淺談醫院檔案管理工作的創新

馬剛

摘 要：醫院檔案管理是醫院管理工作中一個重要組成部分，是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步經驗，推動醫療衛生事業的發展都有重要參考價值。當前，隨著社會主義市場經濟的發展及目前正在進行的醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度的改革，醫院檔案管理工作也步入了一個新的階段。如何準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，最大限度地發揮檔案的作用，對促進醫療事業的發展具有重要作用。

1 檔案管理在醫院管理中的作用

（一）檔案管理規范化，有利于醫院院長作出正確決策，有利于提高醫療技術質量和經濟效益，促進醫院發展，從而為醫院現代化管理打下扎實基礎；

（二）有利于醫療質量與醫療技術的管理，對調整各項技術指標，開展新業務、新技術提供真實、準確、科學的依據；

（三）有利于醫院的設備設施管理，通過對使用性能、使用率的分析，保證醫療設備的利用效果；通過對基本建設從設計、施工到竣工所形成的檔案分析，可以保證維修、改造、重建不受影響和損失；

（四）有利于醫學科研成果與醫學技術的形成與推廣應用，促進臨床科研與學術活動的開展；

（五）有利于醫院管理決策的科學化、系統化，使醫院管理者通過多年檔案信息的收集、匯總、加工、儲存、分析過程，形成科學決策的有效依據，使檔案管理更好地為醫院各項工作服務。

2 醫院檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理機制不健全

醫院各種規章制度、各級人員的崗位職責比較健全，但涉及檔案管理的制度和職責較少，檔案管理機構不健全，職能不明確。醫院沒有賦予職能科室管理科室檔案的義務，而綜合檔案室隸屬于醫院辦公室，不具備管理職能，使得科室檔案處于脫管狀態。醫院也沒有對文書檔案質量監管的質控小組，在質量方面得不到保障，科室檔案缺乏必要的督導管理。

（二）檔案意識不強，檔案利用率低

科室檔案是醫院各科室在日常工作中形成的檔案，對科室管理有重要作用，然而科室檔案管理是醫院檔案工作的薄弱環節，收集、整理、存儲和檢索等管理工作很不到位。醫院醫護人員和職能科室大部分職工檔案意識淡薄，認為檔案管理不是自己的本職工作，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（三）檔案管理人員業務水平不高

在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，檔案管理人員專業出身較少，知識結構不合理，學歷偏低，現代科學知識貧乏，甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

（四）檔案管理分散

由于醫院行業管理的要求，醫院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X 線膠片檔案、居民醫保檔案、居民健康檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

（五）檔案現代化管理水平不高

近年來，計算機網絡技術在醫院管理中得到了廣泛運用，醫院管理手段不斷現代化，然而運用計算機網絡技術管理檔案的醫院卻很少，檔案工作停滯在手工收集、手工檢索，信息量小、工作量大，不利于檔案的利用和開發。

3 實現醫院檔案管理工作創新的途徑

（一）管理機構創新

醫院檔案管理是醫院管理工作中一個重要組成部分，因此醫院檔案管理要改變各自為政的固有觀念，設立專門檔案機構，變成檔案管理的職能部門，配備由專職、兼職檔案工作人員組成的檔案隊伍，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的完整率，使醫院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。針對醫療、護理、醫技、醫保和居民健康五類檔案成立檔案質量專家督導小組，每月提出整改意見，并對檔案工作的優劣進行獎懲，對存在的問題及時提出整改意見。

（二）管理隊伍創新

檔案管理工作的創新，歸根到底要依靠“人”來推動。因此，要實現檔案管理工作的可持續發展，需要提高檔案管理隊伍的綜合素質。因此，加強檔案管理工作人員對檔案管理基礎知識、檔案法的學習，努力提高理論知識和檔案意識。通過崗位培訓學習，提高在職醫院檔案人員的綜合素質和業務技能，切實增強檔案管理人員運用專業理論解決實際問題的能力，使其能熟練掌握掃描、編目、標引、建立數據庫、網絡檢索及光盤檢索等知識，熟悉各種信息系統軟件和網絡工具，能熟練運用多媒體技術，提供圖、文、音一體化的信息服務等。同時，鼓勵檔案管理人員利用業務時間參加各種繼續教育課程的學習，如計算機課程培訓、歸檔文件整理等，以實現醫院檔案管理現代化，從而充分發揮醫院檔案工作的重要作用。

（三）管理技術創新

傳統的檔案手工管理很難適應現代醫院建設發展的需要，應投入必需的基礎設施和辦公設備，實現電子化、自動化管理，發揮現代科技的優勢，提高工作質量和效率。同時，選擇適合醫院檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開展計算機培訓，以掌握檔案計算機管理運用技術，提高檔案現代化管理水平。在為醫院檔案管理努力營造良好的管理環境的基礎上，還應積極構建規范的管理體系，充分利用現代科技的優勢，用科學發展的眼光來對原有的體系進行完善和改革。

（四）管理宣傳創新

檔案管理宣傳是增進單位內部員工、社會公眾對檔案事業了解，提高檔案室的知名度，增進公眾與其親和力的重要途徑，也是讓檔案室在單位發揮更大作用的手段之一。檔案管理宣傳的創新，除了單位內部宣傳方面，還要借助更廣泛媒體廣為宣傳，這其中借助檔案網站向公眾進行宣傳是目前最便捷、最經濟的方式，且不受時間、地域的限制，網站的宣傳可以打破檔案館以往的神秘面紗，使公眾更加深入全面了解檔案事業提供了極大便利。

（五）管理服務創新

醫院檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經濟價值和社會價值，使之轉化為現實的經濟效益和社會效益。醫院檔案部門必須由被動服務轉變為主動服務，拓寬服務領域、擴大服務范圍、創新服務方式。通過網絡信息系統，擴大信息來源，及時準確的收集和整理各類信息，注意各種信息的積累，使醫院檔案內容得到進一步豐富，從而實現醫院檔案管理的信息化。

1.改變以往重管理輕服務的管理模式， 把工作重點從檔案實體管理轉移到檔案服務管理上來，擺脫單純的業務觀點，充分利用檔案資源，努力拓展服務領域，多角度、多層次地為醫院人員、患者及社會公眾服務。醫院檔案工作者要變被動服務為主動服務，變被動接受各科室文件歸檔為主動上門指導科室開展指導檔案立卷整理業務，主動與立檔者或檔案利用者建立聯系，按照檔案管理的要求，隨時收集檔案材料，并積極為檔案利用者提供服務。

2.醫院檔案工作者要深入臨床一線進行調研，了解各項醫療工作對檔案信息要求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領導決策提供主動服務。同時，加強檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，提高檔案利用率。加強各級醫院信息的橫向聯系，打破院與院之間的界限，互通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研需要，逐步實現檔案信息資源共享。

此外，諸如檔案網絡服務、檔案展覽服務、檔案文化休閑服務等服務方式正在不斷涌現。醫院檔案部門，也可在一定范圍內采取有效的措施，挖掘檔案信息資源，為全院各項工作主動提供信息服務，利用檔案積極開展編研工作，為臨床、科研、領導決策提供主動服務，收集利用反饋信息，了解檔案信息發揮作用的情況，總結經驗教訓，提高檔案利用率，以此提高醫院各項工作的效率，提高醫院社會效益和經濟效益。