會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的探討

李清華

摘 要：隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的全面應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化已成為當(dāng)今企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作的主流，由此也產(chǎn)生了電算化會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理工作具有一些新特點(diǎn)，但當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化工作中會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題和不足也不容忽視，有必要提出相應(yīng)的對(duì)策和措施，完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的法制觀念，提高會(huì)計(jì)從業(yè)人員職業(yè)技能。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案管理；會(huì)計(jì)制度

1 電算化會(huì)計(jì)檔案的概念及特點(diǎn)

（一）電算化會(huì)計(jì)檔案的概念

電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)信息和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，具體包含記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會(huì)計(jì)資料。與傳統(tǒng)的手工記賬、登賬的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相比較，電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理必須要借助于計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)才能查看和取得，這是其特有的存在和存儲(chǔ)形式，在管理、保存的方式、方法上電算化會(huì)計(jì)檔案相對(duì)復(fù)雜，同時(shí)需要關(guān)注的問(wèn)題也更具有靈活性。

2 電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，許多企業(yè)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化。會(huì)計(jì)電算化條件下，會(huì)計(jì)從業(yè)人員勞動(dòng)強(qiáng)度大大減輕，工作效率也得到了一定程度的提升，但同時(shí)也不同程度地存在著某些問(wèn)題。

（一）電算化會(huì)計(jì)檔案難以合理保存

電算化會(huì)計(jì)檔案主要包含紙質(zhì)檔案和電子檔案兩部分。一方面，在現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度下，很多企業(yè)并未設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管機(jī)構(gòu)，紙質(zhì)檔案的保管存在著檔案分類模糊、檔案柜凌亂等現(xiàn)象，在這種情況下，會(huì)計(jì)檔案存在容易丟失、篡改、銷毀不及時(shí)等問(wèn)題，會(huì)給各企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。另一方面，電子檔案的保管主要借助于一定的硬件和軟件環(huán)境，這在一定程度上加大了會(huì)計(jì)檔案的保管難度。目前，許多企業(yè)在電算化軟件升級(jí)后，面臨著不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被使用的情況。還有一些單位受條件限制，未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的存盤介質(zhì)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行備份，未實(shí)行備份盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的丟失；部分企業(yè)的會(huì)計(jì)人員未養(yǎng)成每天備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障，部分賬務(wù)數(shù)據(jù)就會(huì)丟失，無(wú)法進(jìn)行補(bǔ)救。

（二）會(huì)計(jì)檔案缺乏完整性

在我國(guó)，所有有條件進(jìn)行獨(dú)立核算的單位，都需要將其全部的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理和歸檔保存，這就是會(huì)計(jì)檔案管理的完整性。這種完整性主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一是企業(yè)應(yīng)該依據(jù)相關(guān)的法規(guī)制度保管所有實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；二是企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案信息應(yīng)當(dāng)包含全部的會(huì)計(jì)核算資料。但在現(xiàn)在的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作中，一方面會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性難以保證，即由于會(huì)計(jì)信息是通過(guò)磁盤或光盤等磁性介質(zhì)存儲(chǔ)，專業(yè)人員可以不留痕跡的對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行修改；另一方面，會(huì)計(jì)信息的完整性難以保證，即電算化條件下，由于大部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，如未經(jīng)授權(quán)的人員復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息不準(zhǔn)確、不完整。

（三）企業(yè)缺乏必要的專業(yè)人才

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作主要依靠財(cái)務(wù)人員手工記賬、對(duì)賬等，但當(dāng)電子計(jì)算機(jī)被引進(jìn)到會(huì)計(jì)的日常工作中后，對(duì)人才多樣性的需求就越加明顯。一般的會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)知識(shí)相對(duì)匱乏，難以處理需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的會(huì)計(jì)工作，并且一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，或者出現(xiàn)錯(cuò)誤的操作就會(huì)使原本的工作成果丟失，甚至?xí)绊懙饺康臅?huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)。而一般的計(jì)算機(jī)人員雖然熟悉計(jì)算機(jī)的操作流程，善于處理計(jì)算機(jī)故障，但對(duì)會(huì)計(jì)知識(shí)知之甚少，這就導(dǎo)致了會(huì)計(jì)電算化工作中無(wú)論是日常的數(shù)據(jù)處理還是會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的保存都存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。

3 電算化會(huì)計(jì)檔案管理的改進(jìn)措施

會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案的保管呈現(xiàn)出的特殊性是由多種原因造成的，既有技術(shù)方面的原因，也有制度方面的原因。為了更有效的做好會(huì)計(jì)檔案的保管工作，我們必須要根據(jù)會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行必要的改革和創(chuàng)新，力求做好會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案的保管工作。

