檔案管理與信息化技術融合的策略探究

陳董來

（深圳市光明新區衛生監督所，廣東 深圳 518107）

當前，全球發展的一個趨勢就是信息化，隨著科學技術以及信息化的發展，原先的檔案管理方式已經在信息化大潮中顯得滯后。將信息化技術引入到檔案管理中，能夠有效地提升檔案管理工作的效率。本文研究的重點在于怎樣做到檔案管理的信息化。

1 檔案管理與信息化技術融合的必要性

檔案具備歷史性和長久性，在保管的時候，尤其要注意保管的周邊環境，因為紙質文檔比較脆弱，當災難來臨的時候文檔面臨著巨大的威脅，嚴重的時候文檔會遭受損壞，這就帶來非常巨大的經濟損失，為此我國每年在檔案管理上都投資了數量巨大的資金[1]。除此以外，反復查看檔案也容易出現檔案丟失或損壞的情況，這都為檔案管理增加了難度。而電子文檔就能夠很好地解決這個問題，因此信息化的檔案管理模式是必須要實行的，這與當前的時代特征非常相符。

2 檔案信息化建設的有利條件

2.1 檔案信息化建設漸入佳境

檔案管理信息化建設在我國的發展已有很長時間，也積累了豐富的工作經驗。我國對創建檔案信息化理論的目的、原則、渠道、方式、任務以及信息系統的技術標準規范，已經非常明白了。特別是隨著當前互聯網＋時代的到來，相關部門已經非常明白檔案信息化的發展方向，這樣一來創建合理的、科學的、實用的、健全的檔案信息化理論體系就非常輕松了。

2.2 檔案信息的需求日益增多

當前社會在不斷的發展中，信息技術也在大范圍的使用，人們對信息的需求漸顯強烈，其中檔案信息因其有寶貴的歷史價值，有著非常大的需求量和使用率。根據當前情況看，創建檔案信息化理論體系還有著較大的發展空間，體系創建的期望也較為急切。除此以外，我國的電子政務事業也在不斷的發展中，從某種程度上來說，也大大擴展了檔案信息化理論體系創建的發展前景。

2.3 傳統檔案管理模式已與時代脫節

在社會持續發展的情況下，傳統的檔案管理已經很難滿足時代的發展需要了。當前最需要做的就是從根本上改變檔案信息服務的觀念，還要提升檔案館提供社會公共服務的能力[2]。因此，所有的檔案館都應該要增強檔案信息資源開發的使用率，還要持續拓展檔案信息的服務途徑，做到方式更加靈活、手段更加豐富、系統更為完善。只有這樣新型的服務模式，才能夠讓檔案信息化穩健發展。當前處于信息時代，世界各國的聯系更加頻繁和密切。檔案管理作為行政事務管理中的一項重要內容，在信息化建設領域，更應該通過與外界交流，吸取其他發達國家在這方面的豐富經驗，以此來促進我國檔案的發展。

3 檔案管理與信息化技術融合的實施策略

3.1 檔案數據資料與信息化技術融合

數據資料的信息化表現在檔案輸入的環節，這一環節需要非常認真地對待。與此同時，在輸入檔案的時候應當使用規范的、統一的數據格式，這樣才可以方便日后的查找和管理[3]。同時，因為信息化管理與網絡安全有著分不開的關系，為了確保檔案處于一個非常安全的環境中，在輸入、保存的時候還要備份檔案，如果出現更改檔案或者檔案丟失的情況，還能夠將原本的檔案找回。另外，還能夠確保在日后出現檔案矛盾的時候，有原文檔作為證據。

3.2 檔案管理工作流程與信息化技術融合

工作流程信息化表現在后臺操作上，盡管該方面是群眾很少直接接觸的，但是人們對檔案信息化管理的滿意程度取決于該流程進行的好壞。最大可能就是達到全自動化辦公，盡量避免過多人員的加入。檔案的信息化管理體系創建成功后，人們最重要的任務就是保護系統的安全，而其他方面的工作，就是最大化地減少人員的加入才能夠確保工作效率。同時，要達到這個目標，應該制訂統一的標準，規范流程，才可以達到檔案管理的信息化，這也是創建全套信息管理體系的基礎。如果缺少了這些標準，體系中的信息就不能夠互相融合，檔案信息網絡就會堵塞，資源共享也就成為了一個幻想。

3.3 檔案檢索與信息化技術融合

要分級檢索檔案，讓使用者通過網絡可以及時、準確地搜索到需要查閱的文檔。需要注意的是，在設計檢索系統的時候要保證兩點：①網絡用戶只是可讀的；②搜索的內容應當分成兩個部分，一部分是完全公開的，所有人都能夠搜索，另一部分不是公開的，需要使用密碼才可以進入。檔案檢索的信息化要求保證檔案管理工作處于安全的環境中，這決定于網絡安全性。檔案既是公司企業發展的歷史資料，也是個人在公司企業內的工作記錄。所以，檔案管理工作的安全性是一個非常重要的問題，需要高度重視。

3.4 檔案管理工作人員與信息化技術接軌

不管檔案管理的信息化處于什么樣的程度，都離不開人員的參與。但是在檔案管理信息化以后，員工就面臨著更大的調整。在技能上，信息化管理需要員工熟知全套的體系，能夠非常熟練地使用信息化工具，還需要非常了解網絡安全。提升工作人員的素質應該從兩點出發：①對將來人才的預備。也就是說在高校中設立有關的專業，讓檔案管理信息化這個行業擁有豐富的人才，但是這種方法只可以為長遠發展做準備，不能解決當前的問題；②加強現有檔案專業技術人員的培養。挑選綜合素質較高的人員，創造學習條件和支持配套，有針對地進行培養，使他們樂于提高自身檔案管理能力和技能。

4 結論

隨著互聯網＋時代的到來，檔案管理工作信息化是一種必然趨勢。將傳統的檔案管理與信息化技術相融合，利用信息化技術服務于檔案管理，并在人、財、物上給予支持，將有效地提高公司企業的檔案管理能力，促進公司企業健康、穩定發展。

[1]許瀚文.談檔案信息化管理的利弊[J].蘭臺內外，2015（2）：125－126.

[2]高峰.檔案管理信息化建設中的相關問題探討[J].黑龍江史志，2015（8）：211－212.

[3]王敏.檔案信息化建設和檔案管理研究[J].中國管理信息化，2015（8）：176－177.