會議模擬實訓在會議管理培訓課程中的應用

張 茹

（遼寧稅務高等專科學校，遼寧 大連 116023）

會議是組織在管理活動中因內容和目標不同而開展的集體議事行為過程，具有集思廣益、有效溝通，布置任務、落實措施，貫徹政策、互通信息，總結工作、交流經驗的作用，是職場中的重要管理工具。開會容易，開好會難。會議的特點、性質和意義決定了會議管理培訓課程的必要性，也決定了會議管理培訓課程的實操性和實踐性。在會議管理培訓課程中采用會議模擬實訓的教學方法，可以通過流程構建和組織實施來實現理論與實踐的有機融合，可以通過學員的積極參與和切身體驗來事半功倍地達到有效提升會議管理能力的目的。

1 模擬實訓教學法的淵源與內涵

模擬實訓教學法是一種情境教學方法，在國內外成人教育培訓中被廣為應用。在國外，最早將情境學習運用到課堂的是1899年的杜威，他提出一切學習都來自經驗，要把社會搬到學校和課堂中。1929年懷特海進一步強調，以分隔認識和實踐形式所學的“惰性知識”難以解決實際問題。西方情境學習理論體系初步形成于20世紀80年代末。1989年Brown、Collins和Duguid提出知識是處在情境中，并在行為中得到進步和發展的理論觀點。1991年美國人類學家萊夫和溫格對情境學習理論作出了進一步解釋，情境是整個學習中的重要而有意義的組成部分，學習的實質是個體參與實踐、與他人和環境等相互作用的過程。我國教育學家陶行知提出了“在學中做、在做中學”的“知行統一”教育思想。2006年，中央提出了開展干部教育培訓要綜合運用模擬式、體驗式等教學方法的要求。

模擬實訓教學法就是結合課程內容，以學員為主體，對實際工作中的事件、人物、場景進行設計、模仿和實戰演練，使學員能夠體會要領和技巧，激發思維碰撞，有效解決實際工作中的問題并掌握工作技能的一種教學方法。會議模擬實訓即是以假定的會議為例，通過對會議要素、流程、議程、討論、決議等的設定和演練，感悟會議管理知識并提升會議管理能力的教學方法。

2 會議模擬實訓教學的意義

2.1 增強自主學習的動力

模擬教學具有很強的趣味性。成人培訓主體即學員，往往具有一定的理論知識、實踐經驗和研究能力。關于會議的理論知識是建立在工作實踐基礎上的，以講授理論知識為主的灌輸式學習方法不符合成人學習的需求和特點，容易造成理論與實際的脫節。以組織會議的形式進行角色分工和定位，這種體驗式教學避免了理論講授的枯燥無味，可以給學員一種新奇感，調動學員學習的主動性、積極性，使學員在群策群力和團隊協作的會議討論中主動激發思維、積極開展互動、體會決策的過程，努力將有關會議的理論知識應用到實踐中，帶著實踐中的問題尋找理論依據，既有效掌握了理論上的應然知識，又靈活地解決了實踐中的實然現象。

2.2 提升并改善學習效果

知識是用來指導實踐的，會議模擬可以使學員靈活運用課堂所學的理論知識解決實際工作問題。模擬會議本身即是實際工作的演練，很多學員可能未曾經歷特定的會議，或者即使經歷過特定的會議，但所面臨的場境、議題和參會對象是全新的，學員帶著會議的相關知識點在全新的站位和角度進行思維的拓展，能夠增強感性認識，鍛煉在復雜的情況下多角度發現問題、探索問題和思考問題的能力，更能使學員達到學習的預期目的和效果。角色的轉變帶來思維角度的變化。在模擬會議上，每個人都有自己的角色，承擔不同的職責，考慮問題的出發點不同，這就對學員的思維能力提出了更高的要求，不僅能使大家盡力發揮自身所具備的能力，啟發并感染他人，也能在向他人學習的過程中跳出固有局限看問題，激發自身潛力，鍛造新能力。

2.3 提供較強的實踐指導

會議模擬可以使學員直觀地熟悉掌握會議的議事規則和程序、會議進行的流程、會中的溝通技巧、分析具體問題和解決具體問題的能力，使會議管理和把握能力得到鍛煉和提高。此外，還可以使學員意識到會議作為管理工具，需要與會者具備全方位的管理技巧和能力，如語言表達能力和有效溝通能力、心理調試能力、創新思維能力、邏輯思維能力、形象思維能力、團隊精神、業務技能、與會者的執行力和會議中領導的決策力等，知識面的拓寬，不僅使學員深刻理解了多學科融會貫通、綜合運用的重要意義，而且也激發了學員涉獵更廣泛知識的積極性。

