淺議如何做好實物檔案的收集與管理

林（王瑩）

摘 要：本文通過詳細的調研對實物檔案管理中存在的問題進行了詳細的分析以及對策研究，讓實物檔案真正的發揮記錄過去、服務現在的作用。

關鍵詞：實物檔案；收集；管理

實物檔案主要是在單位或者個人的活動中形成的，并且對于國家和社會具有非常重要的保存價值，把實物作為記錄歷史的載體進行保存和研究，體現了實物檔案的寶貴文化價值，實物檔案體現了某個單位或者個人在發展中的光榮歷史以及不可替代的作用，實物檔案一般都是集珍貴性和知識性以及典型性為一體，在進行歷史研究和精神學習的過程中具有非常重要的研究和利用價值。所以我們必須做好實物檔案的管理工作。

1 實物檔案的定義

實物檔案的概念非常的廣泛，我們具體的分為廣義和狹義上的概念，廣義上主要是榮譽類的實物印章以及名人字畫和產品。在狹義上主要是指獎旗和牌匾證書等，在實物檔案中，文字和圖像信息是展現檔案價值和記錄人們活動以及歷史事件的主要因素，其中實物檔案最為突出的特征是實物檔案本身的多樣性，而正是這些實物的多樣性造成了實物檔案管理方面的極大困難，實物檔案的保存和紙質檔案的保存具有很大的不同之處，其中，在進行具體的保存工作的時候，實物檔案沒有一定的周期性，也沒有在保存過程中的嚴格尺寸限制，更沒有完善的載體，這樣就造成實物檔案在管理的過程中收集和保管工作非常的復雜，檔案人員需要進行主動的收集以及對載體的全方位保護，不管是從操作流程還是從技術手段來講，實物檔案的管理都是一種全新的檔案管理。

2 實物檔案管理的特點

2.1 實物檔案的形成時間不確定

在具體的實物檔案定義中我們可以看到，實物檔案中的獎牌證書類的實物檔案是一個單位或者部門的成績體現，在對這些實物檔案進行保管的時候，我們無法預料到什么時候會出現這些獎勵，在很大程度上，這些檔案的出現是不以人的意志為轉移的，同時在檔案的管理工作中，我們也沒有強制性的要求形成單位什么時候向檔案部門進行移交，這就又為檔案的管理工作增加了難度。

2.2 實物檔案備份困難

我們在進行檔案管理的過程中，為了便于使用和對檔案的更好保護，一般我們都會對檔案進行備份，特別是紙質類的檔案，我們在保存原件的情況下都會留有備份檔案，但是對于實物檔案的保管，我們很難沿用紙質檔案的管理辦法，因為實物檔案在進行復制保存的時候，不僅復制的難度很大，并且在復制完成之后，復制體所占的空間也會很大，這就為檔案的管理保存帶來了很大的難度，所以在進行實物檔案的保存的時候使用備份的方式并不能有效解決檔案的管理保存工作。

2.3 實物檔案保管技術不成熟

實物檔案在性質和形態上有很大的不同，實物檔案的載體可以是玻璃也可以是金屬或者其他的材料，并且在實物上面的信息也有鍍金或者是墨汁等不同的材質，這些不同的材質在進行保存的時候對于環境的要求各有側重點，現行的技術手段以及檔案管理條例很明顯不能滿足實物檔案管理的要求。

3 做好實物檔案收集與管理工作的有效對策

3.1 明確實物檔案的收集范圍

實物檔案的收集一定要注意檔案的質量和數量。我們對實物檔案的分類主要分為五個不同的部分：①獎品：獎杯、獎牌等；②印信：表揚信等；③名人字畫；④單位發放的具有紀念意義的實物；⑤國際交流中收受的禮品。在對這些實物檔案進行收集的時候，我們一定要準確的鑒別這些實物檔案的各自價值和保存意義，要突出其中具有代表性的實物檔案，是收藏的檔案能夠準確有效的反映單位的發展過程以及取得的成就和榮譽。

3.2 加強對《檔案法》的宣傳和實物檔案的收集力度

我們的檔案部門在進行檔案管理的過程中，要想切實做好檔案的管理工作，首先必須要對《檔案法》進行積極有效的宣傳工作，要充分讓人意識到檔案管理的重要作用和價值意義，讓人們意識到檔案管理是每個單位在發展的過程中都不可或缺的一部分，積極提高所有人的檔案保管意識，共同進行檔案管理工作，緊接著我們要充分按照《檔案法》中的相關管理規定進行完善的檔案收集和管理制度的建設，通過合理的制度保證實物檔案的及時歸檔和有效管理。分管檔案工作的有關領導一定要及時進行檔案管理工作的座談會和研討會，重點強調實物檔案的重要作用，促使相關部門及時移交相關的實物檔案，特別是一些部門認為獲得的一些榮譽是自身工作成績的體現，有自己保存更能夠體現實物檔案的價值和意義，所以不愿意將實物檔案移交給相關的檔案管理部門，這不僅會造成實物檔案無法進行及時有效的歸檔和管理工作，嚴重的甚至會導致實物檔案的損壞和遺失，這都給單位造成無法彌補的損失，所以我們必須要健全相關的檔案管理工作制度，檔案管理工作人員要具有非常強烈的榮譽感和責任感，要及時對實物檔案進行收集和保管工作，對于不愿意配合工作的部門要耐心講解實物檔案的管理規定以及重要意義，對于一些拒不配合的要對主管領導進行約談和勸誡。從而保證實物檔案的有效管理和及時收集，防止檔案管理中的損壞和遺失。

3.3 提高檔案工作者業務素質

在檔案的管理工作中，檔案管理工作人員是活動的主體，是進行檔案管理和確保檔案管理有效進行的主體，所以，檔案管理工作人員的素質直接決定了檔案管理工作的質量。作為一名合格的檔案管理工作者，我們必須要具有過硬的業務水平以及強烈的責任心，同時還要不斷的學習和檔案相關的歷史文化知識，確保檔案管理人員在進行檔案管理的過程中明確檔案的價值，這對于檔案管理是非常重要的，把檔案管理作為重要工作進行，強化檔案管理工作人員的檔案保護意識，并且嚴格遵守相關的制度和要求。

3.4 設立專門的實物檔案室

在進行檔案管理工作的時候，我們必須要具有與檔案管理相配配的檔案管理條件，要對于一些形態各異和大小不同的檔案建立與之相適應的檔案保管裝置，有條件的可以建立專門的展覽室和展廳，對于一些榮譽類的實物檔案進行充分的宣傳。是全體員工在了解單位光榮歷史的同時形成強烈的責任感和榮譽感，增強凝聚力。

3.5 明確檔案信息開發利用

隨著實物檔案建設的速度加快，舉辦檔案展覽成為很多檔案部門的手段，在對實物檔案的展覽過程中，不僅可以增強實物檔案的重要作用，而且可以有效發揮實物檔案區別于紙質檔案的不同職能，并且能夠滿足參觀者的需求，可以使得實物檔案的檔案信息進行充分的利用。

4 結語

綜上所述，我們在做好實物檔案的收集整理以及保管工作的同時，還應該保證實物檔案的質量，做好實物檔案的使用效率以及實物檔案保管質量的提升，在不斷的工作當中充分找到自己的不足和缺陷，在以后的工作中及時進行制度的創新和完善，保證實物檔案的管理工作高效的進行。

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