現代化的檔案管理知識。同時，有足夠的信息化知識，熟練掌握新型電子設備和信息技術的應用。相關部門應經常組織檔案管理與技術培訓和研討，將新的管理理念和技能傳授給基層檔案工作人員，推動基層檔案信息化管理的進程。

三、檔案信息應數據化。應選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，運用高新技術管理檔案。為方便查詢，可以將信息庫適當進行分類，或按要求制成不同的表格，建立檢索系統，提高檔案的利用效率和管理質量。

四、進行必要的硬件投入。要有符合要求的檔案存放庫房，良好的閱檔環境，使用符合國家標準的檔案用品及裝具，保證檔案的安全，對重要的、珍貴的檔案采取特殊的保護措施，配置調閱檔案的必備工具，如計算機、服務器、交換器、電話機、傳真機、掃描儀等，解決疾控檔案信息化管理中面臨的種種難題，使其在疾病預防控制工作中得到充分有效的利用。

總而言之，適應互聯網時代的新要求，加大資金投入購置硬件設施、軟件配置，同時輔之以對人員的繼續再教育、技術培訓，大力加強信息技術的應用，以有效地實現疾病預防控制工作檔案的動態管理，提高疾控檔案的管理效率，最大限度的發揮疾控檔案在小康社會建設中的使用價值。