淺析如何做好企業物資招標工作

李 慧

（西北化工研究院，西安 710061）

一、前言

在一個企業龐大復雜的管理體系中，人、財、物的管理是最基本的組成部分。而要使管理工作得到一個質的提升，必須加強對物資的管理。企業物資招標采購管理是物資管理的重中之重，其管理質量在一定程度上決定了企業的整體效益和生命力。當今的社會經濟發展迅速，我國部分企業為了規范內部物資采購行為，結合企業自身發展特點推出了相關的物資招標制度。這些制度的實施不僅提高了企業管理人員對物資變動感知的敏感度，還能準確把握內部的供求變化情況，更好地了解供貨商信譽，從而結合需求角度與物資方面來進行采購范圍控制，避免了物資采購過程出現的違規行為，純潔了內部采購工作。長期的實踐證明，只有改變傳統的管理模式，促使物資采購時間縮短到最小化，提升采購效率，才能實現采購效益的最大化。此外，只有提升企業物資招標采購管理的質量和水平,才能有效降低企業采購成本,使物資在經營過程中的損失控制在一定范圍內,達到規避物資采購風險的目的。

二、當前企業物資采購招標中存在的主要問題

（一）價格機制不完善

當前企業物資采購招標的價格機制并不完善。很多招標人在招標活動中對原材料或產品的價格劃定上并不明確，模棱兩可，并且存在著許多隱形的附加條件。采購人員對原材料進行采購的時候，對市場研究不到位，對市場供求狀況和價格走勢不調研。往往在原材料價格上容易受到招標人的誤導，導致做出錯誤的選擇。等真正確定買賣關系的時候，就發現自己潛意識里面的原材料價格跟招標人設定的價格并不相符，并且隨之而來是一系列附加條件，這就對采購方極為不利，極易引發雙方矛盾。

（二）管理流程比較混亂認識不到位

調查發現，目前有的企業物資采購管理的流程相當混亂，嚴重阻礙了管理工作進程，降低管理工作效率。企業在生產經營過程中，不科學規劃管理流程，極有可能導致采購成本超標現象；部分企業內部分工不明確，造成員工之間相互推卻工作，員工的工作積極性不高。企業內部不同層面管理不同物資，導致采購出現嚴重的分散現象。這種分散的采購模式雖然在一定程度上滿足了企業物資的快速配置，但實踐起來十分困難，因為企業難以進行大批量的采購，這樣各個下屬部門的具體采購情況便無法實現有效控制，這也意味著企業預算的采購成本將會增加。

（三）招標投標過程中存在不公平性

我國招投標法明確規定招標要遵循公平、公正、公開原則，但實際的招投標工作中存在著不少“違規操作”、“暗箱操作”情形。但這種類型的招投標很難從工作環節里分析其違規性，但無形之中很多潛在的投標人公平競爭的機會卻被剝奪了。此外，很多公開招標項目的管理模式存在“明招暗定”現象，這就導致很多“關系標”和“權力標”的出現。一些招標投標活動當事人相互串通，圍標串標，直接或間接影響了行業的公平競爭，嚴重阻礙行業的健康發展。

（四）物資招標人員的素質有待提高

很多企業物資管理人員來自于技術工人或以工代干轉型人員，沒有經過系統的學習，對物資業務不熟悉，因此文化水平不統一，參差不齊，基層物資管理人員整體業務素質偏低。

物資采購工作本身具有明顯的專業性與技術性，采購人員應該對物資市場的動態有最直觀、最全面的認識，并且要掌握相關的經濟學知識。而這些對物資市場的敏感度以及需要具備的知識是大多數采購人員沒有具備的。采購人員的采購工作在某種意義上是一種金錢交易，這就需要采購人員在工作工程中始終保持著良好的職業素質與責任意識。然而，在各種因素的干擾下，采購工作需要根據企業需求的變化而進行相應的調整，這就容易導致企業采購人員與外部人員聯手操作，做出違法違紀的事情，嚴重破壞物資采購管理。

三、提升企業物資招標質量的有效策略

（一）完善企業招標采購管理制度

制定完善采購責任制、質量檢驗責任制及價格管理責任制，使得采購質量得到相關制度的保證，盡量減少采購到質量不合規格的產品，避免劣質產品進入生產環節，提高企業民主管理力度，制定適應現代化發展的企業制度，切實提高工作實效。完善與規范物資招標采購環節，始終堅持公平、公正、公開、誠實信用原則。實現招標采購的集中化，進一步規范相互制約管理制度，規范招標采購制度，實現集中把關采購產品質量、集體進行質量審核、逐級審批，加強審批環節的監督、管理，這樣才可以真正使得采購質量得到保障，使采購成本控制在預算范圍內。

企業內部管理制度在很大程度上決定了企業的生死存亡，然而加強其管理工作不是一朝一夕的事情，除了在企業制度本身方面進行完善外，還需要輔以其它手段進行管理。首先，加強對采購材料質量的檢驗，進行科學的物資計量，及驗收入庫等基礎工作原始記錄，確定標書上面的質量、數量及交貨時間等內容與購進的中標物資相一致，防止出現以次充好、以少報多等不利于企業生產的現象發生。