（一）完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度

電算化會(huì)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)主要在電子數(shù)據(jù)的管理，即存放在計(jì)算機(jī)內(nèi)的數(shù)據(jù)保管難度相對(duì)較大，因此，只有通過(guò)完善相應(yīng)的保管制度才能最大程度的降低保管風(fēng)險(xiǎn)。首先，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案資料嚴(yán)格分類，單獨(dú)保存。企業(yè)可以將會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)核算資料和會(huì)計(jì)文件分別歸類，會(huì)計(jì)核算資料包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等；會(huì)計(jì)文件包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、當(dāng)期的賬務(wù)資料、其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件等。其次，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案的保管。企業(yè)應(yīng)將電子數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，加密保存，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查以降低風(fēng)險(xiǎn)；將進(jìn)行日常會(huì)計(jì)核算的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)脫離，以避免網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊；應(yīng)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件升級(jí)時(shí)，同步升級(jí)相關(guān)的原有資料文件。企業(yè)只有通過(guò)不斷地完善管理制度，才能有效避免會(huì)計(jì)檔案的丟失和損壞。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的法制觀念

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中缺乏完整性的根本原因是會(huì)計(jì)檔案管理的法律觀念淡薄，會(huì)計(jì)從業(yè)人員只有在思想上重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，才能在行為上嚴(yán)謹(jǐn)，才能保證企業(yè)賬目的清晰性、數(shù)據(jù)的完整性，避免道德風(fēng)險(xiǎn)。一是企業(yè)應(yīng)根據(jù)其企業(yè)章程和國(guó)家相關(guān)政策，制定一套完整的會(huì)計(jì)檔案保管、存檔、借閱、移交、銷毀制度，并將這一制度與國(guó)家相關(guān)的政策法規(guī)相銜接，保證其法律約束力。二是企業(yè)應(yīng)開展必要的法制宣傳。定期組織相關(guān)人員參與法制宣傳教育，避免會(huì)計(jì)從業(yè)人員由于法律意識(shí)淡薄導(dǎo)致的篡改會(huì)計(jì)檔案、非法盜取會(huì)計(jì)資料的行為。三是企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)高層主管對(duì)基層會(huì)計(jì)人員的引導(dǎo)作用。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理完整性的實(shí)現(xiàn)，與高層主管的指引作用密不可分。企業(yè)高層主管應(yīng)經(jīng)常巡視、檢查會(huì)計(jì)人員工作，監(jiān)督基層管理者是否遵循企業(yè)的規(guī)章制度，并幫助下屬解決某些特殊問(wèn)題。總之，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的完整性需要借助于制度的安排、法制宣傳、管理層的協(xié)調(diào)，只有以上三者的有效結(jié)合才能保證會(huì)計(jì)檔案管理的完整性。

（三）提高會(huì)計(jì)從業(yè)人員職業(yè)能力

人力資本作為企業(yè)重要的資源之一，應(yīng)當(dāng)?shù)玫狡髽I(yè)的有效利用。在會(huì)計(jì)電算化部門，企業(yè)應(yīng)引進(jìn)綜合性人才以此來(lái)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理，為提供更加有用的會(huì)計(jì)信息、進(jìn)行更加精確的會(huì)計(jì)核算提供必要的基礎(chǔ)。在會(huì)計(jì)電算化管理工作中，企業(yè)需要的是同時(shí)具備計(jì)算機(jī)技術(shù)、會(huì)計(jì)檔案管理和會(huì)計(jì)核算的綜合性人才。一方面在引進(jìn)專業(yè)的會(huì)計(jì)人才的基礎(chǔ)上，相應(yīng)增加一定數(shù)量的精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的電腦高級(jí)人才；另一方面，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，有重點(diǎn)地培養(yǎng)一批既精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)又熟悉電腦操作的綜合人才，推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化從業(yè)人員由“核算型”人才向“智能型”人才發(fā)展。

總之，會(huì)計(jì)檔案記錄和總結(jié)著企業(yè)所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，是企業(yè)發(fā)展歷程的重要資料。近年來(lái)，電算化會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)逐漸替代了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，成為會(huì)計(jì)檔案管理工作的主流，因此，企業(yè)注重會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案的管理對(duì)企業(yè)的管理至關(guān)重要。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，以求形成合理的會(huì)計(jì)檔案管理制度，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)奠定基礎(chǔ)。

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