信息化在檔案實際工作中的應用

于雷

摘 要：信息技術日益成為檔案管理工作的重要工具。將信息技術應用于檔案實際管理工作中，具有操作簡便、高效快捷等特點，有效解決了傳統檔案管理工作存在的檔案分類繁瑣、信息檢索比較慢等缺陷。本文結合工作實際，對信息技術在檔案工作中應用存在的問題進行了分析，并加強檔案信息化建設提出了對策。

關鍵詞：信息化；檔案管理；檔案工作

檔案工作是一項系統性很強的工作。近年來，信息化建設是檔案實際工作的一項重要內容。傳統的檔案管理工作逐漸暴露出許多問題，比如檔案分類繁瑣、信息檢索比較慢等，這些問題迫切需要認真解決。隨著信息技術不斷發展與更新，信息技術的優越性不斷呈現，尤其是在檔案實際工作中更是得到了廣泛的認可，日益凸顯出了信息技術的重要價值。

1 信息化是創新檔案實際工作的時代要求

傳統檔案管理主要依賴手工操作，這樣操作起來比較繁瑣，工作量比較大，耗時耗力，工作效率比較低。由此可見，這種傳統工作模式難以適應新時期檔案管理工作的真實需求。為此，檔案工作需要創新，這是順應時代的發展潮流。然而，創新檔案工作需要一些技術工具進行輔助。信息化建設是當前檔案工作的一個熱點。應該將信息技術有機地融合到檔案實際工作中，積極創新檔案工作服務手段。 運用信息技術，可以讓檔案日常管理工作、分類工作、查詢工作等全部通過信息系統進行實施，這樣就有效地改變了傳統檔案管理模式所存在的缺陷，進而大幅度地提高了檔案實際工作的效率。

同時，信息技術在檔案實際工作中的應用也可以說是創新檔案實際工作服務內容之客觀要求。傳統檔案工作的服務內容為向社會提供一些館藏紙質的檔案信息，這樣服務內容比較單一。 而隨著當前政府大力推行電子公務，一些電子文件不斷涌現，導致紙質文件與電子文件一起成為了檔案的信息資源。在檔案實際工作服務內容范圍不斷擴大下，如何有效地開發及利用這些信息資源就成為了一項重要課題。多項研究證明，檔案信息化建設的大力實施，就是要運用先進的息化技術對各種檔案信息資源給予整合及開發，進而為社會提供一種多方位、多內容新及高質量的檔案信息產品，進一步滿足在信息技術快速發展的背景下社會對檔案信息之需求。

2 信息化在檔案實際工作中應用存在的問題

當前，許多檔案部門均將檔案信息化建設當作工作重點來抓，在不同程度范圍內均開展了信息化建設，比如檔案資源數字化建設、信息管理標準化建設、信息服務網絡建設等。可以說，檔案信息化工作在一定程度上是取得了比較大的成績。然而，在開展信息化建設過程中也存在的一些困難及問題。主要問題有： 各地各部門檔案信息化建設的起點不一樣；有的部門對檔案信息化建設持等待及觀望的態度，信息化建設的步伐比較小； 有的部門還不可以有效地運用檔案信息技術所取得的成果為社會提供更優質的服務；檔案信息化建設與政府電子公文建設發展存在距離；嚴重缺乏信息化建設的技術人才；缺乏資金投入于信息化建設等。 這些問題只有順利解決了，才可以邁開檔案實際工作信息化建設步伐，與時俱進創新檔案實際工作。

3 加強檔案信息化建設的對策

3.1 轉變觀念，不斷強化創新意識

當前，一些檔案管理人員的工作觀念尚未轉變過來，大部分停留在傳統的工作觀念，信息意識不強，導致檔案實際工作難以跟上時代步伐，難以打開新的局面。檔案管理人員應該充分認識到開展檔案信息化的必要性及可行性，大力引入科技含量高的信息技術，向社會提供更多、更快捷的檔案信息服務。這既是新時期社會對我們檔案部門的需求，也是檔案工作的自身發展需要。檔案部門一定要強化創新意識，順應時代的潮流，積極轉變觀念，在努力做好傳統的檔案資源的開發及利用等多項服務工作的基礎上，要積極發揮出工作主觀能動性，推進檔案信息化建設。

3.2 科學制定規劃，進一步強化目標意識

檔案部門應該根據《全國檔案信息化建設實施綱要 》所提出的關于檔案信息化基礎設施建設的要求以及檔案信息資源建設要求，結合本部門的檔案實際工作情況，分階段有計劃有步驟地推進本部門的檔案工作信息化建設的進程。檔案部門也要因地制宜地地科學制定出符合本部門實際的檔案信息化建設的規劃，進一步明確本部門的檔案信息化建設的目標及方向，，這樣才可以做好信息化建設。

3.3 積極轉化成果，進一步強化服務功能

要積極發揮 “三網一庫 ”的建設成果，不斷強化檔案工作之信息服務社會這項重要的功能。要結合實際建設好富有特色的檔案網站，讓檔案網站能夠成為一個宣傳及開展檔案工作的重要服務窗口；同時安排人員及時更新網站內容，上載開放檔案目錄，不斷向社會提供各種網上查詢與利用服務。 應該努力將檔案信息化建設當作政府電子政務建設之重要內容，搭建檔案信息平臺，大力提升檔案實際工作的服務質量。

3.4 提高技術，強化隊伍建設

眾所周知，檔案信息化建設是一項系統性很強的工作，需要技術支持，需要設備支持，需要有一定的檔案和計算機專業知識的人員從事檔案信息化工作。從各級檔案部門的實際工作情況來看，當前最緊缺的就是這些既懂得現代檔案管理基本知識，又懂得計算機技術，比較熟練操作微機，掌握網絡知識，靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的實用操作人才。 為此，各級檔案部門需要加大力度，采取各種措施，加強檔案工作人員技術方面的訓練及提高，鼓勵相關人員參加信息技術水平等級考試等，使現有工作人員逐步掌握現代信息網絡技術知識，提高應用信息網絡技術的水平。同時要通過人才隊伍建設，使檔案信息化工作能夠得以順利開展，檔案工作創新得以落到實處。

綜上所述，信息技術在檔案實際工作中具有重要的應用價值，值得大力推廣及應用。

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