其次，要加強招標工作專門的考核制度，招標工作要接受監督部門的嚴格檢查，對于購買方原因或操作違規而造成的購進材料質量不達標，材料數量跟標書不符合的現象，可以對相關責任工作人員進行必要的職業能力考核。招標工作失誤導致的錯誤，應該加強對招標領導小組成員的考核；驗收失職導致的錯誤，則加強對相關業務人員的考核。企業按照錯誤的輕重程度及損失情況進行相應的扣獎、罰款及崗位調離等處罰。再次，對投標供應商資格進行預審，及加強財務監控招標工作中的力度，企業應該加強跟信譽好、價廉物美的供貨單位之間的合作，開標前應進行技術交流，必要時簽訂技術協議。在購進價格的制定上，應該實現現款、抵款及商業票據等不同付款方式的有效結合，實現合理公平。

最后，對于采購的原材料在數量、質量上存在疑問的供貨單位，采取必要的制約措施來處理，也可以暫停支付貨款。制定原材料質量供貨單位內部退貨制度，減少數量不夠，質量不過關的原材料進入采購范圍。

（二）加強企業招標采購隊伍建設

招標采購人員除了需要掌握過硬的業務技術、遵章守紀、嚴于律己，還應該擁有良好的職業素養。對于一些職業素質低，屢教不改的人員應該進行相應的調整。要在采購人員成長過程中，不斷豐富他們的職業知識，提高他們采購的基礎水平和業務技術，讓他們能夠正確理解知識，并能運用知識進行熟練的操作。因此，可以定期對采購人員進行相關培訓，抓住工作重點與技巧，努力學習電子商務，切實提高工作效率。同時，還要鼓勵采購人員要不斷加強自己的自覺學習能力，保持求實求是科學嚴謹的工作作風，認真計劃采購的每一個環節，認真做好工作中的每一個細節，不斷優化自身的知識結構，用科學、發展的理念進行采購工作，提高工作實效。加強他們對相關政策、法規法律的認識與掌握，使他們在采購工作中規范自己的采購行為。在法律的約束下，強化自身的工作素質，提升自身的責任意識，保證不受外界不當利益因素的誘惑而做出違法違紀的行為。

（三）完善企業物資招標流程和評審過程

完善和規范招標采購程序意義重大。這就需要物資招標采購部門完善招標流程及評審過程。采購部門應該對技術資料進行認真查閱、核實技術數據、明確招標的品種，還要對采購的數量予以規定。對于采購信息的整理與收集，可以通過網絡傳媒查找生產廠家相關資料，分析整理相關資料，然后以電子郵件、網上查詢及電話聯系手段與生產廠家交流接觸，對招標品種進行市場調研，并適當預測價格。在資源地分布、質量標準及運輸方式等層面進行同口徑對標比價。此外，采購部門應該分析現行車間生產工藝現狀，并積極與質量檢驗部門進行溝通，這有利于招標采購物料質量技術標準的確定。

同時，企業應該積極管理與監督物資招標采購工作，運用“分口把關、權力分解”手段，促使采購環節各種權力的相分離，加強企業內部權力之間的相互制約，使得采購腐敗現象被扼殺于源頭上。

（四）確保評標專家的資質滿足標準和要求

企業如果收到了投標方的投標文件，就意味著招投標工作已經進入評標環節。評估環節具體工作流程如下。

1.專家對接到的“技術方案”進行書面形式的技術評審。

2.專家對”技術方案”進行評審后，企業可以就投標文件中的相關疑問提出來，以尋求專家或企業技術人員的解答與幫助，并以書面形式向投標方提出相關的商務或技術澄清提綱，并要求投標方在設定時限內以書面形式返回應答。

3.企業將投標方返回的澄清提綱答卷進行復印，將復印的紙張傳發給評標專家，這就實現了采購評標過程。整個評標階段時間應該根據問題的多少來設定，做到先評技術標，再評商務標。

4.事先設定好評分方法，專家組各成員在評標和投標方面的基礎上實現最后評審。評審的主要內容應包括：技術性能、性能價格比、投標方能力與業績、優惠條件、投標方資質等方面，也可以進行評審排名。

因此，必須保證專家和企業技術人員的職業水平，確保他們本身的知識程度，操作能力達到相應標準，這才使評標結果更科學，更有說服力。

四、結語

通過上文的分析，可以知道物資招標采購是企業成長與壯大過程中不容忽視的一個重要環節，它可以使企業獲得源源不斷的發展能源，保持企業長盛不衰的生命力。但現階段的物資招標工作中還存在諸多問題，提高招標采購管理工作水平還任重道遠。因此，必須進行采購管理模式的創新，結合企業自身發展的情況和經濟能力，制定和完善相關的采購責任制、質量檢驗責任制及價格管理責任制，加強對采購原材料的質量把關，嚴禁質量不達標的材料進入生產領域。還要加強對采購環節腐敗問題的監督，提高采購人員的相關法律意識，豐富他們的職業知識，提高操作技能，最大程度提高企業采購工作的水平和效率。

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