電子檔案與數字檔案管理初探

張 艷

（大港油田勘探開發研究院，天津 300280）

“前車之鑒、后事之師”，從已有經驗與資料中獲取信息是提高工作效率、規避潛在風險的有效方法，檔案正是這樣一種承載了有價值信息的集合體，是社會生活的重要組成部分。而隨著經濟的發展與社會的不斷進步，檔案數據資料數量呈現飛速上漲趨勢，傳統的檔案管理方式捉襟見肘，呼喚高新技術對此進行變革。在數據庫技術與先進網絡技術的促進作用下，電子檔案與數字檔案管理方式應運而生，我國檔案管理工作也開始逐步由紙質檔案向數字化方向過渡。

1 電子檔案與數字檔案管理的特征

1.1 電子檔案與數字檔案管理的優勢

1.1.1 便捷的共享特性

在傳統紙質檔案工作中，檔案管理與檔案查詢均需在工作日內進行，并且需要檔案管理人員在場，親力親為，這就導致一些緊急與意外情況下檔案信息獲取的滯后性，并且查詢過程也需耗費較多時間。與此相比，電子檔案與數字檔案的顯著優勢就在于其不受時間與空間限制，借助于網絡技術與云存儲技術，電子資料可以實現實時共享，即便相隔千里，也能在第一時間獲取所需信息，在獲得允許的情況下，無需檔案管理人員協助便可自行瀏覽檢索，真正體現了高新技術為人們工作生活帶來的便捷性。

1.1.2 高效性與關聯性

對于檔案立卷部門來說，電子檔案將極大提升其工作效率，無需平日里零散地向檔案室遞交材料，只需將部門文件資料輸入計算機中，通過局域網，檔案室便可方便地對部門文件進行立卷與目錄編制工作，減少了周轉環節，既可提高效率，又可避免零散資料的不慎遺失現象。而針對于檔案查閱者而言，電子檔案的關聯性也將方便其查閱工作的進行，通過強大的系統索引功能，查閱者輸入某一主題便可調出相關資料，并呈現多種排列方式，這一特性在查閱者就某一問題進行深層次研究的情況下顯得尤為重要。

1.2 電子檔案與數字檔案管理的缺陷

1.2.1 系統依賴性與非人工識別性

電子檔案是在計算機技術高度發展的前提下興起的，其建設過程有賴于先進計算機硬件設備與高效軟件的配置，而現代計算機技術的發展日新月異，電子產品更新換代速度持續加快，相應的管理軟件也在不斷換代升級，由此引發的不兼容特性易造成檔案信息不可讀的狀況。此外，數字化檔案信息的存儲是以數字代碼，即計算機語言的形式進行，若想進行解讀，則需將程序恢復至原始狀態方可順利識別，而一旦發生部分損毀，恢復起來也具有較大難度。

1.2.2 信息的易變性與壽命問題

由于數字化檔案資料不具有唯一的元件，其信息可復制性強，也易于刪除和修改，例如圖片資料可用Photoshop等軟件進行處理，而他人很難發現事實真相。同時，由于電子檔案載體為硬盤、錄像帶等介質，其存儲環境在溫度、濕度、磁性等方面均有較高要求，且壽命一般在20年內，遠少于紙質檔案壽命，與檔案使用的長期性相矛盾。

2 探索電子檔案與數字檔案管理策略

2.1 加強立法，保證法令實施效力

電子檔案屬于新生事物，我國檔案數字化建設起步晚、水平較低，各職能部門數字化意識淡薄，而相關法令條例也存在空缺。如前文所述，電子檔案具有易變性與無原件性，關于其法律效力的認定還未有成型的規定，電子檔案管理工作無章可循，易出現混亂局面。為此，有關部門應確定檔案數字化法律風險問題規定，對于其效力制定明確界限，保證檔案管理工作有法可依，整體維持在有序狀態。而針對檔案的所有權與著作權問題，更應有清晰的認識，即檔案所有權通過交易或贈送的形式轉至另一方，該方對其進行數字化才不會構成侵權行為，否則執法部門應依法進行處理，保障檔案作者的合法權益，以有力的執法行為提高全民知識產權意識。

2.2 加強檔案標準化建設，規范操作

由于數字化檔案資料自身具有可復制性與易刪改性，其管理工作更需要一套完整而又規范的制度進行約束。應采取集中管理的方式，從資料收集到歸檔編目、從存儲到保護，交由檔案部門統一負責，避免資料零散分布造成遺失現象。而檔案管理部門在工作過程中，應嚴格按照規范化程序進行，遵照全程保護制度與傳遞記錄制度，一方面可避免非專業人員對數字化檔案資料認知不清造成的意外損毀現象，另一方面有利于歸檔文件與其他已有文件建立關聯性，方便日后進行查閱。

2.3 加強培訓，提升檔案管理人員業務素質

與傳統檔案管理方式相比，數字化檔案管理對工作人員業務素質提出了更高的要求，不僅需要其具備專業技能，還需其熟練應用計算機與網絡技術。為此，檔案管理部門一方面需要加強對已有工作人員的培訓，采用定期與不定期考核相結合的方式對其培訓成果進行檢測，促使其不斷進步，完善業務素質；另一方面應適當引入外部數字化專業人才，為部門工作注入活力，以專業人才帶動原有檔案工作者，實現檔案管理部門整體素質的提升。

檔案電子化與數字化是順應時代發展的必然趨勢，在這一過程中，需要有關部門積極應對，嚴格按照法律條令、規章制度進行管理工作，提升工作人員綜合素質，規范操作程序，促進電子檔案與數字檔案管理的良性發展。

[1]胡愛真.電子檔案與紙質檔案管理的問題及發展方向[J].蘭臺世界，2014（z2）.

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