淺析人社局辦公室文書檔案的管理和利用

呂世遠

摘 要：人社局辦公室作為局的科室之一，起來了溝通、協調等重要作用，辦公室的文書檔案作為辦公室工作的一部分，文書檔案管理是辦公室基礎管理水平的重要體現。做好人社局辦公室文書檔案工作，不僅僅要按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》來加強和規范文書檔案的管理，提高文書檔案管理質量；也要重視文書檔案的開發與利用，充分利用文書檔案的信息資源，為單位建設發展、領導決策和查閱等工作提供翔實、有效的檔案信息。

關鍵詞：辦公室；文書檔案；管理；利用

文書檔案作為單位的重要歷史憑證，做好文書檔案管理和利用，是充分發揮人社局辦公室參謀助手作用必不可缺少的重要一個環節。近年來，隨著檔案事業飛速發展，以及單位文書檔案管理工作制度化、規范化、科學化水平的不斷提高，文書檔案管理和利用工作發揮著越來越重要的作用。所以，結合我就自身工作實踐及思考，就如何做好人社局辦公室文書檔案管理和利用談幾點體會。

1 加強文書檔案工作的基礎條件

文書檔案作為局工作的重點之一，領導要高度重視辦公室文書檔案的管理，充分認識文書檔案管理在單位發展建設中的重要作用，為文書檔案工作提供組織保障、人員保障和物資保障。要隨著單位的發展，不斷加大檔案管理硬、軟件設施的投入，配備檔案管理所需硬、軟件設施，加強文書檔案室的硬、軟件建設，完善基礎設施，為文書檔案工作提供人力、物力、財力保障，此目的是為充分保障文檔案管理工作的順利開展。

2 提高文書檔案管理人員素質

常言道：“好馬要配好鞍”，文書檔案管理工作固然重要，文書檔案管理工作需要配備業務技術強、政治思想好、綜合素質硬的固定管理人員，選派工作細心、耐心、有責任心的黨員同志或黨性較強的其他工作人員負責文書檔案工作。同時，文書檔案管理員要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動為人社局領導正確決策提供可靠依據，為業務發展、科研提供依據，為人社局的精神文明建設和發展建設服務。要做到這些，光要有愛崗敬業、耐心細致的工作態度還不夠，還必須系統學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》等系列法律法規，按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養和自身素質修養。

（一）加強知識修養。現代文書檔案管理人員首先必須具備豐富的專業基礎知識和較為廣泛的社會科學與自然科學知識，可充分利用各級組織的檔案法規培訓、繼續教育、網絡教育和個人自學等手段進行檔案業務知識的學習，也要自覺地、全面地加強知識修養，拓寬知識面，學習新技術和相關領域的知識，開闊視野，增長技能，為單位提供精準的、豐富的、真實的具有較高價值的原始資料，努力讓由自己經手、處理的文字材料，形成具有較高水平和利用價值的文書檔案。

（二）加強技能修養。檔案是一門專業性很強的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到提供利用、進行編研等都有一整套的完整理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，熟練地掌握計算機理論知識和操作技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。同時，還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優質的服務。

（三）加強職業修養。文書檔案人員直接管理和掌握著文書檔案內容，了解人社局文書檔案的秘密，因此，必須要求檔案管理人員具備過硬的職業素質，較強的責任心、事業心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹的工作作風，使由自己經手的事件件件有頭有尾，手續清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。

（四）加強政治修養。文書檔案管理工作是一項復雜且細致的工作，從檔案的收集到科學整理、安全保管、價值鑒定、登記統計、提供利用等，都需要文書檔案管理人員付出艱辛的勞動，是一項既平凡又單調、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻的品德修養和過硬的政治素質，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當無名英雄。

3 強化文書檔案質量管理

（一）嚴格執行檔案管理標準。文書檔案管理員要通過認真學習歸檔文件整理操作規范，按要求建立案卷目錄和統計臺賬，以科學的原則和方法對檔案進行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用。結合人社局實際，擬定相應工作計劃和制度，采取強有力的有效措施，規范檔案管理工作。

（二）加強檔案管理業務指導。文書檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學習和業務培訓外，還應經常到各科室對兼職檔案管理人員進行業務指導，通過邊學習、邊實踐，參加檔案部門組織的培訓學習，不斷提高人社局文書檔案管理質量。要突出重點，規范文書檔案行文和移交管理。指導各科室認真按文書檔案規范行文，各科室、各部門文書檔案移交時應嚴把質量關。按照有關標準對上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負責達標。

（三）加強文書檔案安全管理。按檔案管理的時限要求歸檔管理，規定查閱權限和程序，由專人負責認真做好查閱記錄，做好保密性工作，掌握調控好文書檔案室溫濕度，做好防火、防水、防潮、防盜、防蟲蛀等安全管理工作，真正為檔案管理工作上一把“安全鎖”。

4 加強文書檔案開發利用

（一）認真編撰檔案信息資料。辦公室文書檔案看似簡單，但文書檔案管理工作人員要在工作中主動創新，不斷創新，展示在各級領導和社會各界的大力支持下，人社局全體干部職工共同奮斗的光榮發展歷程。例如，可組織編印《人社局組織沿革》、《從社局大事記》、《人社局榮譽匯編》、《人社局專題匯編》、《人社局制度匯編》等系列資料匯編。

（二）充分利用檔案信息資源。一是利用檔案信息資源向人社局及上級主管部門提供各種信息數據，為人社局管理決策和制訂規劃、計劃、工作總結、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定人社局工作質量評價、科研、論文撰寫等提供信息資料。三是利用檔案信息資源，為經濟責任審計、自查、項目建設和工作檢查等提供相應的檔案資料。四是利用檔案信息資源，為機關事業單位人員提供相應的文件資料。

（三）發揮檔案信息資源利用率。文書檔案作為檔案中的一個類別不可小覷，充分發揮文書檔案的利用率才是真正發揮了它的價值，讓它成為領導決策、人事信息查詢、制度建設等的有力證據。

綜上所述，人社局文書檔案管理和利用工作是一項龐大而系統的工程，不僅需要文書檔案管理員的努力，也需要人社局領導的高度重視、加大投入，更需要檔案管理人員加強自身修養、提升管理水平，需要人社局各科室的能力配合，共同為人社局發展建設、領導決策、教學科研等工作提供基礎保障。