淺析中小企業存貨管理存在的問題及對策

陳紅

存貨是生產型企業及商品流通企業的主要流動性資產，是為滿足企業正常生產和銷售需要而持有的必需品，是能夠給企業帶來經濟利益流入的重要資源，存貨管理在企業內部控制中屬于一個非常重要環節，加強存貨管理是保證企業生產正常進行的最基本物質基礎，存貨管理的好壞將影響到企業的生產經營成本。存貨過多，不但造成資金積壓，且易導致存貨過時、損壞、倉儲成本增加；存貨過少，則可能因缺貨而喪失銷貨的機會，影響企業利益的流入。因此，注重企業經濟利益的同時必須加強企業對存貨的有效管理。

經調查研究發現，中小企業對于存貨管理主要存在以下方面的問題：一是缺乏一個合理實用的采購計劃。有些企業采購比較頻繁，采購行為較為隨意，缺乏采購實施前的可行性分析調研，缺乏合理、科學、嚴謹的采購計劃，從而導致存貨供應不足或存貨大量堆積的現象，影響企業的經營效益和資金的日常流轉。二是缺少對存貨的管理缺乏系統和規范的控制。很多中小企業缺乏規范的存貨管理制度和專業人員，例如：存貨盤點制度不健全、崗位職責分工不明確，存貨的倉儲、保管、領用和報廢環節等重要環節有缺失，對存貨的領用、發放缺乏規范的記錄，缺少領用人的相關記錄，造成資源浪費。三是未能充分利用“第三方物流”等新派生管理手段。一般中小企業來的物流是自營物流，第三方物流利用率發展緩慢。隨著經濟社會的發展和信息技術的提高，企業的組織形式和經營管理模式也隨之有了很大的變化，但部分中小企業的存貨管理模式仍比較傳統保守，對第三方物流的利用不足。四是對網絡資源利用不足，信息技術在存貨管理中應用遲緩。大部分中小企業還是依賴手工人為管理，沒更剛好地利用現代化的操作管理系統協助分析管理。

對于以上企業存貨中存在的問題可以從以下方面進行解決：一是對存貨要正確定位。存貨是企業資產的一部分，為企業的利益流入有重大的作用，重視存貨的作用。二是制定科學合理的采購計劃。要從根本上控制存貨的成本，采購部門與銷售部門有效溝通預測需求量，采購時做到心中有數，在材料驗收入庫時做到專人登記保管，領用時也要做好登記，月末總結每個月的用量，為下一個月的用量做參考。三是發揮“第三方物流”在企業存貨管理中的作用。尋找一個值得信任的第三方物流，在解決好保護企業商業秘密的前提下，與第三方物流企業開展合作，確保在保證企業正常生產銷售需求的前提下，降低企業存貨的倉儲、管理成本。四是開發適合企業自身特點的存貨管理軟件。充分利用計算機管理優勢，針對企業自身存貨的特點，開發存乎管理信息系統，適應當今信息時代的發展，讓時代的發展為企業的發展帶來機會。

鑒于對保險公司單證管理的了解，企業存貨管理也可以從中得到借鑒和啟發。一是完善的單證管理制度，有價單證必須由有價單證管理系統進行管理，財務部門和使用部門應建立有價單證管理臺賬并設專人負責有價單證管理工作；有價單證的入庫必須先入財務倉庫，財務部在簽收送貨單前，要檢查實物包裝是否破損，同時核對送貨單和實物是否一致，實物和采購訂單流水號是否一致，核對無誤后方可在送貨單上簽字，確認實物當天應在SAP系統中完成收貨操作，并記臺賬。庫房內有價單證應按業務系列、單證類型和順序號分類擺放整齊，可用和不可用單證必須分開存放。財務部應在單證系統中維護使用部門以及該使用部門可領用單證類型和最大領用量。最大領用量原則上為3～6個月的業務用量，有價單證經財務部在系統中發放后才能在業務系統中使用。財務部應在系統中維護使用部門可領用有價單證類型和最大領用量。系統將根據使用部門的實際回銷情況自動調整最大領用量。使用部門須書面指定有價單證第一領用人和第二領用人，經部門經理簽字后報備財務部。領用人到財務部領取有價單證。如果實際領用人與備案領用人不致，財務部應拒絕發放有價單證。財務部門和業務部門單證管理員每月都應進行單證盤點并經部門經理簽字后留存。使用的單證應及時到財務回銷并附帶簽字版的回銷清單。每個月財務部門單證管理員對業務部門的單證管理情況出具考核表，主要從臺賬、領用、回銷、盤點等方面進行考核，查缺補漏，爭取將單證工作做到最好。二是嚴格征訂流程。保險公司的單證是由財務部門進行專人管理，從訂貨到收貨再到發放，每個環節都控制的很好。訂貨之前單證管理員會先盤點一下現有的庫存，然后詢問一下業務部門的需求量，針對業務部門需求先做一個合理性地判斷，制定2～3個月的單證用量，經業務部簽字認可后，在提交采購訂單至財務部門經理進行審批，由財務經理再次把關，從而確保訂單量的合理性。三、規范的庫存管理。對入庫的經辦人和出庫的領用人都有規范的記錄，當業務部門需要領用單證時，須憑經業務部門單證管理員和業務經理簽字的領用申請表到財務進行申請領用，財務部門單證管理員在確認領用表后在系統操作發放并登記臺賬，領用人也要在臺賬進行簽字，同時業務部門也要在自己的臺賬上進行記錄，每個月月初對上個月的庫存量進行盤點，做到賬實相符，到期的單證及時進行作廢處理，并留存作廢清單，在作廢單證提交銷毀以后，由上級領導監督銷毀，銷毀清單由雙方人員簽字并留存清單，同時財務部門負責管理的單證管理員定期不定期地進行使用情況調度。四、定期出具單證管理報告。每個月初，在各個業務部門均盤點完成后，財務部門的單證管理員根據當月業務部門單證管理方面的情況進行一個綜合的評價、考核，按照單證管理制度包含的方面對各個部門進行考核并留存電子版和打印版的報告，為下個月更好的管理做基礎。五、快捷的運輸方式，保險公司是由總公司確定印刷企業并由物流公司直接送貨到各個分支機構，這樣避免了分支機構對單證印刷和運輸的工作，集中印刷也可以得到價格上的優惠，第三方物流的集中運輸可以減少企業的物流費用。對于中小企業來說，如果僅一家使用第三方物流的話有可能出現費用過高而承擔有問題的情況，企業可以借鑒保險公司的印刷和運輸方法，和一些信譽好且值得信任的企業合伙使用同一個物流公司，這樣就可以保證費用的可接受性，既保證存貨的物流也可以減少物流成本，為企業的發展帶來利益。

存貨管理是企業發展的重要一環，加強存貨管理至關重要。對存貨的管理要有足夠的耐心和細心，只有企業的各個環節、各個部門、各個工作人員都控制配合好才能對企業利益的獲得盡到最大的幫助。從存貨的征訂到收貨到發放以及平時的管理，每一步都要做到記錄規范清楚，不可模糊不清。存貨管理部門不僅要和銷售生產部門充分溝通、合作好，也要多和其他的部門溝通交流，只有每個部門相互之間有很高的配合度，通力合作，才能為企業發展帶來最大的利益。