淺談新形式下的檔案創新管理

呂宏偉

摘 要：當今社會是一個信息化社會，各種資料、信息的存儲和記載方式正在發生日新月異的變化。在這種新形式下，網絡技術越來越發達，為了促進和建設小康社會，更好地為經濟建設服務，檔案工作也需現代化管理和創新，為此，如何做好創新性的檔案現代化管理工作，是檔案管理人員需要研究的課題。

1 現代化的檔案管理手段

隨著網絡技術的廣泛應用，檔案館也充分利用網站制做網頁，建立了檔案館區域網，形成網絡數據庫，實現在網上搜索信息的方式，更便捷、更快速地實行檔案檢索和管理服務。

建立網絡檔案的好處是，各級、各部的檔案處室可以與企事業單位實現信息對接，通過網絡傳輸的方式，打開方便溝通、提出要求明確、落實工作具體、隨時創新整改等新局面，以資源共享等方式，實現文檔大面積覆蓋、大幅度利用以及海量信息的儲存、分析、管理與應用。

網絡檔案管理是新形式下社會產生的一種新形檔案管理模式，因此也需要新的服務理念與網絡知識密切配合。首先，提升網絡技術，組織檔案管理人員借鑒其他城市檔案管理部門的先進經驗，參觀活動展覽、閱讀相關書籍、觀摩實際運用，實現網絡檔案數據化管理，建立檔案檢索目錄，將珍貴的影視資料、新聞活動、紀實錄像等信息及時存檔，以防信息丟失、或由于數碼存儲機器失靈造成的信息提取不利。

其次，開展線上線下服務，從多種渠道獲取最前沿的信息，通過網絡新聞，掌握當前的時代熱點，提高分辨重要信息的能力，注重信息的時效性、可用性，關注信息發生改變時，檔案管理工作需要做出的調整，以積極主動的態度，確保檔案存檔文件具有可保存價值，以主動、快捷的服務方式取代被動、龐雜的工作帶來的不必要的負擔。

再次，實現有效回訪。網絡的最大優勢就是可以迅速地實現信息的溝通、交流和反饋。以MSN、電子郵箱、網頁瀏覽等方式進行信息回訪，可有效地檢測出檔案管理工作的成效，回答企事業單位等服務對象的問題，提高工作效率，提供解答服務，完善工作中出現的不足。

最后，實現全方位拓展服務。網絡檔案管理工作正處于快速發展狀態，信息的多元化、立體化等特點，注定了網絡檔案管理工作將面臨更多的機遇和挑戰，為了讓網絡檔案管理工作適應更多人的需求，還需要應用者具備為社會提供全方位服務的高度意識，引進便于企業發展的先進理念，讓檔案管理部門不光實現為企業、事業單位保管檔案，還可以根據多年來檔案文件透露出的信息，為企業實現合理化建議，以及企業發展所需的指導性戰略意見，真正實現新形式下的檔案管理工作擴展出的其它功能所體現的巨大價值與貢獻。

2 新形式下的職業操守

網絡形式下，電子文檔應運而生，國內很多檔案館已經建立了電子檔案服務管理中心。

電子文檔建立的好處是，省去了紙質化辦公化打印、簽字、蓋章等繁瑣工序，直接以自動上傳、轉發、加密等環節，體現省時、省力、字跡清晰等優勢，真正實現了足不出戶，就可以將文件歸檔、分類、上交等工作，同時，還可以以視頻、光碟等可移動畫面的形式實現檔案管理立體化辦公、電子化辦公。

實際上，越來越多的電子檔案的出現，也給管理工作提出新的課題，比如，電子檔案直觀性差，需要通過計算機、網絡、LED屏等現代化載體來呈現具體內容，因此也需要更高的科技手段和硬件設施支撐。為了使電子檔案適應社會發展的需求，就得從實際情況與管理手段入手，培養更多懂微機技術的新人，單位需提供和完善大量網絡方面的指導與支持，使檔案管理工作者既提高技能，以保密為原則，以愛崗敬業、嚴肅認真為職業操守，使電子檔案能夠在安全、可靠的前提下，發揮信息資源的作用。

同時，電子文檔的歸檔、分類、管理與使用，也是一項極其復雜的內容，檔案管理部門需要細分檔案的性質、作用，以清晰、明了的分類辦法存放電子檔案，使電子檔案在被提取利用的時候，第一時間查找出冊，不至于在被使用的環節出現差池或意想不到的損失，要真正做到檔案設備現代化、服務機制主動化，在科技技術飛速發展的今天，讓電子檔案為經濟建設的發展起到推波助瀾的作用。

3 建立健全檔案管理制度，完善發展機制

檔案的管理是一項保密性很強的工作，不允許有任何疏漏，滲透著嚴謹性和專業性，這也對從業人員有著很高的要求，有的單位領導對檔案工作不夠重視，所以，當前的檔案管理工作存在一定問題。

首先，制度不夠規范。有的領導認為檔案管理不能為單位帶來效益，還需要專人看管、為設備投入經費，是一項費時費力、需要成本的工作，因此，不設立獎懲機制，有的從業人員甚至身兼多職，沒有更多精力細化檔案工作，一旦出現工作交接等狀況，有些檔案就成了事件發生背景不詳、丟之可惜、存之無意的廢品。

還有，有的專業人員素質低下。新的歷史時期對從業人員提出了更高的要求，有的人員專業水平低，不適應新時代的發展，不僅對網絡常識一無所知，連基礎的檔案的整理、訂裝等業務都不熟悉，制約了檔案管理工作向更高深方向發展。

最后，就是受到財力、物力的影響。有的單位資金不足，檔案管理工作的設施不齊全，相關的電子設備和軟件不到位，更別提網絡檔案的創新管理了，有的連安全工作都不能保證，影響了檔案的完整性。

解決問題的辦法是：建立健全檔案管理制度。

首先，提高一把手的重視程度，完善工作制度，嚴格按照制度執行，提高從業人員的工作積極性，對從業人員采取關心、關照、幫扶的態度，協助他們完成管理工作。

其次，改進和完善設備。凡是對檔案管理有利的工具和設備都盡量購置齊全，這樣既省去了時間成本，又提高了管理工作效率。

最后，就是強化信息管理手段。充分發揮檔案管理工作的權威性和政策性，轉變觀念，結合科技手段和管理新辦法，使用網絡和計算機以及更先進的設備，實現新形式下的檔案信息管理。

新的歷史時期，檔案工作也需要緊密與時代的步伐保持一致，運用數字化、電子化的功能，拓寬檔案工作內容，與黨的精神保持一致，高效、準確地為政府服務，為企業提供幫助，以嶄新的技術手段，實現網絡平臺和電子檔案的資料庫管理。

公開服務監督熱線，接受社會和輿論監督。以不同渠道獲得信息，嚴格按照電子政務的要求管理檔案，設立流程和制度，完善方式方法，真正實現讓檔案管理為大眾服務，為社會服務，讓檔案管理工作在新形式的歷史時期，發揮更大的信息提供作用，有利于社會發展，紀錄下檔案管理工作在歷史發展進程中發揮的巨大作用。

參考文獻

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