談如何進一步加強新時期高?；n案管理工作

肖永菊

摘 要：高?；窘ㄔO項目檔案是在基建工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。基建檔案作為一個獨立的高校檔案管理門類，隨著高校基礎設施建設的蓬勃發(fā)展， 每年新增的基建項目越來越多，基建檔案的管理工作也因此暴露出了一些問題。為此，如何做好基建項目檔案的管理工作，確保項目檔案系統(tǒng)、齊全、完整、準確，是檔案管理工作者責務旁貸的義務和責任。下面筆者結合工作實踐，談幾點自己的認識。

關鍵詞：高校；基建檔案；管理

1 高校基建工程檔案的內(nèi)容

（一）綜合性文件。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料等。

（二）土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

（三）竣工圖。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程、強電弱電工程、通風、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖等。

2 高校基建檔案管理中存在的主要問題

（一）管理制度不嚴格，缺少制度保障。雖然國家頒布了《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》，但由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機制和調(diào)控手段，導致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應付；歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。

（二）檔案管理意識淡薄，歸檔質量不高。在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理意識不強，基建存在許多問題上。首先，歸檔的文件內(nèi)容質量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有憑證作用、法律效力的關鍵文件都是復印件，不追朔原件、蓋章都不全、失去原有作用。其次，文件歸檔材料、紙張大小不統(tǒng)一。個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字跡模糊。另外，還有竣工圖沒有加蓋竣工圖章，竣工圖中相關責任人審核簽署漏缺嚴重，竣工圖章不符規(guī)格，存檔圖紙不全和被嚴重磨損，不能真實準確反映工程實體的實際情況。不少材料分散在承辦人和技術員手中，需向知情人詢問才得已糾正，其中設計變更、施工記錄等散失最為常見。

（三）紙字檔案利用存在弊端。基建檔案的材料套數(shù)多及復雜性，在長期利用中提供檔案原件和復印件時，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制，另外，往年基建檔案人員，考慮到避免在利用過程中遺失、缺漏等問題，將每一個項目的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣，雖然保證了每一個項目檔案的完整性，但利用起來不方便，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。

（四）“人才短板”成為基建檔案數(shù)字化建設的重要因素。目前大多數(shù)高校都在進行“新校區(qū)”建設，基建部門和檔案管理部門的人員較少，能分配給專職的檔案管理人員更是嚴重不足，既熟悉基建業(yè)務又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。而作為一名基建檔案管理工作者，應能在了解基建工作流程的基礎上，掌握文字信息處理技能和熟悉數(shù)據(jù)庫技術，因為“新校區(qū)”建設工程浩大，沒有相應地信息化管理手段易導致資料的遺失，這一點普遍存在于建設單位和施工單位。

3 高校基建檔案管理的對策

（一）完善基建檔案管理各項規(guī)章制度，是做好基建工程檔案歸檔的前提。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到 “有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標準化、制度 化前提。高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進行檢查、督促。在實際運作中，因基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術性強，所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進行約束和指導。堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確管理職責，深化職能，落實到人，嚴格按照基建檔案的管理程序做好每一個工作環(huán)節(jié)。

（二）增強檔案歸檔意識，提高基建部門歸檔檔案的質量是關鍵。做好基建檔案管理工作必須要建立以基建處（室）為責任主體的組織機構，明確基建檔案管理人員職責。基建處（室）作為基建管理者和基建檔案形成者，應有專門負責人分管此項工作，并有專職檔案員負責收集資料。從基建工程初始就與建立檔案同步進行；工程建設過程要與竣式材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。提前介入隨時跟蹤項目進度，減少檔案材料分散時間，達到每階段工程完成及時收集歸檔。

（三）加大基建檔案的數(shù)字化建設步伐，實現(xiàn)基建檔案的信息化是目標。隨著辦公自動化和計算機網(wǎng)絡的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質歸檔方式已跟不上現(xiàn)代檔案信息資源的收集的發(fā)展，因此，對高校基建檔案收集的質量、查找利用上都提出了更高的要求。怎樣把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務。作為高校檔案中的重要組成部分的基建檔案管理，也應順應時代的需求，加大設備配備上的投入力度，添置和更新計算機、工程復印機、掃描儀等硬件設施，是進行高校基建檔案信息化管理的前提。引進配備合適的檔案信息管理軟件和計算機專業(yè)技術人員是保障。加快對基建檔案綜合性文件；土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件；竣工圖進行數(shù)字掃描轉換工作，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)基建檔案歸檔自動化、館藏數(shù)字化和利用現(xiàn)代化。

（四）加強基建隊伍建設，提高專業(yè)化管理水平是保障。首先對于專業(yè)性強的管理崗位，逐步實行持證上崗制度。加強對專業(yè)技術人員的崗位培訓。對重要崗位應實行輪崗制，基建部門負責人應實行5年一輪崗，基建部門內(nèi)部的其他工作人員也要創(chuàng)造條件，定時進行崗位輪換。其次是引進高層次、高技能、創(chuàng)新性和復合型計算機管理人才，推動高?；n案數(shù)字化、信息化進程。

總之，基建檔案是高校的寶貴財富，是高?；窘ㄔO工作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、擴建和資產(chǎn)評估的依據(jù)。因此，我們作為檔案的管理者，必須把嚴好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，不斷地提高業(yè)務水平和服務質量，使髙校檔案為我們國家的經(jīng)濟發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務，做出更大貢獻。

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