3 會議模擬實訓教學法的構建與組織實施

3.1 會前構建

教師在模擬前可提綱挈領地講授基本理論知識和模擬的目的、意義、流程梗概，可以假定召開一種會議，如班子會，將會議的召開背景、議題范圍、會議形式和會議所要達到的目標等逐一說明。按照模擬會議的任務進行分組，每組可推選出一位組長，如果是班子會議，則由組長擔任班子中的領導，也可兼任會議的主持人，再選定一位組員進行記錄，以便形成會議紀要，對其他與會者做必要的角色安排，以求實現情境模擬的效果。在準備過程中，每一個模擬的環節都要精心策劃，需集中討論、周密考慮會議的各項要素，包括會議形式、議題、議程、會議目標及大家的角色分工與定位等，明確每個人的任務和分工，定好會議的基調，提前準備會議資料。議題的設定要緊扣當前的重點工作，具有實效性和實踐性。為提升會議效果，可以把預先準備的重要方案、征求意見稿發給與會者，提前醞釀。每組可有針對性地對研討交流的議題進行充分的會前溝通，提出預定的解決方案、提出至少兩種以上不同觀點。為使模擬逼真并有收獲，學員要根據會議性質、內容和角色分工，有針對性地研讀背景材料、角色特點及扮演好角色所需的理論知識。

3.2 會中實施

會議可以小組為單位分組進行計時模擬。在模擬中，會議組織者應掌握全局，努力使大家扮演好模擬的角色，引導大家盡快進入角色狀態，圍繞會議確定的議題進行熱烈討論，找準切入點、抓住關鍵點。既要力求使大家暢所欲言、各抒己見，又要提出具體的解決問題的措施，還要對會議進程全面掌控，保證議程緊湊。集體的智慧產生于思想的不斷碰撞之中。在討論中，要給對方充分的尊重，以保持團隊的和諧。鼓勵大家拓寬思路，多方位、多角度、高站位地談感想、提意見、定措施，發表不同的觀點和意見。在溝通中引導大家善于傾聽、學會換位思考，充分理解對方的思想和感情。由于人與人思考問題的角度不同，對問題的理解可能會存在一定的分歧，當分歧產生時，要有處理技巧。例如，可以首先肯定對方的出發點和積極部分，然后再提出不同的觀點；要充分考慮少數人的不同意見，力求協商一致；分歧較大的議題或重大問題需要核實的，除緊急情況下按多數意見執行外，可暫緩施行。要嚴格控制模擬時間，對過于健談者及時提醒、巧妙打斷。會議結束時，主持人或會議中的領導應善于歸納、總結定調，并提出會后的跟蹤反饋執行情況、會議效果評估、形成會議紀要，以及總結思考存在的問題和改進的措施。

3.3 會后點評

會議模擬的成功與否、收獲大小關鍵在于最后的總結和點評。可以先由學員自評，分享對會議的安排、會議內容的認識和會議討論效果的體會，分析與反思哪些環節做得不夠，什么原因造成的；然后由其他小組的學員互評與交流，互相歸納提煉、取長補短；最后由教師點評，教師可以通過肯定、贊揚、啟發、剖析、激勵等方式，吸引學員的興致并激發學員學習的熱情。在模擬演練過程中，每組可能會暴露出一些問題，如討論過程中是否每位成員都充分發表了意見，是否實行了民主集中制度，是否經過集體決議形成了一致意見，是否圍繞主題，是否關注會議的效率，是否做到不跑偏、不變調，議題的選點是否過于原則，議題爭議點是否把握不夠準確而造成論述不夠充分到位，會議程序是否嚴密、是否組織相關部門落實等。對于學員在模擬中形成的結論和感悟，教師可以給予方向性的指導，也可以同學員分享以往培訓中學員的觀點、收獲和感悟，提出更深層次的意見，將學員的思考延伸到課堂之外的后續工作實踐中。

4 會議模擬實訓教學法的把控因素

4.1 議題設計針對性要強

模擬情景的設計要科學合理，在議題構建和設計時，要緊密結合工作實際，結合學員工作中感興趣、急需解決的熱點、難點、疑點問題，選取能夠對工作起到切實有效的幫助和啟發作用的議題，以引起學員的共鳴。議題的設定可以存在一些“包袱”，即暗含一些知識點和會議常識要素，在會議點評環節，對于合理解決知識點、有效應用會議理論知識的小組予以肯定。議題的設定還要盡量生動形象并適當創設一些事件背景或故事情節，以生動性和趣味性激起學員的求知欲，給予學員發揮和論證的空間。

4.2 提供充足的保障條件

教師要精心策劃、搜集素材，結合學員特點認真編寫模擬情境。要善于組織實施，有較強的情景設置和控制能力，充分照顧到每個教學環節，力求情景模擬教學順暢自然。模擬前應提供給學員完備的背景材料及配套的教學場地設施、播放設備、錄音錄像和模擬道具等。

4.3 引導學員參與有度

新穎的形式和團隊活動方式易使學員因過于興奮和活躍，而影響模擬秩序與質效。教師要適度參與，及時處理偏離主題的各類問題，掌握好模擬的節奏和氛圍，使學員意識到模擬是工作真實性的再現，是一種學習、切磋和演練，而不是表演和游戲。教師也要放手讓學員主動自學、彼此質疑，適當擴大學員討論交流的內容和范圍，盡可能使學員充分交流思想和觀點，不隨意打斷學員的表演，適時疏導模擬中的困境，不在模擬期間妄加評論。教師的作用是以啟發式與互動式教學的靈活運用來引導學員發現問題和探索問題的答案，再通過問題的剖析得出具體問題的解決方案。

綜上所述，會議模擬實訓式教學符合成人學習的特點，能生動直觀地展示會議管理的知識內容，能激起學員的思想共鳴，能有助于學員理解其中的要點和精髓，能發揮學員的創造性，真正做到教學相長、理論與實踐的高度結合。

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